Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления государственного образовательного учреждения высшего
Скачать 1.35 Mb.
|
Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Вятский государственный университет» (ГОУ ВПО «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством:
Настоящая инструкция устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами всех должностных лиц Университета. Действие инструкции распространяется на всех работников Университета, создающих или использующих документы в ходе своей работы. Положения настоящей инструкции распространяются на организацию работы с документами Университета, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, независимо от вида носителя, в том числе осуществляемые с помощью компьютерных технологий и программно-технических средств. Настоящая инструкция разработана в соответствии с требованиями федеральных и ведомственных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления. Основную ответственность за организацию процесса управления документами несет руководство Университета. Специалисты отдела ДОУ несут основную ответственность за реализацию стандартов в области управления документами, осуществляют методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Университета. Распоряжения начальника отдела ДОУ по вопросам, отнесенным к его компетенции, являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами и работниками Университета. Руководители структурных подразделений несут ответственность за то, чтобы процесс создания и сохранения документов был неотъемлемой частью работы их подчиненных, а все действия подразделения в области делопроизводства были согласованы со специалистами отдела ДОУ. Все работники несут ответственность за точное и полное документирование своей деятельности в строгом соответствии с правилами, установленными настоящей инструкцией.
Управленческая деятельность Университета обеспечивается системой соответствующей организационно-распорядительной документации. Ее состав определяется: пределами компетенции Университета, объемом и содержанием решаемых должностными лицами и структурными подразделениями Университета функций и задач, характером взаимосвязей с другими учреждениями, организациями и предприятиями, а также с вышестоящими органами управления. Формирование системы документации Университета осуществляется в соответствии с требованиями нормативно-методической базы документационного обеспечения управления, которая включает:
Состав организационно-распорядительной документации Университета подлежит своевременному уточнению в связи с изменением требований соответствующих нормативно-правовых актов или изменением объема и содержания решаемых Университетом функций и задач.
Создание документов в любой организации обусловлено двумя основными факторами:
Документ (документированная информация) –зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Оформленные и удостоверенные в установленном порядке документы являются официальными. Используемый в текущей деятельности организации официальный документ называется служебным. При оформлении официальных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное и качественное их исполнение и поиск. Обеспечить это можно путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей бумаги) и оформлению реквизитов документа. Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк представляет собой стандартный лист бумаги с заранее нанесенными постоянными реквизитами и отведенными местами для переменных реквизитов. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Реквизиты документа – отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления официальных документов. Правила оформления отдельных реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Некоторые реквизиты обязательны для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам для всех организационно-распорядительных документов относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем еще необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания. Некоторые реквизиты, не влияя на юридическую силу документа, тем не менее выполняют важные функции информационного характера. Такие реквизиты называются "отметками на документе". При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая. Заголовочная часть – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе. Содержательная часть – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение. Оформляющая часть – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними. Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление). В то же время допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Двустороннее оформление документов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет включительно) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению, следует оформлять с одной стороны листа, что обеспечит большую степень сохранности бумажного носителя информации.
Реквизит "Код организации (ОКПО)" Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО заранее проставлен на бланке служебного письма (ОКПО ). Реквизит "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица" Реквизит проставлен на бланке служебного письма в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ОГРН). Реквизит "Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)" Реквизит проставлен на бланке служебного письма в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ИНН/КПП) Реквизит "Код формы документа" Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации (ОК 011-93, класс 0200000). Реквизит "Наименование организации" Наименование организации, являющейся автором документа, указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование. При наличии вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования организации. Реквизит на всех бланках университета выглядит следующим образом: Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Вятский государственный университет» (ГОУ ВПО «ВятГУ») Примечание: Если документ создается не на бланке, но его действие предполагается за пределами Университета, эти реквизиты воспроизводятся в обязательном порядке. Для документов, которые не выходят за пределы Университета (внутренние документы), обязательно указание автора, т.е. наименование организации (структурного подразделения). Реквизит "Справочные данные об организации" Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телефонной, электронной связи с организацией. Адрес оформляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 , и заранее нанесен на бланк служебного письма Университета: Московская ул., 36, г. Киров, 610000 Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, электронной почты. Реквизит "Наименование вида документа" Вид письменного документа – это его принадлежность к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Наименование документа является обозначением вида письменного документа. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами. Дополнительно к этому реквизиту может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД). Реквизит "Дата документа" Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Для документов, принимаемых коллегиальным органом, датой является дата их принятия; для утверждаемых документов – дата утверждения; для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или отделом ДОУ при регистрации документа. Она вносится в готовый документ, как правило, от руки. Государственным стандартом установлены три способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, и даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации документа оформляется цифровым способом - арабскими цифрами, в одну строку, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 01.09.2006 После написания даты цифровым способом не ставится слово "год", буква "г" с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "год", например: 01 сентября 2006г. или 01 сентября 2006 года При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр. Реквизит "Регистрационный номер документа" Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это последняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Основу регистрации составляет порядковый номер (индекс) документа. В конкретной системе документационного обеспечения управления Университета индекс документа, помимо порядкового номера, включает индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, буквенные и цифровые обозначения для регистрации приказов. При отправке писем-ответов принято указывать два индекса – тот, что присвоен документу в организации-авторе данного письма при его регистрации, и тот, который был на полученном документе (реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"). Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. Отметка для реквизита нанесена на бланк служебного письма. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" Реквизит проставляется на исходящих письмах-ответах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например: На № 15-07/68 от 22.10.2006 Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации. Отметка для реквизита нанесена на бланк служебного письма. Реквизит "Место составления или издания документа" Место составления или издания указано в справочных данных об организации (адрес) в бланке служебного письма. На общих бланках университета с угловым и продольным расположением реквизитов указано место составления: г. Киров. Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа. |
Похожие:
 | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади | | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... |
| Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... | | «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
 | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Пензенской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |