Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления государственных полномочий Ростовской области в сфере архивного дела г. Ростов-на-Дону 2013 г
Скачать 2.87 Mb.
|
5.3. Опись дел, документов Основным архивным справочником, создаваемым муниципальными архивами является опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели. На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов. Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов. При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели. Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов. Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи. Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. Уничтожение старых описей дел, документов после их переработки запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой «Опись пересоставлена». 5.4. Создание дополнительного научно-справочного аппарата в процессе исполнения социально-правовых запросов В современных условиях проведения экономических реформ многие предприятия и организации реорганизуются (с изменением форм собственности) – акционируются, приватизируются, ликвидируются (во многих случаях без правопреемника). Архивные учреждения работают со всеми этими организациями, расположенными на территории города, района для сохранения документов по личному составу в целях социальной и правовой защиты граждан. В архивных учреждениях области хранятся документы по личному составу: - ликвидированных, реорганизованных и приватизированных предприятий, колхозов, совхозов и других организационных структур города, района, независимо от формы собственности; - действующих учреждений, организаций, входящих в структуру администрации города, района и курируемых ею; - вновь образованных организаций негосударственной формы собственности (малые и совместные предприятия, ассоциации, акционерные общества, концерны, фирмы, агрофирмы, кооперативы и другие). Исполнение социально-правовых запросов часто предполагает обращение к истокам истории организации (уточнение даты образования, реорганизации, преобразования, ликвидации), уточнению местонахождения организации в определенные периоды, уточнение видов документов по личному составу и хронологических рамок этих документов в фондах архивов и в самих организациях (если они действуют). В процессе этой работы накапливается большой информационный материал по истории организации и составу документов. Этот материал многократного использования и, чтобы он нашел применение в будущем и для работы архива в плане социально-правовой помощи и для использования документов архива по другим направлениям, его необходимо включить в определенные формы дополнительного научно-справочного аппарата архивов. В зависимости от направлений деятельности архива, содержания его документов и задач по их использованию в архиве могут создаваться различного рода картотеки. Виды, структура картотек, характер содержащейся в них информации зависят от целевого назначения каждой картотеки. Основные картотеки содержат сведения: - наименование организации; - местонахождение; - время ее создания (реорганизации, ликвидации); - количество дел по личному составу; - за какие годы хранятся документы. Основные виды картотек: Картотека действующих учреждений, организаций и предприятий, расположенных на территории города, района. Эта картотека необходима для реализации задач комплектования архива. Картотека содержит информацию об объемах и состоянии документов по личному составу во всех организациях и на предприятиях района, города, независимо от формы собственности. Для создания картотеки используются списки организаций, предприятий района, города, полученные из статорганов, налоговых органов, в эти организации и предприятия направляются запросы, анкеты, вопросники о состоянии хранения и объемах документов по личному составу, о возможности заключения договоров о передаче этими организациями документов в архив. Возможны несколько принципов построения картотеки: - разделами картотеки являются наименование отраслей внутри отраслевого раздела карточки группируются по видам однородных учреждений, затем по алфавиту их наименований; - возможна классификация карточек по алфавиту видов их наименований учреждений, независимо от их отраслевой принадлежности. Карточка действующего учреждения, организации и предприятия, расположенного на территории города, района: лицевая сторона
оборотная сторона
В картотеку оперативно вносятся все изменения и дополнения по составу, объемах документов, условиям хранения, передаче дел в архив. При проведении этой работы архив документов по личному составу взаимодействует с муниципальным архивом. Картотека местонахождения документов по личному составу учреждений, организаций, предприятий ликвидированных и реорганизованных. С целью нахождения документов по личному составу каждой организации, действовавшей в городе, районе создается специальная картотека. В картотеку вносятся карточки с названиями всех организаций, действовавших в городе, районе, причем на каждое наименование составляется самостоятельная карточка. Если организация неоднократно переименовывалась, каждое переименование отражается в картотеке на отдельной карточке. Карточки вносятся в картотеку по алфавиту, а названия однородных организаций могут создавать группы (колхозы), внутри которых карточки тоже располагаются по алфавиту. Такой порядок расположения карточек позволяет легко найти организацию по запросу. Карточка местонахождения документов по личному составу учреждений, организаций, предприятий ликвидированных и реорганизованных:
Карточки составляются на основе сведений, полученных при проверках, из описей дел по личному составу, паспортов учреждений. В случае гибели документов (пожар, стихийное бедствие) по карточке делается соответствующая отметка. При поступлении запроса на организацию, неизвестную архиву, также составляется карточка с указанием наименования запрашиваемой информации. Карточка не обязательно должна быть сразу же заполнена по всем графам. Она первоначально заполняется по располагаемой информации, пополняется по мере выявления дополнительной информации. Картотека по личному составу. Эта картотека создается для выявления документов социально-правового характера к фондам, к которым обращаются наиболее часто. Фонды и круг лиц, сведения о которых подлежат включению в картотеку, каждый архив может определить самостоятельно. На каждой карточке указывается: ФИО и ссылка на номер фонда, описи, дела, листы, в которых имеются сведения об этом работнике. Карточки систематизируются по алфавиту фамилий, в пределах одной фамилии – по алфавиту имен и отчеств. Картотека по истории административно-территориального деления. В этой картотеке содержатся сведения об АТД, истории области, района, образовании и преобразовании населенных пунктов о времени оккупации и освобождении территории района. Сведения по истории АТД, истории образования, преобразования населенных пунктов, выявленные в процессе работы с документами, заносятся на карточку. Каждое изменение заносится на самостоятельную карточку. Карточка по истории административно-территориального деления:
Карточки в картотеке по АТД группируются по АТД, алфавиту, наименований населенных пунктов. В этой картотеке могут быть собраны сведения о распорядительных документах, относящихся к АТД района города. Картотека по истории учреждений, организаций предприятий. Архивы по личному составу могут совместно с муниципальными архивами вести работу по пополнению этой картотеки. В этой картотеке отражаются сведения о времени образования, по реорганизации учреждений, предприятий (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование), ликвидации, изменения подведомственности. Карточка по истории учреждений, организаций, предприятий: лицевая сторона
оборотная сторона
Пополнение картотек карточками и новой информацией проводится систематически в течение года по мере исполнения социально-правовых запросов. Создание дополнительного научно-справочного аппарата, систематическое пополнение его позволит быстро и оперативно находить нужную вам информацию для исполнения социально-правовых запросов. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Ссийской Федерации» (далее «Федерального Закона от 06. 10. 2003 №131-фз») и Областного Закона от 22. 10. 2005 №372-зс «О наделении... | | Методические рекомендации органам местного самоуправления Воронежской области по организации библиотечного обслуживания населения,... |
 | Ростовской области по определению перечня должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях,... | | «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим... |
| «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим... | | «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подт-верждающих право на землю и иные имущественные права»... |
| Свердловской области «О планировании работы в сфере архивного дела на 2017 год для органов местного самоуправления муниципальных... | | Настоящие Методические рекомендации разработаны в целях реализации государственной программы Ростовской области «Региональная политика»,... |
| Белгородской области от 29. 05. 2015 г. №115 «Об утверждении типовых административных регламентов по реализации органами местного... | | Настоящие методические рекомендации разработаны в целях совершенствования и развития системы подбора кадров в органах местного самоуправления... |