Форма сводных сведений об итогах проверки наличия и расхождениях в объеме фондов, выявленных в ходе проведения проверки наличия и состояния архивных документов
Приложение 12
(название государственного архива)
КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО Фонд №__________________
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ Корпус___________________
Название фонда______________________ Этаж (ярус) _______________
____________________________________ Архивохранил. ____________
____________________________________ Комната__________________
Опись
№___
|
Ед. хр.
с №__по №__
|
Стеллаж
№___
|
Шкаф
№___
|
Полка
№___
|
Примечания
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
Форма карточки пофондового топографического указателя
(название государственного архива
КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО Корпус____________________
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ Этаж (ярус)________________
Архивохранил. _____________
СТЕЛЛАЖ №_____________________ Комната__________________
Шкаф
№___
|
Полка
№___
|
Фонд
№___
|
Опись
№___
|
Ед. хр.
с №___по №___
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
Форма карточки постеллажного топографического указателя
Приложение 13
Утверждаю
Наименование должности руководителя
Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать
Акт
от… №…
Приема-передачи архивных документов
и материальных ценностей архива
(название архива)
В соответствии с ____________________ от _______ № _______
(документ)
_________________________ передал, а __________________________
(Ф.И.О. передающего) (Ф.И.О. принимающего)
принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного
документа, в составе председателя комиссии_______________________
(Ф.И.О.)
__________________ и членов комиссии _________________________
(Ф.И.О.)
научно-справочный аппарат, учетные документы, архивные документы, методические пособия, делопроизводство и материальные ценности архива:
1 – 2. Научно – справочный аппарат, учетные документы,
архивные документы архива
Список фондов архива – (итоговая запись на 01.01.00)
Описи дел (количество экземпляров, согласно реестра описей дел) -
Реестры описей дел - (итоговая запись на 01.01.00)
Паспорт архива на 01.01.00 -
Книга учета поступления документов (дата последней записи и количество принятых дел в текущем году) -
Карточки фондов – (количество)
Дела фондов – (количество и соответствие примерному перечню приложение 3)
Книга учета движения дел по фондам (дата последней записи) -
Книга учета переработки и усовершенствования описей (дата последней записи) -
Книга учета выдачи дел во временное пользование (дата последней записи) -
Книга учета выбытия фондов и документов (дата последней записи и количество выбывших дел в текущем году) -
Список организаций-источников комплектования (итоговая запись на 01.01.00) -
Наблюдательные дела организаций- источников комплектования – (количество и соответствие примерному перечню приложение 3)
3. Методические пособия архива
Журнал учета методических пособий (имеется, ведется, нет, не ведется) -
Методические пособия (количество) -
Отсутствующие методические пособия (перечислить номера и названия) -
Методические пособия, не учтенные в журнале (перечислить названия) -
4. Делопроизводство архива
Номенклатура дел на текущий год (дата утверждения руководителем) -
Наличие дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел (количество) -
5. Бланки архива
Сведения о бланках (описи дел, наклейки на обложки дел, заверительные надписи к делу и др.) отражаются в табличной форме.
№ пп
|
Наименование
|
Количество
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. Средства оргтехники архива
Компьютер, ксерокс, сканер и др. (указать наименование, инвентарные номера и количество).
7. Средства охраны и пожаротушения архива
Охранно-пожарная сигнализация (имеется, работает), огнетушители (вид, срок годности, количество) и др.
Резервные ключи от хранилищ (хранятся у______)
Ключи от решеток (хранятся) -
8. Стеллажи, архивные коробки, мебель и прочее (количество по видам)
Сдал_________________ _____________
личная подпись фамилия инициалы
Принял_______________ _____________
личная подпись фамилия инициалы
Председатель комиссии __________ _____________
личная подпись фамилия инициалы
Члены комиссии: ________________ ______________
личная подпись фамилия инициалы
Приложение 14
Таблица приема-передачи НСА и
архивных документов архива
|
№№ п/п
|
№
и
название фонда
|
Дело фонда
|
Научно-справочный
аппарат (НСА)
|
Наличие единиц хранения в архиве
|
Вид приема-передачи
|
Примечание
|
Описи дел пост. хр. Кол-во экз.:
1, 2, 3
|
Описи дел по л/с. Кол-во экз.:
1, 2
|
Описи личного происхождения Кол-во экз.: 1, 2, 3
|
Карточка фонда
(кол-во, годы)
|
По описи
|
Кол-во дел при передаче
|
Выдано во временное пользование
№№, годы
|
Не обнаружено №№, годы
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 15
Примерный перечень документов, который должен находиться
в "делах фондов" муниципального архива
- историческая справка (дополнение к ней)
- описи дел постоянного хранения
- описи дел по личному составу
- описи дел личного происхождения
- описи фотодокументов
- акты приема-передачи архивных документов на хранение
- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению
- акты о неисправимых повреждениях архивных документов
- акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны
- акты о технических ошибках в учетных документах
- акты об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов
- акты об обнаружении архивных документов
- акты проверки наличия и состояния архивных документов и листы проверки наличия и состояния архивных документов
- акты описания архивных документов, переработки описей
- акты об образовании объединенного архивного фонда (для ОАФ)
- описи, прошедшие усовершенствование и переработку
- справки учреждений об утрате документов, взятых на учет
|
