Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления государственных полномочий Ростовской области в сфере архивного дела г. Ростов-на-Дону 2013 г
Скачать 2.87 Mb.
|
2.10.6. Внесение изменений в учетные документы Изменения в объеме и составе фондов муниципального архива, выявленные в результате проведения проверки наличия и состояния архивных документов, вносятся в учетные документы (карточки фондов, книгу поступлений при увеличении объема, книгу выбытия при уменьшении объема, описи дел во все полные экземпляры) и соответствующий раздел отраслевой БД "Архивный фонд" после: - утверждения акта проверки наличия и состояния архивных документов руководителем муниципального архива, если в фонде нет необнаруженных дел; - получения выписки из протокола заседания комиссии ЭПК комитета о снятии с учета необнаруженных или неисправимо поврежденных дел. Письмо администрации района (города) о завершении проверки наличия и состояния архивных документов и снятии с учета необнаруженных или неисправимо поврежденных дел, сводные сведения об итогах проверки наличия и расхождениях в объеме фондов, выявленных в ходе проведения проверки наличия и состояния архивных документов хранятся постоянно в делопроизводстве архива под соответствующим номером по номенклатуре дел. 2.11. О порядке приема-передачи архивных документов и материальных ценностей при смене руководителя архивного учреждения администрации городского округа или муниципального района Правильная организация порядка приема-передачи научно-справочного аппарата, делопроизводства архива, архивных документов и материальных ценностей архивного учреждения при смене его руководителя дает новому работнику представление об архивных документах, научно-справочном аппарате архива, условиях и месте их хранения, позволяет познакомиться со спецификой работы и уяснить ее значение. Для организации приема-передачи архивных документов и материальных ценностей архива при смене руководителя архивного учреждения распорядительным документом администрации назначается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включаются: руководитель, курирующий архивную службу, сотрудники структурных подразделений администрации, руководитель архива, передающий архив и руководитель, принимающий архив. Приему-передаче подлежат: - научно–справочный аппарат (НСА) и учетные документы архива; - архивные документы архива; - методические пособия; - делопроизводство архива; - бланки; - средства оргтехники; - средства охраны и пожаротушения; - стеллажи, архивные коробки, мебель и прочее. Прием-передача производится в соответствии с актом приема-передачи архивных документов и материальных ценностей архива (Приложение 13). Прием-передача НСА и архивных документов отражается в таблице прием-передача НСА и архивных документов архива (Приложение 14, приложение15). Акт составляется в процессе приема-передачи по разделам, в двух экземплярах. Акт подписывают председатель, члены комиссии, руководитель архива, передающий архив и руководитель, принимающий архив. Акт утверждает глава администрации городского округа или муниципального района. Первый экземпляр акта хранится в архиве (дело по номенклатуре № 00-10), второй - передается в комитет по управлению архивным делом Администрации Ростовской области. О результатах проведенной работы комиссия докладывает руководству администрации городского округа или муниципального района. 3. Систематическое пополнение (комплектование) Архивного фонда Ростовской области в соответствии с профилем и территориальной принадлежностью муниципальных архивов документами постоянного хранения от организаций - источников комплектования после истечения установленного срока хранения указанных документов или ликвидации организации, а также от отдельных граждан 3.1. Формирование (комплектование) архивных фондов Формирование (комплектование) архивных фондов - систематическое пополнение архивов в соответствии с их профилем и территориальной принадлежностью путем приема документов постоянного хранения от организаций-источников комплектования после истечения установленного срока хранения указанных документов или ликвидации организации, а также от отдельных граждан. Формирование архивных фондов включает: - определение источников комплектования архивов органов местного самоуправления, муниципальных организаций; - организация документов на стадии делопроизводства; - определение состава документов, подлежащих хранению в течение установленных сроков в органах местного самоуправления и муниципальных организациях (документы постоянного хранения и по личному составу, документы организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций); - организация передачи документов органов местного самоуправления, муниципальных организаций в муниципальный архив (проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел постоянного срока хранения и по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению). Органы местного самоуправления вновь образованных муниципальных образований являются правопреемниками органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, иных органов и должностных лиц, осуществлявших на территориях указанных муниципальных образований полномочия по решению вопросов местного значения на основании законодательных актов Российской Федерации. При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления. В связи с этим необходимо провести работу по упорядочению архивных документов упраздненных органов местного самоуправления (#M12293 0 982300317 81 4292900552 3557893640 357213147 3232494294 469949408 3535340447 2771914507п. 5 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"#S, #M12291 982301407рекомендации Федерального архивного агентства от 20.01.2005 № 4/79-К#S). 3.2. Номенклатура дел Документы в текущем делопроизводстве организации формируются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме (Приложение 16). Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и индексации дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу. Номенклатура дел организует документальный фонд организации. Она является методической основой обеспечения учета и поиска документов в процессе их оперативного хранения в делопроизводстве. При ее составлении следует руководствоваться учредительными документами организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание. Номенклатура дел утверждается руководителем организации. Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и согласованию в случае коренных изменений функций и структуры организации. В последнем квартале каждого года номенклатура дел уточняется, перепечатывается и утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в течение года в организации образуются новые документируемые участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно включаются в номенклатуру дел соответствующего структурного подразделения. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. 3.3. Формирование дел Формирование архивных дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела с документами постоянного хранения и по личному составу формируются в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел в органах местного самоуправления занимается лицо, в должностной инструкции которого закреплены вопросы архивной работы. При формировании архивных дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа, не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дубликаты; помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; в дело помещать только подлинные документы, подписанные, правильно оформленные (наличие регистрационного номера, даты, заполненных грифов утверждения или согласования и т.д.); группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями: уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела; постановления (распоряжения, приказы) по основной деятельности группируются отдельно от документов по личному составу; постановления (распоряжения, приказы) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать их в отдельные дела или по срокам хранения документов; протоколы группируются отдельно от остальных документов к заседаниям коллегиальных и совещательных органов и формируются в хронологическом порядке; поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации; утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов; документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления; лицевые счета по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий; предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам; переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за срок созыва выборных органов и т.д. 3.4. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на постоянное хранение и установления сроков хранения при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к последующему хранению. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно под методическим руководством соответствующего муниципального архива. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в процессе деятельности организаций, руководителем организации утверждается экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, утвержденным руководителем организации. Положение об ЭК необходимо согласовывать с муниципальным архивом. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. Из дела подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК организации. Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Отметка экспертно-проверочная комиссия «далее - ЭПК» -, поставленная в перечнях и в номенклатуре дел к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение. К ним относятся акты, протоколы, докладные записки, переписка с органами государственной власти (правительственная переписка), письма, заявления, жалобы граждан и др. Эти документы должны быть дополнительно изучены и только затем принимается окончательное решение о целесообразности их отбора на постоянное хранение или возможности их уничтожения. В работе по экспертизе ценности документов принимает участие руководитель архивного учреждения в качестве члена ЭПК комитета. При проведении экспертизы ценности документов дело с отметкой «ЭПК» просматривается полностью. Из него выделяются документы постоянного хранения, присоединяются к однородным документам и оформляются в самостоятельные дела, которые затем включаются в опись дел постоянного хранения. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (Приложение 17) и по личному составу (Приложение 18), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 19). 3.5. Оформление дел Оформление дел - это подготовка их к последующему хранению. Дела организаций источников комплектования архива подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел проводится работником, в должностной инструкции которого закреплены вопросы архивной работы, при методической помощи специалиста муниципального архива. В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела к некоторым видам документов (приказы, постановления, распоряжения, личные карточки уволенных, лицевые счета сотрудников и др.) – бланк внутренней описи документов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на постоянное хранение допускается по согласованию с муниципальным архивом употребление литерных номеров листов. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах – на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (Приложение 20), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечается в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (личные, судебные, следственные дела и т.д.) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 21), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 22), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования муниципального архива, в который дела организации будут приняты. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год( ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»). |
Похожие:
 | Ссийской Федерации» (далее «Федерального Закона от 06. 10. 2003 №131-фз») и Областного Закона от 22. 10. 2005 №372-зс «О наделении... | | Методические рекомендации органам местного самоуправления Воронежской области по организации библиотечного обслуживания населения,... |
 | Ростовской области по определению перечня должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях,... | | «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим... |
| «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим... | | «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подт-верждающих право на землю и иные имущественные права»... |
| Свердловской области «О планировании работы в сфере архивного дела на 2017 год для органов местного самоуправления муниципальных... | | Настоящие Методические рекомендации разработаны в целях реализации государственной программы Ростовской области «Региональная политика»,... |
| Белгородской области от 29. 05. 2015 г. №115 «Об утверждении типовых административных регламентов по реализации органами местного... | | Настоящие методические рекомендации разработаны в целях совершенствования и развития системы подбора кадров в органах местного самоуправления... |