4.5. Общие требования к учетным базам данных
Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.
Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела (Росархивом).
Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела (комитета по управлению архивным делом Ростовской области).
В соответствии с приказом Росархива от 23.10.2000 №64 «Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» и решением коллегии Росархива от 12.02.2009 «О внедрении программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия)» ПК «Архивный фонд» утвержден в качестве отраслевого программного обеспечения для ведения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах.
Накопленные в ПК «Архивный фонд» массивы данных ежегодно передаются в комитет по управлению архивным делом Ростовской области.
4.6. Учет поступления и выбытия архивных документов
Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:
акта приема-передачи документов на хранение;
акта приема на хранение документов личного происхождения.
Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ.
Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся также в учетные БД.
Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:
акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
акта о неисправимых повреждениях документов;
акта приема-передачи документов на хранение;
акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
акта возврата документов собственнику;
акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов;
акта описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.
Необходимые изменения вносятся в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива. При этом в случае:
выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей делается соответствующая отметка;
выбытия архивного фонда в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл.
При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.
При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и карточка фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.
4.7. Учет архивных документов личного происхождения
Учет поступлений архивных документов личного происхождения, передаваемых собственником в муниципальную собственность, ведется на основании акта приема на хранение документов личного происхождения. К акту прилагается сдаточная опись архивных документов. Учет архивных документов личного происхождения, находящихся в частной собственности, переданных по договору на хранение в архив, осуществляется в установленном порядке.
Изменения количества и состава архивных документов личного происхождения в результате их описания документируются актом описания документов, на основании которого вносятся изменения в учетные документы. На документы, не подлежащие хранению в архиве, составляется акт возврата документов собственнику в двух экземплярах, один из которых вместе с документами передается собственнику.
Не допускается хранение в архиве неучтенных архивных документов личного происхождения.
4.8. Учет архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив
Учет документов Архивного фонда Российской Федерации, принятых по договору на хранение в архив на основании акта приема-передачи документов на хранение, осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей:
в книге учета поступлений документов указывается собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта приема-передачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок действия договора;
при включении архивного фонда в список фондов к его номеру добавляется индекс "Д" ("договор"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета; в графе "Примечания" списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора.
Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов.
Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда.
При выбытии архивных документов архивного фонда, в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором, его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.
Принятые по договору на хранение в архив документы Архивного фонда Российской Федерации, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в федеральную собственность, собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами архива. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета индекс "Д" зачеркивается, в графу "Примечания" списка фондов вносятся соответствующие сведения.
4.9. Учет документов по личному составу
Учет документов по личному составу, за исключением принятых по договору на хранение в архив документов по личному составу, осуществляется на общих основаниях.
Учет количества хранящихся в архиве документов по личному составу проводится на основе их подсчета по карточкам фондов и описям дел по личному составу с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной формы).
По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы вносятся соответствующие изменения.
4.10. Порядок учета фондов при изменении сети архивов в Ростовской области, передаче комплексов фондов из одного архива в другой
Важнейшей составной частью учета документов, обеспечивающих возможность их идентификации, адресного поиска, контроля за наличием и состоянием, является присвоение номеров архивным фондам по списку фондов.
В сети муниципальных архивов Ростовской области происходят значительные изменения: архивы документов по личному составу включаются на правах архивохранилищ в муниципальные архивы администраций городов и районов области. В связи с этим возникают вопросы о порядке учета архивных фондов.
При ликвидации архива документов по личному составу и включения его на правах хранилища в соответствующий муниципальный архив: фонды бывшего архива документов по личному составу не перешифровываются; за ними сохраняются их прежние номера с добавлением индекса "Л" ("Л-1", "Л-2" и т.д.). Исключение составляют фонды, включающие документы по личному составу организаций-источников комплектования муниципального архива, основная документация которого хранится в этом архиве. Эти фонды исключаются из списка фондов бывшего архива документов по личному составу с составлением в установленном порядке итоговой записи к списку фондов и проставлением в графе 4 списка отметки о выбытии.
Дела по личному составу перешифровываются с проставлением на них номера фонда, под которым учтены документы постоянного срока хранения данного источника комплектования муниципального архива администрации.
Необходимые изменения вносятся в следующие учетные документы:
Список фондов, книгу учета поступлений документов, карточки фондов, сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.20…, паспорт архива.
Муниципальные архивы ведут два списка фондов:
- список фондов без буквенной индексации, в котором учитываются все фонды хранящиеся в архиве (до включения в его состав архива документов по личному составу), а также поступившие в архив от физических и юридических лиц – источников его комплектования (после включения в его состав архива документов по личному составу);
- список фондов с индексом "Л", в котором учитываются фонды, состоящие только из документов по личному составу, принятые и принимаемые от организаций, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива администрации (в том числе и после ликвидации архива документов по личному составу).
Общее количество фондов учитывается путем суммирования данных итоговых записей к двум указанным спискам фондов.
Книга учета поступлений документов ведется единая как для документов постоянного срока хранения, так и для документов по личному составу.
При изменении сети архивов в книгу учета поступлений муниципального архива вносятся данные о количестве дел, принятых на хранение из бывшего архива документов по личному составу по актам приема-передачи. В итоговой записи отражается количество дел, поступивших за год на хранение, с указанием объемов документов постоянного хранения и по личному составу.
Карточки фондов ведутся с самостоятельной порядковой нумерацией фондов по каждому списку фондов.
Ведение карточек фондов, включающих документы по личному составу организаций - источников комплектования муниципального архива администрации, прекращается и они включаются в дело соответствующего фонда. В карточке фонда учитывается общий объем поступивших документов.
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.20… данные о поступлении и выбытии фондов включаются в соответствии с их номерами в установленном порядке.
По состоянию на 01.01.20… составляются паспорта архива:
- архивохранилищем документов постоянного срока хранения;
- архивохранилищем документов по личному составу (фонды с индексом "Л");
- сводный паспорт муниципального архива на основе вышеуказанных паспортов, который предоставляется с годовым отчетом в комитет по управлению архивным делом.
5. Оказание государственных услуг по использованию документов Архивного фонда Ростовской области, временно хранящихся в муниципальных архивах.
5.1. Доступ пользователей к архивным документам
В соответствии с п.19 ст.3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" пользователи архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, могут обращаться на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
Статья 24 указанного закона регламентирует порядок доступа к архивным документам. В п.1 данной статьи определены права пользователя свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых документов. В целях оперативного учета и розыска документов разработана система НСА, включающая в себя обязательные справочники (опись дел, документов; путеводитель, систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель, обзор).
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает определение использованию архивных документов как, применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.
Архив обеспечивает доступ пользователя к секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.
Доступ пользователя к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях (в том числе для проведения работ по изучению палеографических особенностей текстов архивных документов) с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.
Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.
5.2. Общие требования к описанию архивных документов
Для предоставления полноценных услуг по использованию документов АФ РФ муниципальными архивами должна проводиться работа по созданию архивных справочников.
Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения/единица учета, архивный документ. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц хранения/единиц учета, комплектам, группам архивных документов, части архивного документа.
Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает: название архивного фонда, справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию о составе и содержании архивных документов, информацию об условиях доступа и использования, библиографию.
Справочные данные об архивном фонде состоят из элемента архивного шифра (номера фонда); объема архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат архивных документов по каждому виду документации; перечня имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата.
Историческая справка к фонду состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.
Сведения по истории фондообразователя включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника. Сведения о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.
Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации; информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду. Для архивной коллекции указываются сведения о времени, условиях, причинах её создания; принципах формирования; местонахождении коллекции до поступления в архив; составителе.
Историческая справка к фонду корректируется при изменении объема архивного фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т.п.
Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.
Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает: порядковый номер единицы хранения/единицы учета; старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения/единицы учета; справочные данные о ней; указание на подлинность/копийность, вид носителя (или способ воспроизведения), язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов. Описательная статья при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи дел, документов), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения/единицы учета.
Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает: наименование вида архивных документов; автора(ов) архивных документа(ов); адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы; вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов; даты событий. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "автор не установлен".
Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки.
Справочные данные о единице хранения/единице учета состоят из:
элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения/единицы учета);
объема единицы хранения/единицы учета: для архивных документов на бумажной основе - количество листов; для киновидеофонодокументов (в зависимости от вида) - количество единиц хранения в единице учета или единиц учета в единице хранения, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах); для фотодокументов - количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов - количество фотоотпечатков;
крайних дат архивных документов; для аудиовизуальных документов - даты записи или перезаписи.
Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает: заголовок; справочные данные о нем; указание на подлинность/копийность; вид носителя (или способ воспроизведения); условия доступа и использования.
Заголовок архивного документа включает: наименование вида архивного документа; автора; адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен документ; вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного документа; дату события. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "автор не установлен", "без даты". При необходимости заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке содержание данного документа.
Справочные данные об архивном документе состоят из элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения/единицы учета; номеров листов); объема (количества листов) архивного документа; даты его создания.
При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки их каждого типа и вида.
|
