Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления государственного образовательного учреждения высшего
Скачать 1.35 Mb.
|
Наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ) печатается заглавными прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку. Наименование вида документа печатается ниже наименования университета при оформлении на общем бланке, а в случае оформления на стандартном листе выравнивается по центру листа. Слово «ПОЛОЖЕНИЕ (ИНСТРУКЦИЯ)» является первым словом заголовка и составляет с ним одно целое. Заголовок грамматически согласуется со словом ПОЛОЖЕНИЕ (ИНСТРУКЦИЯ) и является его логическим продолжением. Заголовок отвечает на вопрос «О чем?» (ПОЛОЖЕНИЕ о Научно-исследовательской лаборатории проблем региональной экономики и управления; ИНСТРУКЦИЯ о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Чья?» (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ инспектора отдела ДОУ). Заголовок печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт. Текст положений (инструкций) печатается шрифтом Times New Roman размером № 13 через 1,5 интервала, излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте положений используются глаголы в побудительном наклонении: «должен», «следует», «запрещается», «не допускается». Констатирующей частью положения (инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных в положении (инструкции) правил и технологий. Распорядительная часть положения (инструкции) может делиться на главы, части, пункты и подпункты. Главы могут иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов производится арабскими цифрами с точкой. Подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой в пределах каждого пункта. Утверждение положения. На положениях, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле общего бланка университета. При утверждении положения (инструкции) приказом, протоколом гриф утверждения содержит ссылку на утверждающий документ, его дату, номер. Гриф утверждения оформляется в соответствии с правилами оформления данного реквизита. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа положения (инструкции). Каждое положение визируется руководителем структурного подразделения, в котором оно было подготовлено, или проректором, курирующим данное направление деятельности. При необходимости здесь же проставляются визы согласования. Разработка и оформление Положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников производится в соответствии с «Методическими рекомендациями по разработке Положения о структурном подразделении и должностных инструкций работников» (Распоряжение ректора № 45 от 05.04.2005 ). Первые экземпляры должностных инструкций работников хранятся в отделе кадров, обязательные копии – у руководителей структурных подразделений. Первый экземпляр положения (инструкции), утвержденного приказом, оформляется как приложение к нему и хранится в отделе ДОУ. Первый экземпляр положения (инструкции), утверждение которого оформлено в форме грифа утверждения, хранится у руководителя структурного подразделения – автора документа, обязательная копия – в отделе ДОУ. 3.2. Распорядительные документы Распорядительные документы издаются в целях регулирования и координации деятельности Университета. С юридической точки зрения распорядительные документы относятся к правовым актам, так как в них получают выражение конкретные юридически властные предписания руководства. Распорядительные документы содержат поручения, обязательные для исполнения структурными подразделениями, должностными лицами, работниками. Правом издавать распорядительные документы наделяется ректор. Подготовка распорядительных документов включает следующие стадии:
Изменения и дополнения в распорядительный документ вносятся соответствующим распорядительным документом. К распорядительным документам вуза относятся приказы, распоряжения. Приказ Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц. Приказ – это основной распорядительный документ, чаще всего применяемый в практике управления вузом. Все разновидности приказов можно свести к двум основным видам: приказы по основной деятельности и личному составу. Различия касаются правил составления и оформления текста, а также некоторых особенностей организации работы с этими документами и сроков их хранения. Проекты приказов готовят должностные лица и структурные подразделения на основании поручений ректора, проректоров либо в инициативном порядке. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов, указаниями руководства и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на должностных лиц и структурные подразделения, которые готовят и вносят проект соответствующего приказа на подпись. Обеспечение правильности оформления приказов и их регистрации является обязанностью отдела ДОУ. Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman размером 13через 1,5 интервала. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации (Федеральное агентство по образованию, государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Вятский государственный университет", ВятГУ), наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата издания, регистрационный номер, место издания (г. Киров), заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Дата приказа является датой его вступления в силу. В содержании приказа может отдельным пунктом оговариваться дата его введения в действие. В том случае, если подобное указание в тексте приказа отсутствует, последний считается вступившим в силу с момента его подписания ректором. Регистрационный номер приказам по кадровым вопросам присваивается в отделе кадров Университета, всем остальным приказам (распоряжениям) – в отделе ДОУ. Заголовок к приказу формулируется четко и по возможности кратко, выражая основное содержание приказа. Заголовок к приказам по личному составу работников (обучающихся) формулируется следующим образом: По личному составу…К остальным приказам заголовок, как правило, формулируется в предложном падеже, например: О подготовке графика отпусков. Заголовок печатается без абзацного отступа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля с абзацным отступом, выравнивается по ширине страницы. Подписанию приказа во всех случаях предшествует процедура согласования (визирования). С этой целью проекты приказов и приложения к ним представляются должностным лицом (ответственным исполнителем структурного подразделения), внесшим проект, на согласование заинтересованным должностным лицам и проректору (проректорам) в соответствии с распределением полномочий. Визирование оформляется в соответствии с правилами оформления реквизита "Визы согласования документа". Возражения, замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются либо на последней странице, либо на листе согласования, который прилагается к проекту. Виза в этом случае дополняется фразой "Имеются замечания" или "Замечания прилагаются". Если в процессе визирования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера или такие же изменения затрагивают более половины содержания проекта, то последний подлежит переоформлению и повторному согласованию. Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа. В таком случае повторного согласования не требуется. Визы включают: полное наименование должностей визирующих, их инициалы, фамилии и сигнатуры. Если визы оформляются на отдельном листе согласования (Приложение № 4), то он в дальнейшем подшивается вместе с приказом в дело. Приказы подписываются ректором, а в его отсутствие – проректором, исполняющим его обязанности. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись ректора на приказе печатью не заверяется. В левом нижнем углу последнего листа приказа проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. К приказу должен прилагаться список рассылки (Приложение № 5), заверенный подписью автора проекта приказа (распоряжения). Список рассылки может оформляться либо на обороте последнего листа проекта приказа, либо на отдельном листе. Приказы по основной деятельности Приказы по основной деятельности являются нормативным документом, отражающим (в отличие от приказов по личному составу) управленческие решения по вопросам учебно-воспитательной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, внешнеэкономической и предпринимательской деятельности, совершенствования структуры и организации работы вуза (изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.). Текст приказа по основной деятельности может состоять из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части (преамбуле) излагают факты, соображения, т.е. основания (мотивы) издания приказа. Здесь могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для издания приказа, дана оценка ситуации. Как правило, она начинается со слов В целях…, С целью…, В соответствии с …(На основании…) (ссылка на нормативный документ или документ вышестоящей организации с наименованием этого документа в творительном падеже с указанием его даты, номера и заголовка), В связи… и т.д. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Преамбула в приказах завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку. В распорядительной части приказа перечисляют предписываемые действия с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы: кому? что? когда сделать? В качестве ответа на вопрос: «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:
Если поручение дается нескольким лицам равных должностных рангов, один из которых является ответственным исполнителем, используется следующая формулировка:
В тех случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям равных должностных рангов, после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. Например: 1. Деканам (В.Д.Матвееву, А.Д.Голубеву, А.А.Фуражеву)… В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Например: «подготовить», «обеспечить», «организовать», «разработать и представить на рассмотрение» (если должен быть подписан проект) или «…на утверждение» (если документ подлежит утверждению). Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «усилить», «обратить внимание», «проследить», прилагательного «необходимое (-ые)» («принять необходимые меры») и языковых конструкций типа «если.., то…», «тогда, когда…». Срок исполнения поручения фиксируется календарной датой. Например: Срок 29.06.2006 или …до 29.06.2006 или …к 29.06.2006. Срок выполнения поручения должен быть указан конкретно для осуществления контроля за выполнением поставленных задач и для срокового контроля. Для указания срока нельзя использовать выражения «в течение 10 дней», «срок один месяц» и т.д. Если исполнителю дается постоянное поручение, указывают периодичность его выполнения, а не срок исполнения. Например: …обеспечить представление еженедельной справки… или …15 числа каждого месяца… или …еженедельно по понедельникам… Если приказ издают для утверждения документов и введения в действие нормативных актов, то в пунктах приказа могут не указываться исполнители или сроки исполнения. Например: Утвердить акт проверки соблюдения правил пожарной безопасности Или Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 10.01.2006. Пункт приказа может быть разделен на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, в тех случаях, когда он содержит обобщающую информацию, а именно: одному исполнителю дается несколько поручений. Например: 1. Начальнику учебного отдела Т.П. Матвеевой
2. …. Нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения. Например:
1.1. Проректору по АХР Г.Н.Бучкову обеспечить … … …
2. … Нескольким исполнителям предписано одно распорядительное действие. Например: 1. Организовать 1.1. Начальнику отдела кадров Е.В.Тиуновой … … … до 01.08.2006. 1.2. Начальнику учебного отдела Т.П.Матвеевой … … … до 10.08.2006. 2. … Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если контроль исполнения различных пунктов должны осуществлять разные должностные лица, он расписывается по пунктам. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки (на обороте последнего листа проекта приказа), который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Формуляр приказа по основной деятельности представлен в Приложении №6. Приказ по личному составу работников Приказы по личному составу являются нормативным документом, издаваемым по вопросам регулирования трудовых правоотношений между работником и работодателем. Приказами по личному составу документируют следующие процедуры: прием на работу, перевод на другую работу, прекращение трудового договора, предоставление отпусков, поощрение, назначение доплат и надбавок, изменение данных в учетных документах работников, привлечение к дисциплинарной и материальной ответственности. Для оформления приказов по личному составу работников используются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (ф. Т-1, ф. Т-5), а также формы, разработанные в вузе. Кроме реквизитов, общих для всех приказов, некоторые приказы по личному составу содержат отметку об ознакомлении работника с приказом. Виза ознакомления свидетельствует о предъявлении работнику документа (приказа), созданного в организации (университете) в связи с оформлением приема на работу, перевода на другую работу, увольнения и т.д. Отметка располагается ниже подписи ректора и виз согласования и включает слова «С приказом ознакомлен (а)», личную подпись работника, его инициалы и фамилию, дату ознакомления. Ряд статей ТК РФ установил 3-дневный срок ознакомления работников с приказами (ст.68,193). При оформлении приказов по личному составу работников необходимо соблюдать следующие требования:
Подготовка и регистрация приказов по личному составу осуществляется в отделе кадров (Приложение № 7). Приказы по личному составу обучающихся Приказы по личному составу обучающихся документируют все виды движения студентов (слушателей) всех форм обучения (зачисление, восстановление, отчисление, окончание вуза, перевод, предоставление академических отпусков и т.д.). Для оформления этих приказов используются унифицированные формы, разработанные канцелярией (ОДОУ) Университета, утвержденные и введенные в действие приказом ректора от 02.10.2003 № 134 (Приложение № 8). В приказах по личному составу обучающихся применяются табличные тексты. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – граф и горизонтальный – строки. Графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф (при большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф). При заполнении унифицированной формы необходимо соблюдать следующие требования:
Документы, служащие основанием для издания приказа (заявления, справки и заключения медицинских учреждений, повестки райвоенкоматов, копии свидетельств о рождении ребенка, о заключении (расторжении) брака и т.д.) хранятся в личном деле обучающегося. Дата приказа является датой вступления приказа в силу, если для отдельных или всех пунктов иное не оговорено в графе «Дата вступления в силу». Проекты приказов формируются в деканатах (приказ о зачислении на 1 курс по основной образовательной программе – в приемной комиссии) и на кафедрах, согласовываются с заинтересованными лицами и представляются в отдел ДОУ для оформления и регистрации. Обязательные реквизиты приказа оформляются аналогично приказам по основной деятельности. Распоряжение Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем органа власти или управления, учреждения, организации, предприятия, действующим единолично. Правом издавать распоряжения наряду с ректором могут наделяться проректоры в рамках предоставленной им компетенции. Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (Приложение № 9). Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации (Федеральное агентство по образованию, государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Вятский государственный университет"), название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата издания, регистрационный номер, место издания (г.Киров), заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Порядок подготовки проектов распоряжений такой же, как проектов приказов. Требования к оформлению реквизитов распоряжений аналогичны требованиям к оформлению реквизитов приказов. Составляются распоряжения аналогично приказам по основной деятельности. Различия заключаются в том, что в тексте распоряжения в качестве ключевого слова, разделяющего констатирующую и распорядительную части, используется слово п р е д л а г а ю или о б я з ы в а ю или же не используется никакое слово, а распорядительная часть непосредственно следует за констатирующей. 3.3. Информационно-справочные документы Процесс управления заключается в выработке, принятии и реализации управленческих решений. На каждой стадии управленческого процесса используется различная информация. Эта информация содержится в самых разных документах: законодательных актах, организационно-правовых документах, распорядительных, договорных, финансовых и др. Немаловажное значение для принятия управленческих решений имеют так называемые информационно-справочные документы. Информационно-справочная документация объединяет в своем составе самые разные по содержанию и видовой характеристике документы, но общим для них является то, что в большинстве своем они содержат информацию, используемую при принятии управленческих решений или позволяющую выбрать тот или иной способ управленческого воздействия, а некоторые из них непосредственно инициируют управленческие решения. Важной особенностью этих документов также является и то, что они всегда представляют собой способ первичной фиксации управленческой информации, и уже затем, будучи зафиксированной в информационно-справочных документах, эта информация используется в других документах – распорядительных, отчетных, плановых и др. К информационно-справочным документам относятся: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, заявление, акт, справка, заключение, отзыв и некоторые другие. Особую группу в составе информационно-справочных документов составляет переписка: деловое письмо, телеграмма (телекс), телефонограмма, электронное письмо. При этом следует учитывать, что передача по факсу не обеспечивает юридической силы документа (документ, переданный по факсу, официально является копией документа, не имеющей силы подлинника), а переписка по электронной почте имеет юридическую силу в том случае, если сообщение удостоверяется электронной цифровой подписью. Особенностью информационно-справочных документов является то, что в процессе документооборота они, как правило, идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной в вышестоящую организацию. Таким образом, эти документы реализуют, в первую очередь, коммуникативные связи между различными уровнями управления. Отдельные виды информационно-справочных документов (переписка) реализуют внешние связи организации, т.е. ее связи с другими организациями. Большинство информационно-справочных документов имеет много общего в составлении и оформлении, например такие документы, как докладная записка, служебная записка, справка, но есть и такие, которые имеют вполне специфические особенности оформления, например протокол, акт. Протокол Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, и т.п. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Протоколы составляются на основании черновых записей, произведенных во время заседания (совещания), а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня и т.д.). Материалы к протоколу предоставляются структурными подразделениями, на которые возложена ответственность за их подготовку. Протоколы составляются в полной или краткой форме. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании (совещании), краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Протокол печатается на общем бланке университета шрифтом Times New Roman размером 13 и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа, наименование протокольного мероприятия, место проведения, дата и регистрационный номер, текст, подпись. Наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) печатается заглавными прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17. Наименование вида документа печатается ниже наименования университета на общем бланке и выравнивается по центру листа. Наименование протокольного мероприятия грамматически согласуется со словом «ПРОТОКОЛ» и является его логическим продолжением, отделяется от слова «ПРОТОКОЛ» 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал, выравнивается по центру документа, например: П Р О Т О К О Л заседания Ученого совета университета Датой протокола является дата протоколируемого события. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже реквизита «место проведения». Протоколы нумеруются в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др.; номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит следующие сведения: "Председатель (председательствующий)" – Ф.И.О. "Секретарь" – Ф.И.О. "Присутствовали" (подчеркивается) – приводится список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствующих, если их количество превышает 15 человек. "Повестка дня" – указывается перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием Ф.И.О. докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилии и инициалы докладчиков; содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему ( в последнем случае в тексте делается сноска: «текст выступления прилагается».) В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии лиц, выступивших в обсуждении, фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска: "Текст выступления прилагается". В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично. Приводятся итоги голосования (количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании). Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Вводная часть краткого протокола содержит следующие сведения: "Председатель (председательствующий)" – Ф.И.О. "Секретарь" – Ф.И.О. "Присутствовали" (подчеркивается) печатается от границы левого поля – указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение (решения). Протокол подписывается председателем или председательствующим на заседании и секретарем. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании (совещании), и выписки из протоколов о принятых решениях хранятся в структурном подразделении, готовившем заседание (совещание). Формуляр протокола приведен в Приложении № 10. Выписка из протокола Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке из протокола воспроизводится вводная часть протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Для придания юридической силы выписка из протокола подписывается председателем (или председательствующим на заседании) и секретарем. Если выписка из протокола выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью. Акт Акт – документ, составляемый для подтверждения установленных фактов, событий, действий Акты составляются при инвентаризации, передаче материальных ценностей, ревизиях, передаче дел при смене должностных лиц, уничтожении дел и т.д. Акты не только фиксируют установленные факты и события, но могут содержать выводы, рекомендации и предложения. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акты составляются или специально создаваемыми комиссиями, состав которых, срок действия и полномочия утверждаются приказом ректора, или постоянно действующими комиссиями. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. Акт оформляется на общем бланке Университета или на специальном бланке акта с унифицированным текстом и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Нумерация актов производится порядковыми номерами в пределах календарного года. Заголовок к тексту должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа, например: АКТ списания материальных ценностей; АКТ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный, нормативный документ с указанием его даты, номера и заголовка), перечисляются председатель и члены комиссии с обязательным указанием их должностей. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В состав комиссии могут включаться лица, работающие в других организациях, с обязательным указанием их должностей и названий организаций. Слова «Основание», «Составлен комиссией в составе», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от левого края поля. В основной части акта излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы. Текст основной части акта излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон, а в некоторых случаях зависит от требований нормативных документов. Если имеются приложения к акту, то отметка о них делается после отметки о количестве экземпляров. Отметка о наличии приложений оформляется в соответствии с правилами, установленными настоящей инструкцией. Акт подписывается председателем комиссии и всеми членами комиссии (без указания их должностей). Для придания юридической силы акт утверждается ректором (проректором) или изданием соответствующего приказа. Дата, проставленная в грифе утверждения, является датой вступления акта в силу. Образцы оформления актов приведены в Приложениях №№ 11, 12. Служебная записка Основное назначение служебной записки – оперативный обмен информацией между работниками университета, преимущественно на этапе принятия управленческого решения. Ситуации, требующие подготовки этого документа, могут быть самыми различными: обоснование необходимости закупки нового оборудования, проведение различных проверок, выделение новых штатных единиц, награждения, поощрения, переводы, командирования работников и т.д. В зависимости от содержания и предназначения различают:
Специфическим видом служебных записок является объяснительная записка. Подготовка служебной записки может быть осуществлена как по инициативе работника (руководителя структурного подразделения), так и по указанию руководства. Обычно итогом ее рассмотрения является принятие управленческого решения или издание распорядительного документа. Служебные записки делятся на внутренние и внешние в зависимости от того, отправляются ли они за пределы организации или подготавливаются исполнителем для руководства организацией. Применение внешних служебных записок не очень распространено, они используются в особо важных и принципиальных вопросах управления. Оформляется этот вид записок на общем бланке. Внутренняя служебная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование автора, наименование вида документа, дата, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Так как служебная записка имеет адресата, предпочтительным является угловое расположение реквизитов. Наименование автора. Указывается наименование структурного подразделения – автора документа, без названия организации. Печатается оно в верхнем углу от границы левого поля.
|
Похожие:
 | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади | | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... |
| Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... | | «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
 | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Пензенской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |