Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления государственных полномочий Ростовской области в сфере архивного дела г. Ростов-на-Дону 2013 г

3.6. Составление описей дел На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. В соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Принципы и определе­ния» и «Основными правилами работы архивов организаций» (М. 2002), архив­ной описью является архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц архивного фонда или коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи, поступающие на рассмотрение ЭПК комитета, должны отвечать требованиям, предъявляемым к описанию дел, имеющих научно-историческое значение, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, зарегистрированных Минюстом России, рег.№ 9059 от 06 .03.2007 и Основным правилам работы архивов организаций (М., 2002). Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений). Описи составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела по личному составу; - дела, состоящие из документов, характерных только для дан­ной организации (похозяйственные книги, документы нотариальных действий). Описи составляются ежегодно под непосредственным методическим ру­ководством работников муниципального архива. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Опись дел постоянного хранения строится по годам, внутри каждого раз­дела – в соответствии с номенклатурой дел, а именно: в соответствии со струк­турой организации, или если небольшой состав документов в описи, по ком­плексам документов: - организационно-распорядительные; - коллегиальные; - плановые; - отчетные; - справочно-аналитические, информационные. Опись дел по личному составу строится по годам, систематизируются дела в описи по номинальному признаку с учетом следующей последовательно­сти: - приказы (распоряжения) по личному составу; - списки личного состава; - карточки по учету личного состава; - личные дела уволенных; - лицевые счета (расчетно-платежные ведомости по зарплате); - невостребованные трудовые книжки; - акты о несчастных случаях. Обязательным элементом оформления законченной описи является ти­тульный лист (Приложение 23). К законченной описи составляется оглавление, в котором последова­тельно перечисляются все составные части описи. Оглавление помещается в на­чале описи, вслед за титульным листом. К годовому разделу описи дел постоянного хранения составляется преди­словие. В предисловие включаются сведения об основных направлениях дея­тельности и структуре организации-фондообразователя за период, который охватывает дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, вклю­ченных в раздел, указывается наличие дел, выходящих за хронологические гра­ницы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержа­щейся в описи информации о подведомственных организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, нали­чие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и по­рядок пользования им. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия. Все сокращения, применяемые в тексте описи, кроме общепринятых, вно­сятся в список сокращенных слов в алфавитном порядке. Список сокращенных слов помещается после предисловия. Опись дел составляется в 4-х экземплярах, подписывается составителем с указанием наименования должности, согласовывается с ЭК организации и направляется в муници­пальный архив, а затем на рассмотрение ЭПК комитета по управлению архив­ным делом Ростовской области, утверждается руководителем организации, При печатании описи оставляется поле для подшивки шириной 20-30 мм на лицевой стороне листа слева, а на оборотной стороне листа справа. Между заголовками дел в описи необходимо соблюдать 1,5 интервала, между строк за­головка 1 интервал, между обозначением даты и первым заголовком 2 интер­вала. Годовой раздел описи дел постоянного хранения, по личному составу оформляется в соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002) и ГОСТ 6.30-2003. Вместе с годовым разделом описи дел постоянного хранения в муници­пальный архив представляются и описи дел по личному составу за соответст­вующие годы. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению, составле­ние акта о выделении их к уничтожению и уничтожение включенных в акт до­кументов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хране­ния за соответствующий период времени утверждены ЭПК комитета, а описи на дела по личному составу согласованы с муниципальным архивом. 3.7. Порядок передачи документов на хранение в муниципальный архив Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в му­ниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения (5 лет) в ор­ганах местного самоуправления и муниципальных организациях пере­даются на постоянное хранение в муниципальный архив (#M12293 0 982300317 77 2858396943 3428500032 1230395600 2697443001 2483551668 2420132353 4294967294п. 1 ст. 21, ст. 22 Феде­рального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"#S). Органы местного самоуправления, муниципальные организации обеспе­чивают в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии докумен­тов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муни­ципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, пере­дающих документы (#M12293 1 982300317 78 2032946099 803632489 803632489 469949408 3535340447 49564595 4п. 2 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"#S). Передача документов постоянного хранения осуществляется в упорядо­ченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом по исте­чении сроков ведомственного хранения, в соответствии с планом-графиком, утверж­денным руководителями организации и муниципального архива. До­срочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществ­лена лишь при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также на основании договора по просьбе органи­зации. В необходимых случаях сроки временного хранения документов по согласованию с муниципальным архивом могут быть продлены в случае необходимости практического использования докумен­тов. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов. Документы постоянного срока хранения органов местного самоуправле­ния, характерные для данной организации (похозяйственные книги и т.п.), хра­нятся по месту их заполнения. В соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, обра­зующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» документы по личному составу (постановления, приказы, распоряжения, личные дела работников, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета работников и т.д.) хранятся в течение 75 лет в органах местного самоуправле­ния, муниципальных организациях. При реорганизации муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых орга­низаций. При этом в случае преобразования муниципальных организаций с из­менением форм собственности имущества этих организаций архивные доку­менты могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим органи­зациям-правопреемникам на основании договоров между данными организа­циями и соответствующим муниципальным архивом (#M12293 2 982300317 82 4292900552 2273596356 49564611 4 1420600315 996174789 2771914507п. 6 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"#S). При ликвидации органов местного самоуправления, муниципальных ор­ганизаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации доку­менты, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии посту­пают на хранение в соот­ветствующий муниципальный архив (#M12293 3 982300317 84 4292900552 1675830228 49564611 3232494294 3232494294 469949408 3535340447п. 8 ст. 23 Феде­рального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Феде­рации"#S). При изменении формы собственности муниципальных предприятий документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации исключаются из приватизируемого имущества (т.е. не подлежат приватизации). Документы передаются в муниципальный архив по утвержденным ЭПК комитета описям дел; документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям дел. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел (заполняется муниципальным архивом) (Приложение 24). 4. Государственный учет документов Архивного фонда Ростовской области, временно хранящихся в муниципальных архивах 4.1. Учет архивных документов Учет архивных документов – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием. Законодательной основой проведения этой работы является ст. 19 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Рос­сийской Федерации», в соответствии с которой документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения подлежат государственному учету. Нормативными документами, в которых определен порядок и формы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов являются «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) зарегистрированы Минюстом России, рег.№ 9059 от 06 .03.2007 и Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – Регламент), утвержденный приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 и зарегистрированный Минюстом от 08.07.1997 рег. № 1344. В соответствии с Правилами архив осуществляет учет хранящихся в архиве документов в основных и вспомогательных учетных документах и в порядке, определенном Регламентом, представляет документы централизованного государственного учета в комитет по управлению архивным делом Ростовской области. Учету подлежат: хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов; документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров. Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета и идентификации) состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета. Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник ответственный за организацию комплектования архива архивными документами. Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет. 4.2. Порядок государственного учета документов В соответствии с Регламентом муниципальными архивами ежегодно составляются и представляются в комитет по управлению архивным делом Ростовской области в установленные сроки: - паспорт архива на 1 января ... года (Приложение 1 к Регламенту) (Приложение 25) и объяснительная записка к нему (Приложение 26); - карточки фондов на поступившие в течение года фонды (Приложение 2 к Регламенту) (Приложение 27); - сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ... года (Приложение 3 к Регламенту) (Приложение 28); - сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря ... года (Приложение 6 к Регламенту) (Приложение 29) и объяснительная записка к ним (Приложение 30); - сводная ведомость о наличии документов в организациях – источниках комплектования архива на 01.12. 20 г. (текущего года) (Приложение 31); - паспорт архива организации на 1 декабря ... года, хранящей управленческую документацию (Приложение 4 к Регламенту) (Приложение 32). 4.3. Система учетных документов архива В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно. В состав основных (обязательных) учетных документов муниципального архива входят: книга учета поступлений документов (Приложение 33) - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания; список фондов (Приложение 34) - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших; карточка фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда; опись дел, документов - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись; реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; опись страхового фонда; дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле; внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы. В состав вспомогательных учетных документов архива входят: карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению и др. Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе. 4.4. Общие требования к учетным документам архива Учет архивных документов периода до 1917 г. ведется раздельно от учета архивных документов периода после 1917 г. с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальную документацию. Номера архивных фондов периода после 1917 г. в архиве должны иметь индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Р-1, Р-2 и т.д.). Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов, утвержденных в установленном порядке. После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фонда. Акты нумеруются в деле фонда по видам актов в валовом порядке. В книгу учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за год архивных документов. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. В архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя в муниципальном архиве администрации. В фондах архивов документов по личному составу, вошедших на правах архивохранилища в состав муниципальных архивов администраций, дела по личному составу перешифровываются с проставлением на них номера фонда, под которым учтены документы постоянного срока хранения источника комплектования архива. Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также "свободные номера" - номера архивных фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в установленном порядке или включены в состав объединенных архивных фондов, и которые ранее не использовались. Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам. Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов. Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы. Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные названия всех организаций, архивные документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в карточке фонда. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания; название архивного фонда семьи или рода - из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда. В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования, а при необходимости - и ее составитель (прежний владелец, собиратель коллекции). Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве (Приложение 35). Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель. Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти (комитета по управлению архивным делом Ростовской области) в сфере архивного дела. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается. Карточка фонда составляется на каждый архивный фонд. В ней учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные. Карточка фонда может быть пересоставлена только в случае, если она неисправимо повреждена или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. В случае пересоставления карточки фонда ранее действовавшая карточка фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих карточек фонда делаются отметки: "Карточка пересоставлена" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет. Карточки фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, карточки которых находятся в папке. В описи дел, документов единицы хранения/единицы учета учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами. Описям дел, документов присваиваются учетные номера по карточке фонда. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров. В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия. В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного происхождения, включающей единицы хранения/единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения/единиц учета. После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись. Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель. Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения, единиц учета. Архив должен иметь 3 экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым. Если опись дел, документов пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива. В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ государственных архивов и/или архива в целом, что отражается в схеме учета документов. Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу. Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве (Приложение 36). Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: - историческая справка (дополнение к ней); - описи дел постоянного хранения; - описи дел по личному составу; - описи дел личного происхождения; - описи фотодокументов; - акты приема-передачи архивных документов на хранение; - акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; - акты о неисправимых повреждениях архивных документов; - акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; - акты о технических ошибках в учетных документах; - акты об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов; - акты об обнаружении архивных документов; - акты проверки наличия и состояния архивных документов и листы проверки наличия и состояния архивных документов; - акты описания архивных документов, переработки описей; - акты об образовании объединенного архивного фонда (для ОАФ); - описи, прошедшие усовершенствование и переработку; - справки учреждений об утрате документов, взятых на учет. Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда. Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

Похожие:

	Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления... Ссийской Федерации» (далее «Федерального Закона от 06. 10. 2003 №131-фз») и Областного Закона от 22. 10. 2005 №372-зс «О наделении...		Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления... Методические рекомендации органам местного самоуправления Воронежской области по организации библиотечного обслуживания населения,...
	Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления... Ростовской области по определению перечня должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях,...		Административный регламент «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим...
	Административный регламент «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим...		Архивное управление ленинградской области «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подт-верждающих право на землю и иные имущественные права»...
	П. Рефтинский Об утверждении Плана развития архивного дела в городском... Свердловской области «О планировании работы в сфере архивного дела на 2017 год для органов местного самоуправления муниципальных...		Методические рекомендации по порядку применения испытания при назначении... Настоящие Методические рекомендации разработаны в целях реализации государственной программы Ростовской области «Региональная политика»,...
	Об утверждении административного регламента по реализации органами... Белгородской области от 29. 05. 2015 г. №115 «Об утверждении типовых административных регламентов по реализации органами местного...		Методические рекомендации по подбору кадров в органы местного самоуправления Общие положения Настоящие методические рекомендации разработаны в целях совершенствования и развития системы подбора кадров в органах местного самоуправления...