Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления государственных полномочий Ростовской области в сфере архивного дела г. Ростов-на-Дону 2013 г

2.9. Размещение учетных документов Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещаются в рабочем кабинете заведующего архивным учреждением в изолированном шкафу. Ответственным за ведение, сохранность и использование учетных документов является заведующий архивом. Первые (страховые) экземпляры описей дел, документов помещаются отдельно в металлическом сейфе для соблюдения режима хранения, установленного для подлинных архивных документов на бумажной основе. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в делах фондов архивов, третьи (рабочие) экземпляры – в архивохранилищах. 2.10. Проверка наличия и состояния архивных документов 2.10.1. Организация работы Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении дел и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке, а также единовременно (внеочередная) в связи со сменой заведующего архивом, в случае стихийных бедствий, массовых перемещений документов и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы. Могут проводиться полные или выборочные проверки наличия документов, выдававшихся из архивохранилища в течение года. В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций  Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 в муниципальных архивах плановая проверка архивных документов проводится один раз в 10 лет. Каждый муниципальный архив должен иметь перспективный план проверки наличия и состояния хранящихся в архиве фондов с разбивкой по годам . При планировании работы по проверке наличия и состояния архивных документов предусматривается: - очередность проверки фондов с указанием объемов, сроков, норм выработки, необходимого бюджета рабочего времени; - методическая подготовка; - мероприятия по подведению итогов проверки наличия и состояния архивных документов и, при необходимости, розыск необнаруженных дел; - мероприятия по внесению изменений в учетные документы, в отраслевую БД "Архивный фонд". При составлении годовых планов работы муниципальных архивов задания перспективных планов по проверке наличия и состояния архивных документов на планируемый год могут корректироваться с учетом опыта проверки за истекший год и местных условий. Проверка наличия и состояния архивных документов должна проводится строго по фондам. Проверку наличия и состояния архивных документов рекомендуется завершить в течение года. Именно это условие обеспечивает ее качество и действенность в обеспечении физической сохранности документов, результативность в совершенствовании учетно-справочного аппарата архива. Рекомендуется планировать организацию розыска необнаруженных дел и оформление его результатов. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо: - сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения; - подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда; - изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов; - изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции; - изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается: - вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения; - делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах. 2.10.2. Выверка комплекта учетных документов Первым и обязательным этапом проверки наличия и состояния архивных документов является выверка комплекта учетных документов. Выверка учетных документов может проводиться как самостоятельный вид работы и как часть проведения проверки наличия и состояния архивных документов. Выверка учетных документов включает в себя: - установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и документы (список фондов, карточка фонда, уточняется количество экземпляров описи и каждого годового раздела описи, наличие сводной итоговой записи к описи и итоговых записей по приему к годовым разделам описи); - сверку сопоставимых показателей учетных документов; - уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел и проверку правильности составления их итоговых записей. При проведении выверки, прежде всего, просматривается и выверяется правильность составления сводной итоговой записи в основном учетном документе – описи. Это позволяет сразу выявить технические ошибки в сводном подсчете дел, обнаружить неучтенные дела под литерными номерами, пропущенные или неоднократно использованные номера. Просматривается «Дело фонда» и все документы, на основании которых происходили изменения в объеме фонда. По результатам этой работы проверяется, внесены ли соответствующие изменения в опись, карточку фонда, книги учета поступлений и выбытия дел по фонду. Для выяснения правильности полноты отражения движения дел по фонду в итоговой записи проверяются отметки о выбытии дел в описи (в процессе экспертизы ценности, на основании справок об утрате, актов приема-передачи и др.) по учетным документам, находящимся в «Деле фонда», по книге учета выбытия. Если в ходе проведения выверки учетных документов выявляются технические ошибки в учетных документах, то составляется акт о технических ошибках (Приложение 3). Проводится сравнение данных в итоговой записи и данных в карточке фондов. 2.10.3. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов, оформление ее итогов В ходе непосредственной проверки наличия устанавливается фактическое наличие документов, находящихся на хранении, путем сверки фактического наличия дел с описью, при этом сверяется описательная статья описи (№ дела, делопроизводственный индекс, заголовок, крайние даты, количество листов) с описанием дела на обложке (архивный шифр дела, название фондообразователя и его структурной части, заголовок дела, крайние даты, количество листов). Никакие отметки в описи не делаются. Не допускается внесение в опись неучтенных единиц хранения. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью. Архивные документы, выданные для работы пользователям или сотрудникам архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книге выдачи документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование в соответствии с Правилами, проверяются по книге и актам выдачи документов во временное пользование и считаются имеющимися в наличии. Информация по результатам проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки (Приложение 4). Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел фонда. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (Приложение 5). По результатам проверки наличия при необходимости составляются: - акт о технических ошибках в учетных документах (Приложение 3); - акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду (Приложение 6); - акт об обнаружении архивных документов, не учтенных ранее (Приложение 6); - акт о неисправимых повреждениях архивных документов и заключение об их физическом состоянии (Приложение 7); - акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 8) и справка о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду и др. По окончании проверки наличия, если не обнаружены разночтения с учетными документами, в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, проводившего проверку. В случае обнаружения в описи единиц хранения под литерными номерами, неучтенных в итоговой записи, и пропущенных порядковых номеров; единиц хранения, выбывших в соответствии с установленным порядком, итоговая запись пересоставляется на отдельном листе (Приложение 9). Результаты проверки физического и технического состояния архивных документов заносятся в карточку учета физического (технического) состояния архивных документов (Приложение 10). Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы. По окончании проверки наличия на все фонды архива составляются Сводные сведения об итогах проверки наличия и расхождениях в объеме фондов, выявленных в ходе проведения проверки наличия и состояния архивных документов (Приложение 11). Сводные сведения о количестве проверенных дел и фондов после рассмотрения на комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и организации розыска необнаруженных дел в фондах архивных учреждений комитета включаются в годовой отчет. После проверки наличия и состояния архивных документов коробки/или связки с архивными документами редко используемых фондов опечатываются, и в дальнейшем, в случае сохранности опечатки, исключаются из проверки наличия. О результатах проверки наличия и состояния архивных документов руководитель муниципального архива докладывает руководству администрации района (города) и представляет всю документацию по оформлению проверки для утверждения. По итогам учета состояния документов, фондов, описей должен быть составлен или откорректирован перспективный план по усовершенствованию НСА или переработке фондов. После окончания проведения проверки наличия и состояния дел необходимо внести изменения в пофондовые и постеллажные топографические указатели (Приложение 12), а также в ярлыки на коробках с учетом итогов проверки наличия. 2.10.4. Организация розыска дел, необнаруженных при проверке наличия и состояния архивных документов В процессе проведения проверки происходит выявление отсутствующих документов и организация их розыска. Если обнаруживается разница в количестве наличных дел с количеством дел в сводных учетных документах (опись, карточка фонда) и нет документов, объясняющих причину отсутствия, то проводится анализ содержания отсутствующих дел с целью определения возможных причин их отсутствия. Если анализ учетных документов не дал никаких результатов, то составляется карточка учета необнаруженных архивных документов произвольной формы. Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в организациях-источниках комплектования архива. Если в результате розыска дел, числящихся необнаруженными в архивном учреждении, установлено, что дела, выданные во временное пользование без составления соответствующего акта или оставленные на месте (не принятые) без отметки в акте приема-передачи дел и в описи, утеряны или ошибочно выделены к уничтожению в учреждении, составляется подробная справка, в которой указывается, на основании чего установлено, что дела в архивное учреждение не принимались. К справке прилагается акт о выделении дел к уничтожению организации или справка об утрате документов за подписью руководителя учреждения. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, подкладываются на место в фонде. В листе проверки в графе «Примечание» и в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке. В описях против каждого дела, на которое имеется документ, подтверждающий его отсутствие, ставится отметка «Выбыло». На архивные документы, необнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны и подробная справка о проведении розыска. В справке о проведении розыска необходимо указать: - №, название и категорию фонда; - объем фонда на момент завершения работы по его проверке наличия; - крайние даты документов; - краткую историю фонда (дата поступления дел в архив, состояние поступивших документов и качество их обработки, виды, даты и результаты проведенных с фондом работ, качество оформления итоговых учетных документов, результаты предыдущих проверок наличия с указанием дат их проведения и др.); - ход и пути розыска необнаруженных документов; - предполагаемые причины отсутствия документов; - возможность восполнения утраченной информации (очень кратко, со ссылкой на акт); - наличие страховых копий необнаруженных документов. Для снятия с учета обнаруженных в ходе проведения проверки наличия и состояния дел неисправимо поврежденных документов составляется акт о неисправимых повреждениях документов. В акте о неисправимых повреждениях документов в графе 6 «Сущность и причины повреждения» указать сведения: - о физическом состоянии документов и подтверждение невозможности восстановления основы документов и использования текстовой и изобразительной информации; - причины, приведшие к неисправимым повреждениям документов. Для решения вопросов о снятии с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны архив представляет на рассмотрение комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и организации розыска необнаруженных дел в фондах архивных учреждений комитета по управлению архивным делом Ростовской области: сопроводительное письмо-справку, акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны по каждому фонду, справки о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду. Комиссия принимает решение о снятии с учета дел, или рекомендации о продолжении розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия. При принятии решения о снятии с учета дел пакет документов передается на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) комитета. После принятия решения ЭПК комитета необходимые изменения вносятся в учетные документы архивного учреждения со ссылкой на № и дату решения ЭПК комитета. В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета. 2.10.5. Состав документов, направляемых архивами в комиссию комитета по рассмотрению итогов проверки наличия и организации розыска необнаруженных дел в фондах архивных учреждений Для рассмотрения итогов проверки наличия и состояния архивных документов комиссией комитета, муниципальный архив представляет следующие документы: - акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; - справки о проведении розыска необнаруженных дел; - акты о неисправимых повреждениях документов; - акты о технических ошибках в учетных документах; - сводные сведения об итогах проверки наличия и расхождениях в объеме фондов, выявленных в ходе проведения проверки наличия и состояния архивных документов; - акты об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду; - акты об обнаружении архивных документов; - письмо администрации района (города) о завершении проверки наличия и состояния архивных документов и снятии с учета необнаруженных или неисправимо поврежденных дел с указанием причин и путей розыска необнаруженных дел.

Похожие:

	Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления... Ссийской Федерации» (далее «Федерального Закона от 06. 10. 2003 №131-фз») и Областного Закона от 22. 10. 2005 №372-зс «О наделении...		Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления... Методические рекомендации органам местного самоуправления Воронежской области по организации библиотечного обслуживания населения,...
	Методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления... Ростовской области по определению перечня должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях,...		Административный регламент «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим...
	Административный регламент «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим...		Архивное управление ленинградской области «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подт-верждающих право на землю и иные имущественные права»...
	П. Рефтинский Об утверждении Плана развития архивного дела в городском... Свердловской области «О планировании работы в сфере архивного дела на 2017 год для органов местного самоуправления муниципальных...		Методические рекомендации по порядку применения испытания при назначении... Настоящие Методические рекомендации разработаны в целях реализации государственной программы Ростовской области «Региональная политика»,...
	Об утверждении административного регламента по реализации органами... Белгородской области от 29. 05. 2015 г. №115 «Об утверждении типовых административных регламентов по реализации органами местного...		Методические рекомендации по подбору кадров в органы местного самоуправления Общие положения Настоящие методические рекомендации разработаны в целях совершенствования и развития системы подбора кадров в органах местного самоуправления...