Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и
Скачать 3.34 Mb.
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «МОСКОВСКИЙ АВТОМОБИЛЬНО-ДОРОЖНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ (МАДИ)» ПРИКАЗ «____»_________ 20___г. Москва № _____________ Об утверждении Инструкции по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московском автомобильно-дорожном государственном техническом университете (МАДИ)» В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в МАДИ П Р И К А З Ы В А Ю : 1. Утвердить и ввести в действие с «___»_________ 2016 г. Инструкцию по делопроизводству федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (МАДИ)» (далее - Инструкция) согласно приложению. 2. Руководителям структурных подразделений ознакомить каждого работника подразделения с требованиями Инструкции под подпись. Срок «___»_________2016 г. 3. Считать утратившим силу приказ от 17 апреля 2008 года № 179 о.в. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела контроля и делопроизводства Контрольно-правового управления Попова Ю.А. И.о. ректора М.В. Дулясова УТВЕРЖДЕНА приказом и.о. ректора МАДИ от «___»_________ 20___г. № _______ ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московском автомобильно-дорожном государственном техническом университете (МАДИ)» 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (МАДИ)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнения документов и в соответствии с: - ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; - Правилами по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477; - Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива 23.12.2009 г. № 76; - Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 г. № 526; - Методическими рекомендациями «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (Москва, 2006); - ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; - Уставом МАДИ, утвержденным приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 29.10.2015 г. № 1271 1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к системе делопроизводства в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (МАДИ)» (далее - МАДИ), включая филиалы, т.е. единый порядок подготовки, оформления, прохождения, классификации, учета, хранения, печатания, копирования, тиражирования служебных документов, образующихся в деятельности МАДИ, информационно-справочной работы и контроля исполнения управленческих документов. Положения настоящей Инструкции распространяется на организацию работы с документами МАДИ в целом. 1.3. Положения настоящей инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в МАДИ, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции. 1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений МАДИ, что устанавливается их должностными инструкциями. Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги. 1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении возлагается на работника, назначенного руководителем подразделения ответственным за эту работу и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей согласно Перечню обязанностей работника, ответственного за делопроизводство (приложение № 1) с функциональными обязанностями в соответствии со своей должностной инструкцией. Работники, ответственные за делопроизводство обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. При увольнении или перемещении работника, ответственного за делопроизводство, производится передача управленческих документов и дел, о чем составляется акт приема - передачи, который утверждается руководителем структурного подразделения. Один экземпляр акта передается в отдел КиД КПУ. Образец формы акта приема - передачи управленческих документов и дел - приложение № 2. 1.6. Работники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции. Об утрате документов работники немедленно докладывают руководителю структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения МАДИ назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в отдел КиД КПУ. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. 1.7. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами электронно-вычислительной техники. 1.8. Работать с документами МАДИ вне служебных помещений не разрешается. 1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в служебных документах, в печати и других средствах массовой информации не допускается. Взаимодействие со средствами массовой информации и передача им служебной информации осуществляется специально уполномоченным лицом МАДИ. Передача документов, проектов документов, копий документов работникам других организаций и гражданам, не работающим в МАДИ, допускается только с разрешения ректора. 1.10. Контрольно-правовое управление организует не реже одного раза в год плановые проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях МАДИ. О результатах проверок докладывается ректору. При необходимости могут осуществляться и внеплановые проверки. 1.11. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого работника МАДИ, с ее требованиями работники должны быть ознакомлены под подпись. 1.12. Порядок работы с секретными документами, документами с пометкой «ДСП», документами содержащими конфиденциальную информацию (персональные данные), определяется специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми ректором. 1.13. При переименовании МАДИ, настоящая инструкция по делопроизводству сохраняет свою юридическую силу. 1.14. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. 1.15. Организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях МАДИ осуществляется Контрольно-правовым управлением. 1.16. Основные понятия: - автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ; - бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; - вид письменного документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения; - выписка из документа – копия части документа, оформленная в установленном порядке; - дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности учреждения, организации; - делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в учреждениях, организациях; - документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждения, организации; - документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; - документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправления; - доступ – право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации; - заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; - копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; - метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими; - номенклатура дел – систематизированный перечень наименования дел, формируемых в учреждении, организации, с указанием сроков их хранения; - обращение гражданина – направленные в орган власти, учреждение, предприятие, организацию или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина; - объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период; - опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета, раскрытия и содержания; - организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц; - отбор и передача – процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающихся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение; - оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; - официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке; - подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа; - регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; - реквизит документа – обязательный элемент оформления документа; - система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним; - сканирование документа – получение электронного образца документа; - служба делопроизводства – структурное подразделение учреждения, организации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях учреждения, организации; - табель унифицированных форм документов – перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов; - унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; - уничтожение – ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления; - формирование дела – группирование исполнительных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела; - экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев; - электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; - электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; - электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы; - электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе; - юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации. 2. ДОКУМЕНТЫ МАДИ 2.1. В МАДИ издаются документы, отражающие его организационные основы и деятельность (планирование, финансирование, учет и отчетность, экономические, учебные, научные и культурные связи, кадровое обеспечение, материально-техническое обеспечение и др.). Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями МАДИ, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в Табеле унифицированных форм документов МАДИ. 2.2. МАДИ издает следующие виды организационно-распорядительных документов: а) распорядительные - приказы, распоряжения, решения; б) организационные - Устав, положения, правила, инструкции, структура, штатное расписание, договоры и др.; в) информационно-справочные - протоколы, планы, отчеты, справки, заключения, отзывы, акты, докладные (служебные), объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, телефонограммы и др. 2.3. Единство правил оформления управленческих документов обеспечивается применением унифицированных форм документов (далее – УФД). УФД должны содержать постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной информации по конкретным ситуациям. УФД входят в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), на которую разработан государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). 2.4. В целях сокращения количества применяемых форм документов в МАДИ разрабатывается табель унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления МАДИ (далее – табель УФД). В табель УФД включаются управленческие документы, применяемые в каждом структурном подразделении МАДИ. Составление управленческих документов, не указанных в табеле УФД запрещается. 2.5. В соответствии с Табелем УФД МАДИ составляется Альбом унифицированных форм документов МАДИ (далее - Альбом УФД) - совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности МАДИ. 2.6. Табель и альбом УФД утверждается приказом ректора. Разработку УФД, ведение Альбома УФД и Табеля УФД МАДИ, внесение в них изменений, контроль за применением осуществляет отдел КиД КПУ. Каждое структурное подразделение МАДИ должно иметь экземпляр альбома и табеля УФД МАДИ. 3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Документирование управленческой деятельности 3.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов. Документирование (запись информации) осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. 3.1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые правила документирования управленческих действий и оформления управленческих документов, а также конкретные требования к подготовке отдельных видов документов. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: а) юридическую силу; б) качественное и своевременное исполнение и составление документов; в) возможность обработки документов с помощью электронно-вычислительной техники; г) организацию оперативного поиска документов. 3.1.3. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого данный ГОТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. 3.1.4. Распорядительные документы, подготовленные в подразделениях МАДИ, должны быть краткими, ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и при необходимости согласованными со всеми заинтересованными должностными лицами, сторонними организациями. Тексты документов не должны допускать разноречивых толкований и противоречить действующему законодательству. 3.1.5. Ответственность за некачественную подготовку документов, недостоверность содержащихся в них сведений возлагается на должностных лиц, которые участвовали в подготовке, визировании и подписании документов. 3.2. Оформление реквизитов документов 3.2.1. Документы, создаваемые МАДИ, должны иметь установленный состав обязательных реквизитов, их расположение и оформление в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 3.2.2. Состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении всех видов документов, установлен в соответствии с Перечнем реквизитов документов. |
Похожие:
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования |  | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Махачкалинского филиала московского автомобильно дорожного государственного технического университета (мади) | | Фгбоу впо «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» |
| «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... | | «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |