Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессонального образования «волгоградский государственный университет» Е. В. Булюлина архивоведение учебное пособие
Скачать 2.38 Mb.
|
| Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Состав Архивного фонда Российской Федерации В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации в состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории нашей страны архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы российских государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов уполномоченными архивными органами совместно с собственниками документов. Понятие о классификации документов Архивного фонда Российской Федерации Классификация Архивного фонда РФ – это группировка архивных документов по наиболее существенным признакам, их научная организация. На практике классификация документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитываются различные факторы. От рациональной классификации архивных документов зависит успех поиска ретроспективной документной информации. Классификация документов Архивного фонда РФ осуществляется на трех уровнях: 1) в пределах Архивного фонда РФ в целом; 2) в пределах архива; 3) в пределах конкретного архивного фонда. 2.1. Классификация документов в пределах Архивного фонда РФ Классификация архивных документов на первом уровне, то есть в пределах Архивного фонда РФ, предполагает их распределение по сети архивов. С сетью архивов России мы познакомились в разделе 1.5. Научными признаками классификации документов в пределах Архивного фонда РФ являются:
Архивные документы могут находиться в государственной (федеральной и субъекта федерации), муниципальной или частной собственности. Документы, отнесенные к федеральной собственности, хранятся в федеральных государственных архивах, архивах федеральных музеев и библиотек, архивах организаций Российской академии наук, архивах федеральных организаций, имеющих право депозитарного хранения (отраслевые архивные фонды). Документы, относящиеся к собственности субъекта РФ, хранятся в государственных архивах, центрах документации, архивах государственных музеев и библиотек субъекта РФ. Документы, относящиеся к муниципальной собственности, хранятся в архивных учреждениях муниципальных образований (архивных отделах, муниципальных архивах), архивах муниципальных музеев и библиотек. Форма собственности архивных документов устанавливается законом и определяется, как правило, тем, в деятельности каких органов и учреждений (федеральных, субъектов федерации или муниципальных) они образовались или образуются. Архивные документы, находящиеся в государственной и муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи или дарения. Передача этих документов из одной формы собственности в другую определяется законодательством РФ. В целом к государственной или муниципальной собственности относятся: - архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства; - архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных и муниципальных организаций, действующих на территории РФ; - архивные фонды и архивные документы организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной или муниципальной собственности; - архивные документы отечественных государственных организаций, воинских частей, находившихся и/или находящихся за границей; - архивные фонды и архивные документы органов и организаций бывших КПСС и ВЛКСМ; - архивные фонды и архивные документы общественных объединений, образовавшиеся в их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях и принятые в учреждения архивной службы России; - архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства или муниципального образования, в том числе из-за рубежа; копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов, на законных основаниях поступившие в собственность государства или муниципального образования. К частной собственности относятся архивные документы негосударственных организаций, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими. Собственники могут передавать имеющиеся у них документы Архивного фонда РФ в государственные и муниципальные архивы на постоянное или временное, в том числе депозитарное, хранение или создавать свои архивы. При этом законодательство определяет обязанности собственника документов Архивного фонда РФ по обеспечению их сохранности, учету и использованию. 2) Классификация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации. В соответствии с этим признаком документы на бумажных носителях хранятся в общих архивах, а электронные, аудиовизуальные и научно-технические документы хранятся в специализированных архивах или специализированных отделах общих архивов. Этот признак организации документов Архивного фонда РФ предполагает создание архивов научно-технических, кино- ,фото-, фоно- и видеодокументов (Российский государственный архив кинофотодокументов, Российский государственный архив научно-технической документации, Российский государственный архив фонодокументов и др.). Создание подобных архивов вызвано необходимостью особого режима хранения и использования документов. 3) Классификация документов по историческим эпохам. В российских архивах исторически сложилось деление всех документов Архивного фонда РФ на документы до 1917 г. и после 1917 г., то есть до Октябрьской революции и после. При организации документов учреждений-фондообразователей, которые существовали до и после революции (заводы, фабрики, банки и др.), разграничительной датой при делении по эпохам принята дата их национализации, муниципализации или реорганизации. Документы личного происхождения относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок. В соответствии классификацией документов по историческим эпохам сеть государственных архивов подразделяется на архивы, хранящие документы до 1917 г. (Российский государственный архив древних актов, Российский государственный исторический архив и др.); архивы, хранящие материалы советской и постсоветской эпохи (Российский государственный архив экономики, Российский государственный архив новейшей истории); архивы, хранящие материалы разных эпох (с обособленным учетом и хранением документов по эпохам внутри каждого архива).
Постоянное хранение архивных документов, как правило, осуществляют федеральные, государственные архивы, библиотеки, музеи. Временное хранение документов Архивного фонда РФ до передачи их на постоянное хранение в учреждения архивной службы России осуществляют ведомственные архивы. Муниципальные архивы могут хранить документы и постоянно, и временно, до передачи в соответствующий государственный архив (в последнем случае они являются архивами с переменным составом документов). Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ осуществляют отраслевые архивные фонды, некоторые ведомственные архивы.
Этот признак применяется для организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных архивов. В нашей стране существует ряд архивов, хранящих документы определенной отрасли или сферы общественной деятельности: Российский государственный архив литературы и искусства, Российский государственный архив Военно-Морского флота и др. 2.2. Классификация документов в архиве Внутри архива документы группируются: по архивным фондам и коллекциям; по степени ценности; по категориям доступа. Классификация документов по архивным фондам и коллекциям Группировка документов по архивным фондам и коллекциям – основа классификации документов в пределах архива. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам и коллекциям называется фондированием. Весь комплекс документов, образующихся в деятельности организации (учреждения, предприятия, фирмы, воинской части, корабля военного или торгового флота, общественного объединения и т.д.) или в жизнедеятельности физического лица (семьи, рода) составляет документальный фонд. Организация или лицо, образующее документальный фонд, называется фондообразователем. Часть документального фонда, имеющая историческое, социально-культурное, научное, политическое или экономическое значение, составляет архивный фонд и подлежит хранению. Архивный фонд – самое главное понятие отечественного архивоведения, одна из основных классификационных единиц архивных документов. В российских архивах принята пофондовая организация документов. Отечественная теория фондирования имеет свою историю. К концу XVIII – началу XIX в. в западноевропейском архивоведении сложились два подхода к группировке документов в пределах архива. Один из них называется логическим (принцип принадлежности – пертиненцпринцип) и предполагает группировку материалов по тематическим рубрикам в зависимости от содержания документов и запросов исследователей. В России логический принцип применялся еще в XVIII в. в Московском архиве Коллегии иностранных дел для группировки документов Посольского приказа по тематическим разделам и подразделам:
Представители другого направления считали основой организации документов их происхождение (провениенцпринцип). Документы надо было организовывать по фондам, то есть по исторически сложившимся в деятельности учреждений комплексам. В России пофондовое хранение документов было введено Генеральным регламентом Петра I в 1720 г. Попытки дать научное определение понятию «фонд» предпринимались на Всероссийских археологических съездах (1869-1911), на которых известные архивисты России впервые поставили важнейшие теоретические и методические вопросы новой самостоятельной дисциплины – архивоведения. В 1922 г. Центрархив РСФСР установил требование выявления, хранения и учета документов в архивах по архивным фондам. Понятие «фонд», сформулированное историком-архивистом Г.А. Князевым, обсуждал 1-ый съезд архивных деятелей РСФСР в 1925 г. Большой вклад в теорию фондирования внес В.Н. Автократов (1922-1992), определивший ее как научную установку на организацию документов и показавший не только важность правильного фондирования для теории информационного поиска в такой сложной системе, как Архивный фонд страны, но и роль фондирования в упорядочении архивной информационной среды, организации учета документов, создании поисковых средств. Основные положения теории фондирования отражались в учебных пособиях МГИАИ, правилах работы госархивов (1962, 1984 гг.), правилах фондирования (1938, 1958 гг.). С их помощью государственные архивы успешно провели организацию архивных фондов, относящихся к досоветскому и советскому периодам. Создание фонда – естественный и неизбежный результат работы организации, потому что он представляет собой комплекс документов, естественным образом отложившийся в процессе повседневной деятельности организации. Также обстоит дело и с фондом конкретного лица. Не случайно мы говорим о принципе происхождения. Видами архивного фонда являются: архивный фонд организации, архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция. Все эти понятия, кроме одного, нам уже знакомы. Объединенный архивный фонд – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более юридических и/или физических лиц, имевших между собой исторические и/или логически обусловленные связи. Объединенный архивный фонд создается, как правило, уже в архиве на основе нескольких фондов. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов: - однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории (например, машинно-тракторные станции); - руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории (Управление строительства Волжской ГЭС и подчиненные ему организации); - организаций, связанных между собой объектом деятельности (Управление Приволжской железной дороги и его конторы); - органов государственной власти и местного самоуправления и состоящих при них учреждений (райисполком и его отделы); - последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественника полностью или частично передавались его преемнику (Сталинградское губернское архивное бюро и Сталинградское краевое архивное управление); - двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями (И.А. Ильф и Е.П. Петров); - одноименных ведомств РСФСР в составе СССР и Российской Федерации как независимого государства (Министерство юстиции РСФСР и Министерство юстиции РФ). Важнейшую роль при организации документов играет принцип недробимости архивных фондов. В соответствии с этим принципом пополнение архивов документами должно осуществляться таким образом, чтобы документы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами одного фонда, требуют соблюдения их целостности. Исторические связи существуют не только между документами внутри архивного фонда, но и между архивными фондами и группами фондов, образующих комплексы, дробление и распыление которых по различным архивам нарушает правильную организацию документов. Концентрация в одном архиве комплексов документов, имеющих органические связи, облегчает всестороннее использование документов. Фондирование заключается в определении (уточнении) фондовой принадлежности документов, хронологических границ фондов и формировании фондов. Определить фондовую принадлежность документов означает определить состав документов, подлежащих включению в этот фонд. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя. Все документы по месту их составления подразделяются на три группы: входящие, исходящие, внутренние. Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены. Их фондовая принадлежность определяется по адресу, оттиску регистрационного штампа, содержанию документа, отражающему функции и вопросы деятельности организации, по резолюциям и пометам об отправлении документов. Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является автором документов; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам и содержанию документов. Внутренние документы относятся к фонду организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по названию организации, указанному в документе, подписи автора. Дела, которые последовательно велись в двух организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством. При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения изучается текст, обращения в письмах, подписи, упоминания разных лиц, почерк и т.п. Каждому архивному фонду присваивается официальное название соответствующего фондообразователя со всеми его переименованиями в хронологической последовательности. Сформированные архивные фонды нельзя перефондировать. Если среди документов одного фонда будут обнаружены ошибочно включенные в него документы других фондов, необходимо отразить это в научно-справочном аппарате к фонду. Лишь в исключительных случаях, когда ошибки фондирования велики и затрудняют поиск документов, может быть принято решение о перефондировании. Хронологическими границами архивного фонда организации являются даты ее образования и ликвидации; архивного фонда личного происхождения – даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного архивного фонда – даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в объединенный фонд; архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа. Крайние даты документов фонда – это даты самого раннего и самого позднего из документов, входящих в состав архивного фонда. Они могут не совпадать с хронологическими границами фонда, если по каким либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапа деятельности организации, либо включением в состав фонда документов организации-предшественника, переданные для завершения делопроизводством в организацию, из документов которой сформирован фонд. Крайние даты документов фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением юбилейных мероприятий. Пофондовая организация документов в пределах архива прочно вошла в практику работы отечественных архивистов. Однако преобразования 1991-1993 гг. и последующих лет поставили перед архивистами задачи, которые уже не могли решаться с помощью прежних подходов. Вопрос касался новых организаций, появившихся в постсоветской России: принимать ли их документы в состав уже сформированных фондов или формировать новый фонд? В 2006 г. специалисты ВНИИДАД подготовили методические рекомендации по фондированию документов, основные положения которых вошли в новые правила работы для государственных и муниципальных архивов (2007 г.). В этих нормативно-методических документах был учтен практический опыт фондирования новых организаций, накопленный архивистами страны за последние годы. Особенности фондирования документов современных организаций Для таких организаций установлен следующий порядок: в зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и порядок деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве нового фонда. К таким факторам относятся:
Документы законодательных (представительных) органов, новых органов исполнительной власти и местного самоуправления составляют новые архивные фонды. Например, документы Волгоградского исполкома областного Совета и Администрации Волгоградской области составляют отдельные фонды.
Документы органов государственной власти и местного самоуправления, образованных в связи с введением нового административно-территориального деления субъектов РФ, составляют новые архивные фонды. Если меняется граница территориальных образований внутри субъектов РФ, при этом сохраняются органы государственной власти и местного самоуправления, то новые архивные фонды не образуются. Переименование или преобразование административно-территориальной единицы без существенного изменения ее внутреннего деления не является основанием для создания новых фондов органов государственной власти и местного самоуправления. Документы организаций-фондообразователей, в том числе общественных объединений, до и после изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.
Документы организаций, перешедших из государственной или муниципальной собственности в частную, составляют новый архивный фонд с момента акционирования или приватизации. Смена собственника организации без смены формы собственности не влечет за собой создание нового фонда. Возможно создание из документов акционированных (приватизированных) организаций родственного характера деятельности объединенных архивных фондов. Так, например, в некоторых государственных архивах были созданы объединенные архивные фонды коммерческих банков, существовавших в 1990-е гг., а потом ликвидированных. Как правило, у них был небольшой объем документов постоянного хранения.
Новый архивный фонд создается, если в результате реорганизации коренным образом меняются функции, компетенция организации и ее первоначальное назначение. Упразднение организации означает прекращение деятельности одной организации с передачей ее функций другой организации. Документы вновь созданной организации (организаций) составляют новые архивные фонды. При реорганизации акционерное общество может стать обществом с ограниченной ответственностью или производственным кооперативом, не меняя функций. Так, многие сельскохозяйственные предприятия прошли неоднократную перерегистрацию (АО, ТОО, СПК и т.д.), что не меняло их форму собственности и характер деятельности. Их документы составляют единые архивные фонды. Если эти АО, ТОО, СПК создавались на базе колхозов, то они составляют единый фонд с ранее принятыми документами колхозов. Если функции передавались последовательно сменявшим друг друга организациям, но менялась форма собственности, то возможно создание объединенных архивных фондов из документов этих организаций.
Ликвидация юридического лица означает прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим юридическим лицам. Документы ликвидированных организаций составляют отдельные архивные фонды. Что касается фондирования документов общественных объединений, то существую различия, связанные со временем образования данных организаций. Если они были образованы до принятия законодательства РФ об общественных объединениях, то они составляют единый архивный фонд с государственной организацией, при которой существовали (предприятие и профсоюзный комитет). Документы общественных объединений с момента регистрации по законодательству РФ составляют отдельные архивные фонды. Можно образовывать объединенные архивные фонды. Из документов общественных объединений, которые существовали кратковременно и оставили незначительное количество материалов, можно формировать архивные коллекции. В аналогичные коллекции можно включать документы организаций, не прошедших государственную регистрацию, исключенных из списка источников комплектования, передавших лишь отдельные документы или дела и т.п. Например, коллекция документов национально-культурных организаций, детских организаций, печатных периодических изданий, агитационно-пропагандистских документов избирательных кампаний и др. Возможно создание коллекций отдельных аудиовизуальных документов, объединенных по какому-либо признаку. Документы личного происхождения лидеров или идеологов общественных организаций могут быть присоединены к фондам соответствующих организаций. Все факторы надо применять творчески, учитывая местные условия, организационные изменения, требования уставов субъектов РФ и муниципальных образований и др. В любом случае фондирование должно обеспечивать поиск документов соответствующих организаций и государственный учет документов, не усложняя их. Классификация документов по степени ценности Все документы, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, являются ценными. Среди них могут выделяться группы особо ценных и уникальных документов. Особо ценным документом называется документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства. Уникальный документ – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности. Особо ценные документы хранятся в составе своих фондов, но учитываются в особом порядке. Уникальные документы должны изыматься из архивных фондов и храниться обособленно (сейфовое хранение). Принадлежность документов к категории особо ценных или уникальных определяется научно-исторической ценностью, многоаспектностью информации, значением фондообразователя, историческим периодом и другими факторами. Классификация документов по категориям доступа к ним. По категориям доступа документы делятся на документы открытого доступа, документы ограниченного доступа (секретные и конфиденциальные) и документы, хранящиеся на условиях особого доступа (если собственник, передавая документы в архив, оговорил особые условия их использования). Секретные документы должны храниться отдельно от других документов. 2.3. Классификация документов в пределах архивного фонда. Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу организации документов принимается единица хранения (дело). Единица хранения (дело) – физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку. Классификация документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая производится: - в делопроизводстве организаций при составлении номенклатуры дел и формировании дел, при подготовке дел к последующему хранению и использованию; - в архивах организаций при подготовке документов для передачи в государственные и муниципальные архивы; - в государственных архивах при формировании фондов из россыпи (комплекс неупорядоченных документов). Систематизация дел складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии с этой схемой. Схема систематизации представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначена для распределения единиц хранения фонда по этим делениям. Это распределение может проводиться с учетом следующих классификационных признаков: - структурного (в соответствии со структурными подразделениями организации); - хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы; - функционального, отраслевого, предметно-вопросного, тематического (с учетом функций или отраслей деятельности организации, тем или вопросов, которых касается содержание документов); - номинального (по делопроизводственной форме – родам дел, видам и разновидностям документов); - корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы); - географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты); - авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов). Признаки классификации дел внутри фонда определяются в каждом конкретном случае. Не все признаки имеют одинаковое значение. Ведущими являются структурный и хронологический признаки. Их сочетание дает два варианта систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический. Хронологически-структурная схема систематизации применяется для систематизации дел в фонде действующей организации и в фондах ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. При систематизации по этой схеме дела группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам), а в пределах годового раздела – по структурным подразделениям организации: 2005 г. 2006 г.
И т.д. и т.д. Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а его структура отличалась стабильностью, употребляется структурно-хронологическая схема: дела группируются по структурным подразделения организации, а в пределах каждой структурной группы – по годам:
Эти две схемы наиболее распространены в архивной практике, они выбираются в качестве основы построения многих фондов организаций. Порядок расположения групп дел в пределах фонда Группы следует располагать от общего к частному, от высшего к низшему. Самые крупные группы дел чаще всего располагаются в порядке значимости структурных подразделений фондообразователя (этот порядок отражен в номенклатуре дел организации), отраслей его деятельности, его функций, видов документов или же в порядке последовательности хронологических периодов – в зависимости от выбранной схемы систематизации. Каждая группа материалов структурного подразделения (отрасли деятельности, определенной функции или года) подразделяется на следующие группы, вплоть до самых мелких, в последовательности, определяемой конкретикой документации наиболее рационально. Таким образом, каждое дело в архивном фонде занимает свое место. При распределении дел по схеме систематизации необходимо иметь в виду следующее: - дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для завершения делопроизводством; - планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени составления; - дела, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении организации и переданные для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством; - в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда. Дела в пределах нижних ступеней систематизации располагаются по их значимости и хронологии. При расположении дел по хронологии необходимо вначале помещать дела, датированные числом, месяцем и годом, затем дела, датированные месяцем и годом, и наконец, дела, датированные только годом. Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты. Особенности классификации личных фондов В личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, характеризующие жизнь и деятельность фондообразователя: личные документы, рукописи, письма, документы общественной, профессиональной или иной деятельности, изобразительные материалы и др. Поэтому к документам личных фондов не может быть применена единая схема построения фонда, а также общие признаки группировки дел, которые распространялись бы на весь состав материалов фонда в целом, как это имеет место при организации фондов учреждений. Управленческие документы уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондообразователя и системой делопроизводства. Документы личных фондов, как правило, не имеют следов какой-либо организации. Поэтому материалы личных фондов при создании наиболее крупных групп могут объединяться по нескольким признакам одновременно, чаще всего по тематическому, номинальному и авторскому. В практической деятельности архивов сложилась следующая типовая схема систематизации документов личных фондов:
Конкретное наименование разделов схемы и последовательность их расположения зависит от характера деятельности фондообразователя, особенностей состава, содержания и объема документов личного фонда. В составе фондов деятелей науки и культуры наиболее ценной частью являются творческие материалы, которые помещаются перед всеми остальными документами. В фондах государственных и общественных деятелей наибольшую ценность представляют материалы их служебной и общественной деятельности, поэтому при организации данных фондов именно они выносятся на первое место. Документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, затем документы каждого гражданина – по схеме систематизации. В архивном фонде рода документы располагаются в генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду, помещаются в начале (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы и др.). Особенности классификации объединенных архивных фондов и коллекций Архивные фонды, входящие в состав объединенного фонда, не подлежат дроблению и остаются самыми крупными группами документов в пределах объединенного архивного фонда. Они могут располагаться по значимости фондообразователя, хронологии их создания, алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются различные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных фондообразователей, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используют одинаковые схемы систематизации. Систематизация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов. Материалы коллекций, состоящих из документов одного вида (например, из воспоминаний или писем), обычно группируются по авторскому признаку, а созданные группы располагаются по алфавиту фамилий или названий организаций. В коллекциях, созданных по тематическому признаку, могут быть образованы группы документов по более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или по хронологии. Нефондовая организация аудиовизуальных и электронных документов. Аудиовизуальные и электронные документы организуются не по фондам, а по их видам и внешним признакам. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам – фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и видеосюжеты, по цветности – цветные или черно-белые. На кинодокументы и видеодокументы одного вида составляется одна опись. Внутри описи кино- и видеодокументы могут систематизироваться по времени изготовления, производственным номерам, формату и материалу носителя и другим признакам. Фотодокументы систематизируются по видам – негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы одного вида составляется отдельная опись. Внутри описи фотодокументы могут систематизироваться по авторам, объекту, месту съемки и другим признакам. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации – фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На каждый вид составляется отдельная опись. Внутри описи фонодокументы могут систематизироваться по принадлежности к выпускающим организациям, производственным номерам, содержанию, формату носителя записи и другим признакам. Электронные документы систематизируются по видам носителей информации – магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты и др.; внутри видов – по форматам представления информации и по характеру зафиксированной информации. Вопросы для повторения
Рекомендуемая литература
|
Похожие:
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессонального образования |  | Юрьева О. А. Бухгалтерский учет на предприятиях сферы услуг. Учебное пособие. Дгту: Ростов-на-Дону. 2008 |
| Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования | | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования |
| Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования | | Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования |
| Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Томский государственный университет... | | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |