Примерный перечень документов, который должен находиться
в «наблюдательных делах» организаций-источников комплектования муниципального архива
- инструкция по делопроизводству
- номенклатура дел организации
- историческая справка (дополнение к ней)
- описи дел постоянного хранения и предисловия к ним
- описи дел по личному составу и предисловия к ним
- паспорт архива организации
- выписки из приказов о назначении ответственного за работу архива и делопроизводство; о создании ЭК
- положения об архиве, ЭК
- справки по проверкам
- переписка с учреждениями
Приложение 16
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_________ № __________
______________________
(место составления)
На ________________ год
|
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во ед. хр.
|
Срок хранения и № статей по перечню
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Название раздела
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
составителя номенклатуры Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ______________ № ___________
|
СОГЛАСОВАНО
__________________________________
__________________________________
Наименование должности руководителя архивной службы города, района
|
|
|
Форма номенклатуры дел организации
Приложение 17
______________________________________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Фонд № __________________ руководителя организации
ОПИСЬ № ________________ Подпись Расшифровка подписи
дел постоянного хранения Дата
за ____________________ год
№
пп
|
Индекс
дела
|
Заголовок дела
|
Крайние
даты
|
Количество листов
|
Примечания
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
с № _________________________ по № _______________________ , в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК организации
от ____________ № ___
Форма годового раздела описи дел постоянного хранении организации
Приложение 18
______________________________________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Фонд № __________________ руководителя организации
ОПИСЬ № ________________ Подпись Расшифровка подписи
дел по личному составу Дата
за ____________________ год
№
пп
|
Индекс
дела
|
Заголовок дела
|
Крайние
даты
|
Количество листов
|
Примечания
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
с № _________________________ по № _______________________ , в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК комитета
Протокол ЭК организации от _________ № ________
от_________ № _______
Форма годового раздела описи дел по личному составу организации
Приложение 19
Наименование организации
А К Т
_________ № _____________
_________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
|
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
|
На основании ________________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда № ____________________________________
(название фонда)
№ п/п
|
Заголовок дела или групповой заголовок документов
|
Крайние даты
|
Номера описей
|
Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи
|
Кол-во ед. хр.
|
Сроки хранения и номера статей по перечню
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого _____________________________________ ед. хр. за _____________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены ЭПК комитета, по личному составу согласованы с муниципальным архивом __________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _________________________ № ________________________________ )
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка Подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ____________ № ______________________
Документы в количестве __________________________________________________ед. хр.
(цифрами и прописью)
весом ____________ кг сданы в _____________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемно-сдаточной накладной от ______________ № __________
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива, внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение 20
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листов
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов _________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________
пронумерованы чистые ли _________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________
Особенности физического состояния и формирования дела
|
Номера листов
|
1
|
2
|
|
|
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма листа-заверителя дела
Приложение 21
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № ________________
№ п/п
|
Индекс документа
|
Дата документа
|
Заголовок документа
|
Номера листов ед. хр.
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
Итого _______________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 22
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
|
Ф. №____________
Оп.№___________
Д. №___________
|
___________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО № ___________ ТОМ № __________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________ (Заголовок дела)
(Крайние даты)
На _____________ листах
Хранить ______________
Ф. № ___________
Оп. № __________
Д. № ___________
|
|
Форма обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу
Приложение 23
____________________________________________________________________
(Название архива)
____________________________________________________________________
(Название фонда)
Фонд № ________________
ОПИСЬ № ______________
_______________________________________________________________
(Название описи)
Крайние даты документов __________________________
Форма титульного листа описи документов постоянного хранения
Приложение 24
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
_______________________________ _______________________________
(наименование должности руководителя) (наименование должности руководителя)
_______________________________ _______________________________
организации-сдатчика) организации-приемщика)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Гербовая Печать Дата Печать
АКТ
___________ № ___________
(дата)
приема-передачи документов
на постоянное хранение
в муниципальный архив
В связи с ________________________________________________________________
(основание передачи - истечением срока хранения документов в организации, ликвидации и т.д.)
(название передаваемого фонда)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________ сдал, (название организации-сдатчика), а___________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
№
пп
|
Название,
номер описи
|
Количество
экземпляров
описи
|
Количество
ед. хр.
годы
|
Примечания
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
Итого принято _____________________________________ ед. хр.
Фонду присвоен номер ____________________________________
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
|
