Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления государственного образовательного учреждения высшего
Скачать 1.35 Mb.
|
Юридический отдел | | Ректору ВятГУ Е.В. Пименову |
| Юридический отдел ЗАЯВЛЕНИЕ | | Ректору ВятГУ Е.В. Пименову |
Датой заявления является дата его составления. На заявлении работника дата обычно обозначается цифровым способом и располагается от границы левого поля через два межстрочных интервала после слова «ЗАЯВЛЕНИЕ»:
| Юридический отдел ЗАЯВЛЕНИЕ 15.07.2006 | | Ректору ВятГУ Е.В. Пименову |
Текст заявления излагается от первого лица единственного числа. Логическая структура в зависимости от характера текста может включать вводную часть с изложением обстоятельств–причин написания документа, и вывод, содержащий просьбу или предложение автора, или только вывод, в котором формулируется суть заявления. Для большинства заявлений структура текста достаточно типизирована, например, в тексте заявления об отпуске указывается просьба о предоставлении отпуска, его вид, дата ухода в отпуск, его продолжительность; в заявлении об увольнении содержится просьба об увольнении, его причина (по собственному желанию, в связи с выходом на пенсию и т.д.), срок увольнения.
Если к заявлению прилагается документ (или его копия), служащий подтверждением прав заявителя, то оформляется отметка о наличии приложений, в соответствии с установленными правилами, например:
Приложение: копия свидетельства о заключении брака (серия, №) на 1л. в 1 экз.
В реквизит «подпись» на заявлении работника входят наименование его должности, личная подпись, ее расшифровка, например:
Начальник юридического отдела личная подпись А.М. Ворончихина
При необходимости заявление содержит визу должностных лиц, заинтересованных в решении вопросов и уполномоченных на это, например, заявление работника об очередном отпуске должно быть завизировано руководителем структурного подразделения, в котором он работает. Виза оформляется в соответствии с правилами оформления данного реквизита.
Заявление может быть оформлено машинописным способом или написано от руки.
Письма
Деловое письмо – это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами деловой переписки (Приложение № 14).
Деловые письма готовятся в форме ответов на ранее полученные должностными лицами письма (в т.ч. во исполнение указаний вышестоящих органов управления), как сопроводительные письма к высылаемым в адрес должностного лица (организации) документам и материалам, а также по инициативе должностных лиц университета.
Количество видов деловых писем весьма велико. По содержанию и назначению различают: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные письма, а также письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения и др.
Деловые письма можно разделить на простые и сложные. Простые письма подготавливают, когда не требуется описание сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Подобные письма могут иметь не более одной - двух смысловых частей (абзацев). Так, обычно из одной части состоит письмо-просьба (без изложения мотивов обращения), письмо-напоминание (также без мотивов обращения), письмо-сообщение, письмо с выражением формальной благодарности, сочувствия и пр.
Сложные письма посвящены вопросам, требующим подробного изложения ситуации – ее анализа, оценки, аргументации, развернутой формулировки выводов, мнений, предложений, просьб и пр.
Рекомендуется соблюдать следующие объемы деловых писем:
объем простого письма не должен превышать одного - двух машинописных листов;
объем сложного письма может содержать несколько (но не более четырех - пяти) машинописных листов.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией ректора (на основании нормативных сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции). При этом тексты таких писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются ответственными исполнителями деловых писем или руководителями соответствующих структурных подразделений.
Деловые письма печатаются на бланках письма формата А4 или А5, где указаны: полное и сокращенное наименование вуза, справочные данные о вузе (в том числе код вуза по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица и идентификационный номер налогоплательщика с указанием кода причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП). На бланке также размещены ограничительные отметки для верхних границ расположения даты и регистрационного номера письма, ссылки на дату и регистрационный номер документа, заголовка к тексту, адресата.
При оформлении делового письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без точки.
При составлении и оформлении деловых писем используют реквизиты: адресат, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о наличии приложений, отметка об исполнителе.
Адресование письма производится в соответствии с правилами оформления реквизита «Адресат».
Датой письма во всех случаях является дата его подписания.
Регистрационный номер проставляется в соответствии со сводной номенклатурой дел университета: в отделе ДОУ на письмах по особо важным вопросам деятельности университета, подписанных ректором; у секретарей (помощников) проректоров на письмах, подписанных проректорами по курируемым ими вопросам; в структурных подразделениях на письмах, касающихся деятельности структурных подразделений. Копия зарегистрированного письма помещается в дело.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется на письмах-ответах; оформляется в соответствии с правилами оформления данного реквизита.
Заголовок к тексту оформляется в соответствии с правилами оформления данного реквизита. Заголовок к тексту не указывается на письмах формата А5.
Подпись в письме оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр письма (за исключением случаев отправки в несколько адресов). Подпись ректора в письмах печатью не заверяется, кроме случаев гарантийных писем.
В левом нижнем углу первой страницы письма проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта письма) и номера его служебного телефона.
Отметка о наличии приложений располагается непосредственно под текстом и оформляется в соответствии с правилами оформления этого реквизита
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Содержание может касаться и нескольких вопросов, но тогда они должны быть взаимосвязаны. При необходимости решения нескольких различных вопросов целесообразно подготовить деловые письма по каждому из них.
Существуют общие требования к текстам деловых писем:
Достоверность и объективность информации.
Полнота информации. Недостаточно полная информация заставляет составлять повторные письма с дополнениями и разъяснениями содержания первого письма, откладывает решение вопросов.
Точность и краткость изложения. Не следует уделять внимание малозначащим фактам или подробностям.
Четкость и логичность построения предложения. Нельзя допускать двоякого или неверного толкования фразы.
В тексте предпочтительны по возможности лаконичные предложения. Ими достигаются ясность изложения и лёгкость восприятия. Следует избегать, особенно в одном предложении, повтора слов и словосочетаний.
Тон любого служебного письма должен быть доброжелательным, вежливым. Однако следует помнить, что служебное письмо - это официальный документ. Поэтому общий тон должен быть нейтральным, исключающим проявление лишних эмоций, личного отношения к вопросу. Не должны использоваться вышедшие из обращения обороты, в том числе и излишней вежливости, так как в сложившейся у нас в стране системе официальных приоритетов негативно воспринимается демонстрация преувеличенного внимания, подобострастия, уничижения, фамильярности.
Содержание письма – это связный текст, который состоит из следующих частей: вступление, основная часть (основное содержание) и заключение.
Вступление вводит адресата в тему письма, в нем формулируется причина составления документа, указываются основания подготовки письма. Вступление содержит ссылку либо на документ, являющийся поводом или юридическим основанием для письма, либо на факты и события. При упоминании в тексте письма другого документа следует приводить данные об авторе, заголовок, дату составления, регистрационный номер. Это сразу дает возможность понять, о каком конкретном документе идет речь.
Основное содержание включает в себя доказательства, описание события, его анализ и т.д. То есть в основной части обосновывается вопрос, изложенный в письме.
Заключение представляет собой выводы, просьбы, предложения, рекомендации и т.д., то есть суть вопроса.
Текст письма может содержать две части или состоять из одной. Даже самый короткий текст выигрывает, когда состоит из двух частей (разбит на абзацы). Если частей две, то в первой части излагаются причина, основание или обоснование, мотивировка написания письма, во второй - выводы, предлагаемые решения и т.д.
Письмо может состоять только из заключительной части. В этом случае сразу излагается просьба, предложение, напоминание или отказ.
Строгих требований к порядку расположения составных частей делового письма нет. Во многих случаях письма начинают с заключительной части, то есть с существа вопроса, а затем объясняют или обосновывают свои предложения, решение и т.д. Считается, что такой прием даже облегчает восприятие текста письма.
В современной деловой переписке используются следующие формы изложения текста:
от первого лица множественного числа (просим направить…; считаем, что…; сообщаем о…);
от первого лица единственного числа (предлагаю…; прошу…; считаю возможным…).
Первая форма употребляется, когда деловая переписка ведется между учреждениями (организациями) и ректор (проректор), подписывая письмо, выступает от имени университета, а не от себя лично.
Вторая форма изложения возможна, если письмо носит конфиденциальный характер и (или) подготовлено на должностном бланке (бланке ректора).
Особенности некоторых разновидностей деловых писем:
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами:
Представляем Вам… (в вышестоящую организацию)
Высылаем Вам… (в стороннюю организацию)
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложений, которая располагается непосредственно под текстом и оформляется в соответствии с правилами оформления этого реквизита.
Гарантийное письмо
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантироваться может оплата продукции, работы, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы, предоставления услуг, возврат кредита и др.
В тексте гарантийного письма содержится юридически значимая формула:
Оплату (предоставление услуг т.д.) гарантируем
Возврат кредита гарантируем
Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: ректором и главным бухгалтером и удостоверяются гербовой печатью университета.
Письмо-запрос
Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее характером и содержанием ее деятельности.
Письма-запросы, как правило, подписываются ректором или официально уполномоченным на это должностным лицом.
Письмо-запрос требует письма-ответа.
Письмо-просьба
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
Просьба излагается с помощью глагола «просить»:
Просим Вас сообщить информацию о …
Обращаемся к вам с просьбой о …
Просьба может формулироваться и без глагола «просить»:
Надеемся на положительное решение вопроса …
Надеемся, что Вы сочтете возможным …
Просьба может содержаться и в других письмах, например, в сопроводительном письме, гарантийном и др.
Письмо-предложение
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества т.п.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно должно содержать информацию об организации-авторе.
Ключевой фразой письма-предложения может быть:
Предлагаем Вам …
В связи с … предлагаем Вам …
В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам …
Письмо-ответ
Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, заявку или предложение.
Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки. Ссылка на поступившее письмо в текст письма-ответа не включается. Для этого используется реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа».
Письмо-ответ может начинаться словами:
Сообщаем Вам …
Ставим Вас в известность, что …
Ответ в форме отказа должен быть обоснован, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с …; По причине …
Организация работы с документами
4.1. Организация документооборота
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в университете, регламентируются настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.
При применении в университете электронного документооборота отделом ДОУ совместно с отделом ТИиТ разрабатываются маршруты движения документов.
Похожие:
 | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади | | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... |
| Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... | | «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
 | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Пензенской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |