Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации исторически сложившейся и постоянно

2.4. Организация документов в пределах архивного фонда 2.4.1. Общие положения В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов (см. п. 5.2). Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование. Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственный архив. В государственном архиве систематизация производится при составлении и переработке описей. 2.4.2. Схема систематизации документов в фонде Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями). Схема систематизации архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда. 2.4.3. Группировка единиц хранения в соответствии с различными вариантами схемы систематизации архивного фонда Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков: – структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); – хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); – функционального, отраслевого, тематического, предметно-во- просного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); – номинального (по делопроизводственной форме — родам единиц хранения, видам и разновидностям документов); – корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); – географического (в соответствии с определенными территори- ями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); – авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов). Как правило, единицы хранения группируются последовательно, по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда. 2.4.3.1. Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структур- ном и структурно-хронологическом. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям организации. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы — по времени формирования единиц хранения. 2.4.3.2. Хронологически-функциональная или функционально-хро- нологическая схема систематизации единиц хранения применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой. При систематизации единиц хранения по хронологически-функ- циональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения располагаются с учетом значимости функций фондообразователя (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел) самой организации. При систематизации единиц хранения по функционально-хроно- логической схеме они группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку. 2.4.3.3. Хронологически-тематическая или тематически-хроноло- гическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также к отдельным архивным коллекциям. В первом случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам); во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных организаций, — сначала по хронологии, и внутри каждого года по видам единиц хранения; или же сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), и внутри каждого вида по хронологии. 2.4.3.4. При выборе признаков группировки единиц хранения в пределах названных в пп. 2.4.3.1–2.4.3.3 схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между единицами хранения каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации. 2.4.3.5. Как правило, выделяются в особые группы, систематизируются обособленно и вносятся в отдельные описи документы по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в контрольных органах и т.д. 2.4.3.6. Схемы систематизации единиц хранения фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Рекомендуется следующая примерная схема: 1. Творческие документы (рукописи литературных произведений, статей и исследований, автобиографии, воспоминания, дневники, переводы, выписки, черновые записи, рисунки и др.); 2. Письма фондообразователя (по адресатам или по тематическому признаку); 3. Письма фондообразователю; 4. Документы к биографии фондообразователя (личные документы, материалы служебной и общественной деятельности, о присвоении почетных званий и др.); 5. Документы имущественно-хозяйственного и бытового характе- ра (документы о покупке имущества, договоры, записи расходов и др.); 6. Документы членов семьи фондообразователя о других лиц, отложившиеся в фонде; 7. Коллекции. Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объема и удобства пользования. Документы семейных и родовых фондов систематизируются вна- чале по отдельным фондообразователям, документы каждого фондообразователя — по разделам примерной схемы систематизации. В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящи- еся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяй- ственные документы) помещаются в начале. 2.4.3.7. Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, выбор схемы си- стематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов. Для фондов однотип- ных организаций используется одинаковая схема систематизации. 2.4.3.8. Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из их объема и состава. 2.4.3.9. При распределении единиц хранения в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее: – единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства; – единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода; – единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены; – в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации; – единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по датам увольнения и алфавиту фамилий. Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии. Принадлежность единиц хранения к структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенному на обложке, индексам, присваиваемым структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов. 2.4.3.10. Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, документов личного происхождения, или других документов, по каким-либо причинам поступивших в архив в необработанном состоянии, осуществляется в следующем порядке: – определяются фондовая принадлежность документов и структурные части фондов, к которым они могут быть отнесены; – при отсутствии ранее сформированных единиц хранения или невозможности их восстановления формируются новые единицы хра- нения (по номинальному, корреспондентскому и другим признакам); – если в россыпи сохранились отдельные единицы хранения или есть возможность их восстановить, то документы включаются в единицы хранения, к которым они относятся. Сформированные единицы хранения систематизируются и описываются в установленном порядке. Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, должна быть составлена рабочая инструкция по их описанию и систематизации. 2.5. Нефондовая организация аудиовизуальных, машиночитаемых (электронных) документов 2.5.1. Нефондовая организация аудиовизуальных документов — организация кино-, фото-, фоно- и видеодокументов по их видам, т.е. совокупностям документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей и объединенных по одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.). 2.5.1.1. Кинодокументы систематизируются по видам — фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы определенного вида составляется отдельная опись. Внутри описи кинодокументы могут систематизироваться по времени их изготовления, производственным номерам, материалу и формату носителя и другим признакам. Аналогичным образом систематизируются видеодокумениты. 2.5.1.2. Фотодокументы систематизируются по видам — негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись. Внутри каждой описи фотодокументы могут систематизироваться по авторам, объекту и/или месту съемки и другим признакам. 2.5.1.3. Фонодокументы систематизируются по видам записи зву- ковой информации. На фонодокументы фонографической, граммофонной, шоринофонной, оптической, магнитной, лазерной записи составляется отдельная опись. Внутри описи фонодокументы могут систематизироваться по принадлежности к выпускающим их организациям, производственным номерам, содержанию, формату носителя записи и другим признакам. 2.5.2. Машиночитаемые (электронные) документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов — по форматам представления информации, и далее — по характеру зафиксированной информации. Р аздел 3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА 3.1. Управление архивом 3.1.1. Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивом осуществляется на основе законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов, настоящих Правил с помощью орга- низационно-распорядительных (административных), экономических (финансовых) методов и социальных (моральных) стимулов. 3.1.2. Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников. Устав (положение) архива разрабатывается на основе примерного устава (положения) архива, утвержденного Федеральной архивной службой России. В уставе (положении) определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав (профиль) хранящихся в нем документов. Устав (положение) архива утверждается вышестоящим органом управления архивным делом. Положения о структурных подразделениях архива разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Федеральной архивной службой России. Положения определяют задачи, функции, права и организацию деятельности структурных подразделений архива и утверждаются директором архива. Должностные инструкции составляются на всех работников ар- хива согласно штатному расписанию (за исключением директора, его заместителей и обслуживающего персонала) и закрепляют их обязан- ности, права и ответственность. Должностные инструкции составля- ются руководителями структурных подразделений на основе отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям работников и положений о структурных подразделениях архива. Должностные инструкции утверждаются директором архива. 3.1.3. Директор руководит деятельностью работников архива и не- сет персональную ответственность за выполнение возложенных на ар- хив задач; распределяет обязанности между своими заместителями. В архиве на правах совещательного органа создается дирекция. Дирекция рассматривает основные вопросы деятельности архива. По- ложение о дирекции и ее состав утверждаются директором. Ее реше- ния, как правило, проводятся в жизнь приказами директора архива. 3.1.4. Структура архива разрабатывается с учетом условий и особенностей работы архива на основе примерной структуры архива, утвержденной Федеральной архивной службой России. В архивах, не имеющих структуры, могут создаваться группы работников по направлениям деятельности. Структура и штатное расписание архива утверждаются его директором.

Похожие:

	Методические рекомендации Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу (далее – архивные документы), хранящихся и поступающих на хранение...		Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности... Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской...
	Управления Республики Коми по организационному обеспечению деятельности... Ном деле в Российской Федерации» от 22. 10. 2004 года №125 фз, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской...		1 Критерии, используемые при проведении экспертизы ценности: Экспертиза ценности документов Согласно действующему законодательству, документы постоянного хранения и по личному составу организаций, законченные делопроизводством,...
	Курсовая работа на тему: «Учет и обеспечение сохранности документов... Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации		Отчет архивного отдела администрации Краснинского муниципального района Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,...
	Административный регламент предоставления Регламент работы гку то «Государственный архив Тверской области», Стандарт государственной услуги Тверской области «Прием документов...		Рекомендации по составлению документов централизованного государственного... Рекомендации по составлению документов централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в...
	Пояснительная записка к отчёту архивного отдела администрации Краснинского... Российской академии наук, рекомендациями Управления загс и архивов Липецкой области и была направлена на выполнение плана развития...		Рекомендации по заполнению главными распорядителями средств федерального бюджета Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и страховые взносы в государственные внебюджетные фонды