Введение
Настоящие методические рекомендации по реализации органами местного самоуправления государственных полномочий Ростовской области в сфере архивного дела разработаны в целях методического обеспечения порядка осуществления органами местного самоуправления полномочий в области архивного дела на основе Федеральных законов от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", #M12291 982300317от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"#S, Областных законов от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области», от 22.10.2005 №375-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений», а также Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, зарегистрированных Минюстом России, рег.№9059 от 06 .03.2007.
Использование настоящих методических рекомендаций органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов позволит обеспечить единый подход, соблюдение нормативных актов по архивному делу в части хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Ростовской области.
Методические рекомендации подлежат уточнению по мере внесения изменений в федеральное и областное законодательство, а также обобщения практического опыта их применения.
#M12291 982300896
1. Разъяснение некоторых понятий, определяющих полномочия органов местного самоуправления в сфере архивного дела
1.1. Основные понятия и термины
Основные понятия и термины, используемые в методических рекомендациях:
муниципальный район - несколько поселений или поселений и межселенных территорий, объединенных общей территорией, в границах которой местное самоуправление осуществляется в целях решения вопросов местного значения межпоселенческого характера населением непосредственно и (или) через выборные и иные органы местного самоуправления, которые могут осуществлять отдельные государственные полномочия, передаваемые органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации;
городской округ - городское поселение, которое не входит в состав муниципального района и органы местного самоуправления которого осуществляют полномочия по решению установленных настоящим Федеральным законом вопросов местного значения поселения и вопросов местного значения муниципального района, а также могут осуществлять отдельные государственные полномочия, передаваемые органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации;
муниципальное образование - городское или сельское поселение, муниципальный район, городской округ либо внутригородская территория города федерального значения;
архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
государственная часть Архивного фонда Российской Федерации - архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью
негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации - архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности;
муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);
временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;
пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации;
комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством;
источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив;
документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица;
фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
оформление дела - подготовка дела к хранению;
дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;
выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению;
перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения;
архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания;
архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;
тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;
тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме;
тематический обзор архивных документов - систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.
1.2. Полномочия органов местного самоуправления в области архивного дела.
Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленных Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления».
Так, в соответствии с данным законом к вопросам местного значения поселения отнесено формирование архивного фонда поселения (п.17 ст. 14), муниципального района – формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений (п.16 ст.15), городского округа – формирование и содержание муниципального архива (п.22 ст.16).
Кроме этого, на основании п.3 ст.4 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" к полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся:
1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:
а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;
б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации);
2) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
Необходимо отметить, что в соответствии со ст. 8 данного закона вышеперечисленные вопросы местного значения и полномочия органов местного самоуправления реализуются в отношении архивных документов, относящихся к муниципальной собственности, в том числе:
Органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
Хранящихся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договоров хранения без передачи их в собственность).
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Областным законом от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области» порядок разграничения собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и Ростовской областью на архивные документы определяется исходя из времени создания и принципа территориальности органов местного самоуправления.
Так, архивные документы, включенные в архивные фонды и созданные до образования муниципальных образований, хранящиеся в муниципальных архивах Ростовской области, относятся к государственной собственности Ростовской области (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы на основании договора хранения без передачи их в собственность).
Архивные документы, включенные в архивные фонды и созданные в процессе деятельности образованных после вступления в силу Закона РСФСР от 06.07.1991 № 1550-1 «О местном самоуправлении в Российской Федерации» органов местного самоуправления, а также муниципальных и других организаций, хранящиеся в муниципальных архивах, относятся к муниципальной собственности.
Архивные документы, включенные в архивные фонды и созданные до объединения муниципальных образований, хранящиеся в муниципальных архивах Ростовской области, относятся к собственности нового муниципального образования, созданного в результате объединения муниципальных образований и вошедших в его состав.
Архивные документы, включенные в архивные фонды и созданные до разделения муниципальных образований, относятся к собственности вновь созданного муниципального образования, на чьей территории они хранились до разделения, за исключением архивных фондов поселений, которые остаются в собственности новых муниципальных образований после их разделения по территориальности.
Архивные документы, включенные в архивные фонды и созданные до изменения статуса муниципального образования, хранящиеся в муниципальном архиве, относятся к собственности муниципального образования, изменившего статус.
Комитет по управлению архивным делом Ростовской области составляет перечни архивных фондов по муниципальным районам и городским округам Ростовской области с указанием форм собственности, количества, номеров и наименований фондов, крайних дат, количества единиц хранения и согласовывает их с органами местного самоуправления Ростовской области.
В целях реализации полномочий и вопросов местного значения органы местного самоуправления обязаны создавать муниципальные архивы муниципальных районов и городских округов, или муниципальные учреждения, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, относящихся к муниципальной собственности.
В соответствии со статьями 14 и 15 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» органы местного самоуправления осуществляют управление архивным делом в муниципальных образованиях и обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условия труда работников архивов.
Вместе с тем, в следствие относительно короткого периода существования органов местного самоуправления и муниципальных организаций, в процессе деятельности которых создавались архивные документы муниципальной собственности, большую часть документов, хранящихся в муниципальных архивах, составляют архивные документы, созданные до образования органов местного самоуправления и относящиеся к государственной собственности.
В виду высокой значимости этой категории документов в информационном обеспечении муниципальных органов, организаций и граждан п.5 ст.4 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» предусмотрена возможность наделения органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств.
На этом основании в соответствии с Областным законом от 22.10.2005 №375-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений» органы местного самоуправления наделены государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений (за исключением коммунальных расходов) в части расходов на хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, относящихся к государственной собственности (далее - государственные полномочия), состоящими:
1) во временном хранении в муниципальных архивах документов Архивного фонда Ростовской области, находящихся на территории соответствующих муниципальных образований;
2) в систематическом пополнении (комплектовании) Архивного фонда Ростовской области в соответствии с профилем и территориальной принадлежностью муниципальных архивов документами постоянного хранения от организаций - источников комплектования после истечения установленного срока хранения указанных документов или ликвидации организации, а также от отдельных граждан;
3) в государственном учете документов Архивного фонда Ростовской области, временно хранящихся в муниципальных архивах;
4) в оказании государственных услуг по использованию документов Архивного фонда Ростовской области, временно хранящихся в муниципальных архивах. |
