Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления государственного образовательного учреждения высшего
Скачать 1.35 Mb.
|
Реквизит "Отметка о наличии приложений" Приложения являются самостоятельными документами, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте основного документа. Документы – приложения могут быть трех видов:
Если к документу имеются приложения, то должна быть сделана соответствующая запись. В документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указываются в тексте. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то его название второй раз не указывается, отметка о нем оформляется по следующей форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз. При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например: Приложение: 1. Акт на 3л. в 2 экз. 2. Перечень на 5л. в 3 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например: Приложение: 1. Прайс-лист на 1л. в 1 экз. 2. Перечень объектов для внедрения системы на 5л. в 3 экз. Слово "Приложение" независимо от количества прилагаемых документов употребляется в единственном числе. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, в отметке о наличии приложения делают ссылку "только в первый (второй, третий) адрес": Приложение: на 1 л. в 1 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например: Приложение: брошюра в 5 экз. Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронный документооборот" в 2 экз. При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в сопроводительном письме после слова "Приложение". В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка: Приложение: по описи. Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то в отметке о наличии приложения указывается: Приложение: письмо Минюста РФ от 02. 02.05 №123.05-02 и приложение к нему, всего на 5 л. В этом случае количество листов приложения суммируют. Отметка о наличии приложения оформляется от нулевого положения табулятора (без абзаца) и отделяется от основного текста документа 3 межстрочными интервалами. Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», его номер (при необходимости) со знаком №, наименование, дату и номер основного документа, например: Приложение № 1 к приказу ректора ГОУ ВПО «ВятГУ» от 30.11.2007 № 153 Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Приложения должны иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.). Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (возможен полужирный шрифт): ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от реквизита «Приложение» 4 интервалами, от текста приложения – 2-3 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Ссылка на сноску в тексте приложения оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы могут нумероваться римскими цифрами, а пункты и подпункты – арабскими. Каждое приложение визируется на оборотной стороне последнего листа руководителем структурного подразделения, в котором оно подготовлено, или проректором, курирующим данное направление деятельности. При необходимости здесь же проставляются визы согласования. 2.3.3. Реквизиты оформляющей части документа Реквизит «Подпись» Документы, направляемые Университетом в вышестоящие органы власти (управления ), подписываются ректором, проректорами по поручению ректора (в соответствии с распределением полномочий). Документы, направляемые вузом в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений Университета в пределах компетенции. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке Университета, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке Университета), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия (без скобок)), например: Ректор ГОУ ВПО «Вятский государственный университет» личная подпись Е.В.Пименов или на бланке Ректор личная подпись Е.В.Пименов Документ может быть подписан двумя и более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например: документы, в которых содержатся сведения финансового, материального, кредитного характера; документы, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей; документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и ректор, и главный бухгалтер. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Ректор личная подпись Е.В. Пименов Главный бухгалтер личная подпись Г.В. Мокрецова Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций. В состав реквизита «Подпись» входят полное наименование должностей руководителей и наименования организаций. В таком случае документ оформляют не на бланках и подписывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в его разработке. Таким образом, каждая организация (учреждение) имеет официально оформленный подлинник документа. Подписи равных по должности лиц располагают двумя группами на одном уровне. Документы, созданные в ходе работы коллегиального органа, подписываются председателем заседания (собрания, совещания) и секретарем. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с установленным распределением обязанностей, например: председатель комиссии, члены комиссии. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на документе, не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте), документ может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы «и.о.» или «зам» и указывают фактическую должность подписавшего, также исправляют фамилию (исправления можно внести чернилами от руки или машинописным способом). Не допускается подписывать документы за другое должностное лицо, с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности, так как это нарушает юридическую силу документа. Подпись располагается после текста документа (на последней странице) или после отметки о наличии приложения и отделяется от них 3-4 межстрочными интервалами. В необходимых случаях во избежание подделок в документах (например, в договорах), допускается подписание документов постранично, а не после текста. В ряде случаев может быть использован штамп факсимильной подписи. Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением собственноручной подписи руководителя. Проставлять факсимильную подпись разрешается в случае и порядке, не противоречащих законодательству и нормативно-правовым актам Российской Федерации. В Университете штамп факсимильной подписи проставляется на документах согласно Приложения № 1. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Если наименование должности включает не одну строку, то личная подпись и ее расшифровка располагаются на уровне последней строки в наименовании должности. Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Реквизит «Гриф согласования документа» При необходимости оценки целесообразности организационно-распорядительного документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа – одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений. Согласование может проводиться как с должностными лицами внутри Университета (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (например, с профсоюзным комитетом). Внутреннее и внешнее согласование выражается в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего – оформляется гриф согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки (инициалов и фамилии) и даты, например: СОГЛАСОВАНО Начальник ГУ МЧС России по Кировской области личная подпись А.Г.Раков 13.07.2006 Возможно осуществление согласования отдельным документом вышестоящей организацией, коллегиальным органом, общественной организацией или органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании. При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа. При этом в грифе согласования указывается наименование документа в именительном падеже, его дата и номер, например: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома сотрудников от 10.01.2006 № 1 Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, наименование организации-автора, дата и номер, например: СОГЛАСОВАНО Письмом Департамента экономического развития при Правительстве Кировской области от 05.10.2005 № 832-23/1-041 Гриф согласования располагают на последнем листе проекта документа ниже всех подписей или выносят на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. При этом на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается". На листе согласования делается отметка о принадлежности его к основному документу, например: "Приложение к договору о сотрудничестве". Реквизит "Визы согласования документа" Согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа оформляют визой согласования документа (далее - виза). Виза используется при внутреннем согласовании документов и включает: должность визирующего документ, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату подписания, например: Начальник юридического отдела личная подпись А.М.Ворончихина 17.07.2006 При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: "Не согласен", "Возражаю", "С п. 7 не согласен" и т.п., например: Начальник ПФО За исключением п.3 личная подпись Т.В.Пухова 10.12.2006 Возражения, замечания, особые мнения и дополнения к тексту документа могут излагаться на отдельном листе. Лист замечаний подписывают и прилагают к документу. Виза согласования будет оформляться так: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела личная подпись А.М.Ворончихина 20.06.2006 Если в процессе визирования в проект документа вносят существенные изменения, он подлежит повторному визированию. При внесении в проект документа уточнений, не меняющих его сути, повторного визирования не требуется. При передаче окончательно оформленного документа на подпись ректору все замечания по проекту документа, не учтенные исполнителем при доработке проекта, должны поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение ректора. На внутренних документах виза проставляется в нижней части лицевой или оборотной стороны последнего листа, на отправляемых документах – в нижней части лицевой стороны документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер. Допускается в особых случаях полистное визирование документа и его приложения. Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:
Реквизит "Виза" используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: "С приказом (протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен (ознакомлены)". Виза ознакомления включает: наименование должности работника, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату ознакомления, например: С приказом ознакомлен: водитель личная подпись А.М. Зыков 15.10.2006 Визы ознакомления располагают на лицевой стороне документа ниже реквизитов "Подпись", "Визы согласования", "Гриф согласования" или на оборотной стороне документа. Реквизит "Оттиск печати" Заверение документов печатью организации – особый способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты расхода денежных средств и материальных ценностей, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи. Печати подразделяют на гербовые и простые. Право на воспроизведение на печати Государственного герба РФ определено ст.4 Федерального конституционного закона от 25.12.00 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Гербовая печать Университета изготовлена в соответствии с требованиями ГОСТ 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Оттиск гербовой печати проставляется на документах согласно «Перечня документов, заверяемых гербовой печатью» (Приложение № 2), на подписи должностных лиц согласно «Перечня должностей работников, чьи подписи заверяются гербовой печатью» (Приложение № 3) на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. «Перечни …» утверждаются приказом ректора по представлению отдела ДОУ. Гербовые печати должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах). Приказом ректора устанавливается персональная ответственность должностных лиц за использование Гербовой печати Университета, а также список работников Университета, которым дано право проставления на документах Гербовой печати. Плановая замена Гербовой печати Университета осуществляется отделом ДОУ по поручению ректора. На простых печатях воспроизводится название Университета и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками печатей структурных подразделений пользуются для заверения подписей руководителей структурных подразделений на документах, подготовленных в соответствующих структурных подразделениях, на копиях и выписках из этих документов. Персональную ответственность за сохранность и правильное использование печатей структурных подразделений несут руководители соответствующих структурных подразделений. Руководитель структурного подразделения назначает работников, имеющих право проставления на документах печати структурного подразделения. Плановая замена простых печатей осуществляется работниками структурных подразделений по согласованию с начальником отдела ДОУ. В отделе ДОУ ведется Реестр печатей Университета. Оттиск печати проставляется с захватом части слова, обозначающего должность. Оттиск не ставится на личной подписи должностного лица и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами "М. П."или надписью "Место печати" (например, бухгалтерские документы и др.). Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. |
Похожие:
 | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади | | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... |
| Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... | | «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
 | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Пензенской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |