Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления государственного образовательного учреждения высшего
Скачать 1.35 Mb.
|
Копирование протоколов или изготовление выписок из протоколов. Выписки из протоколов копируются секретарем коллегиального органа в количестве, соответствующем количеству исполнителей и заинтересованных лиц. Помещение подлинника протокола и подлинников распорядительных документов (приказов) в дело. Подшивка протокола в дело осуществляется секретарем коллегиального органа в соответствии с номенклатурой дел. Вместе с протоколами могут подшиваться только материалы, составляющие неотъемлемую часть протокола: например, списки присутствовавших на заседании, тезисы и тексты докладов, выступлений, особые мнения участников заседания, не согласных с мнением большинства и др. Подлинник приказа вместе с приложениями подшивается в дело работником отдела ДОУ. При единоличном принятии решений документы издаются ректором. Как правило, это распорядительные (приказы, распоряжения) и организационные документы (положения, инструкции и др.). Движение документов при единоличном принятии решения включает следующие этапы: Обоснование необходимости издания документа. В качестве документов, инициирующих решение, могут быть документы, изданные вышестоящими органами управления и организациями, или ранее изданные документы самого университета. Инициировать решение могут и такие внутренние документы, как заявления, служебные записки, акты, протоколы и др., если они содержат информацию, обосновывающую принятие решения. Решение ректора о подготовке документа выражается в виде резолюции на документе, инициирующем решение, либо устного распоряжения. Подготовку проекта документа могут инициировать руководители структурных подразделений на основании их должностных инструкций. Подготовка проекта документа. Проекты документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных структурных подразделений, в подготовке проекта принимают участие представители этих подразделений. Для подготовки проект по решению ректора может быть создана временная рабочая группа. Ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта внутреннего документа несет то должностное лицо, которому поручено его исполнение. Передача проекта документа на согласование. Необходимость согласования – специфическая особенность документов, издаваемых при единоличном принятии решения. Как правило, проводится внутреннее согласование проекта документа. Внутреннее согласование оформляется визой, проставляемой в нижней части последнего листа проекта документа (в приказах, распоряжениях), на обороте последнего листа документа (в положениях) или на отдельном листе согласования. Внешнее согласование проводится в случаях, когда проект документа затрагивает интересы других организаций. Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования и оформляется грифом согласования, который проставляется в нижней части последнего листа проекта документа или на отдельном листе согласования. Целесообразно проводить визирование в течение двух-трех рабочих дней. Процедура визирования завершается возвращением проекта документа исполнителю. Доработка проекта документа по замечаниям (при необходимости). После доработки проект документа оформляется ответственным исполнителем на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом N 13 в соответствии с правилами оформления соответствующих видов документов (с указанием статуса документа: ПРОЕКТ). Если проект документа готовился по поручению вышестоящей организации, он направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом. При этом проект документа визируется ректором. Повторное визирование проекта документа (при необходимости). Повторное визирование необходимо для того, чтобы все заинтересованные должностные лица проставили визы на том экземпляре документа, который будет представляться ректору на подпись. Окончательное оформление документа. Оформленный в соответствии с требованиями настоящей Инструкции проект распорядительного документа (приказа, распоряжения) со всеми приложениями передается в отдел ДОУ для окончательного оформления вместе с электронным вариантом проекта документа и приложений (на дискете), где документ оформляется на бланке приказа (распоряжения) в соответствии с правилами делопроизводства и передается на подпись ректору. Контроль за правильным оформлением распорядительных документов осуществляется работниками отдела ДОУ. Окончательное оформление прочих внутренних документов осуществляется ответственными исполнителями в соответствии с правилами оформления соответствующих документов, установленными настоящей Инструкцией. Ответственность за правильное оформление внутренних документов несут руководители тех структурных подразделений, где готовились документы. Подписание документа (принятие решения). Подпись ректора превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Подпись ректора проставляется либо в грифе утверждения, либо под текстом распорядительного документа и оформляется в соответствии с правилами оформления данных реквизитов. Подписывается, как правило, один экземпляр документа, который становится подлинником документа. Регистрация документа. Приказы и распоряжения регистрируются в отделе ДОУ по соответствующим группам (приказы по личному составу работников регистрируются в отделе кадров). Прочие внутренние документы регистрируются по месту составления в соответствии с номенклатурой дел университета. Тиражирование документов. Тиражирование распорядительных документов осуществляется отделом ДОУ в количестве, соответствующем количеству исполнителей и заинтересованных лиц. Тиражирование прочих документов при необходимости осуществляет структурное подразделение-автор документа. Рассылка копий распорядительных документов. Рассылка копий приказов и распоряжений осуществляется работниками отдела ДОУ в соответствии со списком рассылки, составленным исполнителем, готовившим проект приказа. Рассылку копий приказов по личному составу работников осуществляет ОК. Передача копий приказов осуществляется через ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Подшивка и хранение подлинников документов. Приказы и распоряжения вместе с приложениями и листами согласования подшиваются работниками отдела ДОУ в дела в соответствии с номенклатурой дел университета. Подлинники документов, утвержденных приказами, оформляются как приложения к соответствующим приказам и хранятся в отделе ДОУ. Подлинники документов, утвержденных посредством грифа утверждения, хранятся в структурных подразделениях – авторах документов. Выдача копий и выписок с документов. Копия – это оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами полное и точное воспроизведение содержания документов на бумажной основе или в электронном виде. Копия документа изготавливается и выдается с разрешения ректора (проректоров по курируемым вопросам) или руководителя структурного подразделения, где был изготовлен документ. Разрешается изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями, при решении в соответствии с законодательством РФ дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых (жилищных и др.) прав, а также при формировании их личных дел (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании). Реквизиты копии документа: наименование документа; текст (собственно копия документа, в точности воспроизводящая его содержание); заверительная надпись. При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметка о том, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в университете. Копия с документа воспроизводится машинописным способом, средствами оперативной полиграфии (в том числе компьютерной). При изготовлении копии машинописным способом текс документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка (с использованием условных обозначений – «оттиск печати организации» и т.п.). В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия". При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии". Для придания копии юридической силы она должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику. Отметка о заверении копии оформляется в соответствии с правилами оформления данного реквизита. В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в университете. Допускается не проставлять отметку о заверении копии на копиях приказов и распоряжений, выдаваемых отделом ДОУ для работы в структурные подразделения. При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию дополнительно удостоверяют печатью, подтверждая ее соответствие подлиннику. Выписка – оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на бумажной основе. Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии невозможно (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа). Фактически выписка выполняет функции копии документа. В нормативных правовых актах требования к выпискам не определены, поэтому допустимо производить их оформление в соответствии с требованиями, предъявляемыми к копиям документов. Реквизитами выписки являются: наименование документа; заголовок к тексту (указывает на документ-источник, формулируется в родительном падеже – «из...»); текст (собственно выписка из документа, в точности воспроизводящая его фрагмент); заверительная надпись. 4.2. Регистрация документов Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация документов осуществляется в соответствии со следующими принципами. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется. Входящие документы регистрируются в день поступления, в крайнем случае, на следующий рабочий день; исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения. Регистрация документов производится в пределах массивов: входящие документы – один массив, исходящие – другой, внутренние – третий ( в каждом из них могут быть выделены составляющие их группы в зависимости от названия вида документа, автора и содержания). Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Рособразования, из Правительства Кировской области, обращения граждан и т.д. Порядковые регистрационные номера обновляются в начале каждого года, т.е. по каждому массиву документов используется валовая порядковая нумерация в пределах одного календарного (учебного) года (с 1 января по 31 декабря или с 1 сентября по 31 августа). Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из органов власти и управления всех уровней, вышестоящих организаций, подведомственных организаций (филиалов, представительств), поступающие на рассмотрение ректора университета, распорядительные документы и переписка за подписью ректора регистрируются в отделе ДОУ. Документы, создаваемые по направлениям деятельности университета, могут регистрироваться в структурных подразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. Правила регистрации документов: Состав регистрационных данных определяется таким образом, чтобы обеспечить максимальное удобство при поиске документа:
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
Регистрация документов осуществляется в соответствии с номенклатурой дел университета с использованием классификатора структурных подразделений (для входящих и исходящих документов) (Приложение № 16) и классификатора распорядительных документов (для приказов и распоряжений) (Приложение № 17). Классификаторы позволяют дополнить порядковый номер документа индексами и литерами, с помощью которых документам присваиваются регистрационные номера, облегчающие их поиск. Регистрационный номер входящего (исходящего) документа состоит из:
Например, в регистрационном номере 01 – 02/65 цифры означают: 01 – индекс отдела ДОУ по классификатору структурных подразделений; 02 – номер дела «Приказы и инструктивные письма Рособразования, присланные для сведения» по номенклатуре дел; 65 – порядковый номер документа. Регистрационный номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) состоит из порядкового номера документа и литеры по классификатору распорядительных документов. Например, нумерация приказа 125-З1О означает: З1О – код приказа по личному составу студентов, получающих первое высшее образование по основной программе в нормативные сроки по заочной форме обучения; 125 – порядковый номер приказа. Для регистрации входящих документов используется штамп, проставляемый в нижнем правом углу на лицевой стороне первого листа документа. В регистрационном штампе указываются дата поступления документа и его регистрационный номер (входящий). Регистрация исходящих документов отличается от регистрации входящих, по сути дела, только одним: порядковый регистрационный номер проставляется на бланке в специально отведенном для этого месте. При регистрации сведения о документе вносятся в специальные регистрационные формы. В университете для регистрации документов рекомендуется применять журналы регистрации либо регистрационно-контрольные карточки (РКК). Возможно использование компьютерных регистрационных форм при условии их дублирования на бумажном носителе. При создании информационно-поисковой системы по документам должны быть приняты меры по обеспечению сохранности данных в системе. При журнальной регистрации сведения о регистрируемых документах заносятся в специальные графы журнала. Для каждого регистрационного массива используется своя форма регистрационного журнала. Формы журналов регистрации входящих и исходящих документов даны в Приложении № 18. Для регистрации факсограмм рекомендуется использовать специальный журнал (Приложение № 19). Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) дана в Приложении № 20. |
Похожие:
 | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади | | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... |
| Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... | | «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
 | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Пензенской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |