Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления государственных полномочий Ростовской области в сфере архивного дела г. Ростов-на-Дону 2013 г

1.3. Осуществление органами местного самоуправления государственных полномочий Согласно сложившейся практике порядок исполнения органами местного самоуправления государственных полномочий, которыми они наделены, устанавливается нормативным правовым актом представительного органа местного самоуправления муниципального образования. В таких актах обычно предусматривается: перечень и сроки исполнения государственных полномочий, которыми наделены органы местного самоуправления в соответствии с законами Ростовской области; перечень мероприятий по их осуществлению; полномочия органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления по исполнению соответствующих государственных полномочий; порядок использования финансовых средств, переданных органам местного самоуправления для использования по целевому назначению в целях осуществления государственных полномочий; порядок осуществления представительным органом местного самоуправления контроля за выполнением отдельных государственных полномочий; другие положения, необходимые для исполнения соответствующих полномочий. При осуществлении государственных полномочий органы местного самоуправления обязаны: соблюдать Конституцию Российской Федерации, а также нормативные правовые акты органов государственной власти Ростовской области, принятые в пределах их компетенции по вопросам осуществления государственных полномочий; определять должностных лиц, ответственных за организацию осуществления и за осуществление государственных полномочий; обеспечивать целевое расходование финансовых средств и надлежащее использование материальных ресурсов, предоставленных в соответствии с настоящим Областным законом для осуществления государственных полномочий; исполнять письменные предписания органа государственной власти Ростовской области, уполномоченного в соответствии с настоящим Областным законом осуществлять контроль за исполнением государственных полномочий, об устранении нарушений федеральных и областных законов по вопросам осуществления государственных полномочий; предоставлять органу государственной власти Ростовской области, уполномоченному в соответствии с настоящим Областным законом осуществлять контроль за исполнением государственных полномочий, информацию, материалы и документы, связанные с осуществлением государственных полномочий, а также направлять копии муниципальных правовых актов, принятых по вопросам организации осуществления государственных полномочий. представлять в орган государственной власти Ростовской области, уполномоченный в соответствии с настоящим Областным законом осуществлять контроль за исполнением государственных полномочий, сведения об уровне профессионализма (образовании, стаже (опыте) службы (работы), профессиональных знаниях и навыках) кандидатов для назначения на должности, а также по его запросу в соответствии с федеральным законом персональные данные лиц, назначенных на соответствующие должности. 1.4. О финансовом обеспечении переданных государственных полномочий Ростовской области Порядок финансового обеспечения государственных полномочий регламентирован в главе 4 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и статье 6 Областного закона от 22.10.2005 № 375-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений». В сфере финансирования исполнения государственных полномочий по содержанию архивных учреждений органами местного самоуправления к бюджетным полномочиям Правительства Ростовской области относятся: разработка совместно с другими участниками бюджетного процесса порядка расчета субвенций, необходимых для исполнения государственных полномочий; определение общего объема субвенций, предоставляемых местным бюджетам для финансового обеспечения государственных полномочий, и их распределение по каждому муниципальному образованию в соответствии с областным законом об областном бюджете; передача средств из областного бюджета органам местного самоуправления для исполнения государственных полномочий; разработка форм и порядка предоставления органами местного самоуправления сводной отчетности об исполнении ими государственных полномочий; организация контроля за целевым расходованием средств, поступивших в местные бюджеты из областного бюджета. К бюджетным полномочиям органов местного самоуправления по финансированию отдельных государственных полномочий относятся: право органов местного самоуправления получать средства из областного бюджета, предназначенные для финансирования государственных полномочий, которыми они наделены; использование по целевому назначению финансовых средств, предоставляемых из областного бюджета для исполнения государственных полномочий; предоставление комитету по управлению архивным делом Ростовской области, осуществляющему контроль за исполнением органами местного самоуправления государственных полномочий, сводной отчетности в связи с исполнением государственных полномочий. Органы местного самоуправления имеют право дополнительно использовать собственные материальные ресурсы и финансовые средства для осуществления государственных полномочий в случаях и порядке, предусмотренных уставом муниципального образования. Использование органами местного самоуправления материальных ресурсов и финансовых средств, полученных на исполнение государственных полномочий, на другие цели не допускается. Порядок расходования финансовых средств, предоставляемых из областного бюджета бюджетам муниципальных районов и городских округов на исполнение государственных полномочий, установлены постановлением Правительства Ростовской области от 02.08.2012 № 707 «О порядке расходования субвенций на осуществление государственных полномочий Ростовской области по содержанию архивных учреждений». 2. Временное хранении в муниципальных архивах документов Архивного фонда Ростовской области, находящихся на территории соответствующих муниципальных образований 2.1. Порядок хранения документов и дел Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в му­ниципальной собственности (документы органов местного самоуправления, му­ниципальных организаций), до передачи на постоянное хранение в муници­пальный архив, временно, в течение установленных сроков, хранятся в органах местного самоуправления и муниципальных организациях (#M12293 0 982300317 79 2858396943 3428500032 1230395600 2697443001 2483551668 2420132353 4294967294п. 3 ст. 18 Федераль­ного закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федера­ции#S). Органы местного самоуправления, муниципальные организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (#M12293 2 982300317 77 2032946099 803632489 803632489 469949408 3535340447 996174788 4п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"#S). Органы местного самоуправления, муниципальные организации обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необхо­димые для комплектования, хранения, учета и использования архивных доку­ментов, предоставлять создаваемым ими архивам помещения, отвечающие нор­мативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда ра­ботников архивов (#M12293 1 982300317 77 2032946099 803632489 803632489 469949408 3535340447 996174788 4п. 1 ст. 15 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"#S). Дела текущего делопроизводства находятся в рабочих комнатах. Упоря­доченные архивные документы хранятся в запирающихся шкафах, предохра­няющих документы от повреждений, вредных воздействий окружающей среды, в специально от­веденных для этой цели помещениях административного здания органа мест­ного самоуправления, муниципальной организации. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации за­прещается (#M12293 3 982300317 78 2318545077 3297342578 3428500032 1230395600 2697443001 2483551668 2351045453п. 2 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архив­ном деле в Российской Федерации"#S). 2.2. Обеспечение сохранности архивных документов Обеспечение сохранности архивных документов - комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве (Приложение 1). Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; созданием оптимальных (нормативных) режимов: противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического в здании и помещениях архива; применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.). Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению. 2.3. Требования к зданиям и помещениям архива Архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых) от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха. Здание архива должно отвечать требованиям рациональной планировки помещений и представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера. Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт. Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии. Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды. При проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности. Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м. Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лестничным клеткам (основной и запасной). 2.4. Нормативные режимы хранения архивных документов Противопожарный режим Противопожарный режим в здании, где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности. Охранный режим Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений. Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел. Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны. Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа. Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива. Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке. Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Температурно-влажностный режим Нормативные параметры температурно-влажностного режима в архивохранилищах документов на бумажной основе: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха – 50-55%. В хранилищах с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения с применением рационального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (±5°С) и относительной влажности воздуха (±10%) не допускаются. При длительном стабильном нарушении режима хранения (7-10 суток), сопровождающимся повышением относительной влажности воздуха 80-90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища). В период технологической обработки документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20±5°С и относительной влажности воздуха 50±20%. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях – не реже 1 раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом – 2 раза в неделю; при нарушениях режима хранения – 1 раз в сутки. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах. В журналах также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения (Приложение 2). Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов (термометров, гигрометров, психрометров, электронных термогигрометров и т.п.), а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами. Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка). Устанавливают приборы в каждом хранилище по нормам: при комнатной системе – одна на ярус. Световой режим Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима. Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена. Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п. Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-50 лк, на рабочих столах - 100 лк. Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами. Санитарно-гигиенический режим Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли. В архивохранилище проводятся: - систематическая влажная уборка; - не реже одного раза в год - обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков; - два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) обязательный энтомологический и микологический осмотр архивных документов (выборочно) и помещений архивохранилищ с целью обнаружения насекомых и плесневых грибов. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ. Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни. В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах. Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем. 2.5. Оборудование архивохранилища средствами хранения Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В архивохранилище с нормативным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм: расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см; расстояние (проход) между стеллажами - 75 см; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см. Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования. Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.). 2.6. Размещение архивных документов в архиве и порядок их топографирования Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в архивохранилище. 2.7. Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо. Коробки с первыми номерами единиц хранения размещают на верхних полках слева направо. Топографирование архивных документов – это составление топографических указателей в целях закрепления места хранения и оперативного поиска архивных документов в архивохранилище. В архиве составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов. 2.8. Оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке. Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

Похожие:

	Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления... Ссийской Федерации» (далее «Федерального Закона от 06. 10. 2003 №131-фз») и Областного Закона от 22. 10. 2005 №372-зс «О наделении...		Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления... Методические рекомендации органам местного самоуправления Воронежской области по организации библиотечного обслуживания населения,...
	Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления... Ростовской области по определению перечня должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях,...		Административный регламент «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим...
	Административный регламент «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим...		Архивное управление ленинградской области «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подт-верждающих право на землю и иные имущественные права»...
	П. Рефтинский Об утверждении Плана развития архивного дела в городском... Свердловской области «О планировании работы в сфере архивного дела на 2017 год для органов местного самоуправления муниципальных...		Методические рекомендации по порядку применения испытания при назначении... Настоящие Методические рекомендации разработаны в целях реализации государственной программы Ростовской области «Региональная политика»,...
	Об утверждении административного регламента по реализации органами... Белгородской области от 29. 05. 2015 г. №115 «Об утверждении типовых административных регламентов по реализации органами местного...		Методические рекомендации по подбору кадров в органы местного самоуправления Общие положения Настоящие методические рекомендации разработаны в целях совершенствования и развития системы подбора кадров в органах местного самоуправления...