Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления государственного образовательного учреждения высшего
Скачать 1.35 Mb.
|
4.1.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов Доставка документов в университет осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают: телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы. Документы, поступающие в университет на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются в почтовое отделение. Конверты к документам, как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев:
Все документы, поступившие в университет, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в структурные подразделения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения ректором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. В результате предварительного рассмотрения сокращается время прохождения документов, а ректор освобождается от рассмотрения документов по вопросам, находящимся в компетенции проректоров и руководителей структурных подразделений. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в университете распределения обязанностей. На рассмотрение ректора передаются документы, поступившие из органов власти и управления всех уровней, вышестоящих организаций, подведомственных организаций (филиалов, представительств), других организаций, требующие принятия управленческих решений. Прочие документы направляются на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения, где они должны быть зарегистрированы. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Если непосредственно в структурное подразделение поступает документ, требующий рассмотрения и вынесения резолюции ректора, работники структурного подразделения обязаны передать его в отдел ДОУ для предварительной регистрации. По каналам электрической связи документы поступают непосредственно в структурные подразделения, где они должны учитываться. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями. 4.1.2. Регистрация документов, рассмотрение их руководством и доставка исполнителям Вся поступившая в отдел ДОУ корреспонденция подлежит учету, за исключением:
Учет осуществляется работниками отдела ДОУ в специальных формах по видам корреспонденции (простая, заказная, телеграммы, корреспонденция ВЗФ). Передача документов в структурные подразделения осуществляется следующим образом: простая корреспонденция раскладывается по ячейкам сортировочного шкафа (каждому структурному подразделению соответствует своя ячейка), установленного в отделе ДОУ, откуда их обязаны ежедневно забирать работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях; заказная корреспонденция выдается под расписку непосредственно ответственным исполнителям либо ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Передаваемые на рассмотрение ректора документы регистрируются в отделе ДОУ в соответствующей регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). Зарегистрированные документы через помощника ректора передаются на резолюцию ректору. С момента передачи документов помощнику ректора ответственность за документы ложится на него. Передавать документы на рассмотрение ректора может и начальник отдела ДОУ. В процессе рассмотрения документа ректор накладывает свою резолюцию на специальном бланке резолюции (Приложение № 15) в соответствии с правилами оформления данного реквизита. Рассмотренные ректором документы возвращаются в отдел ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Работники отдела ДОУ оповещают должностных лиц, указанных в резолюции, о необходимости получения документа. Документ передается под расписку непосредственно должностному лицу либо ответственному за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении. С этого момента ответственность за документ ложится на последних. Подлинник документа, который исполняется несколькими должностными лицами, в первую очередь получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям документ передается для ознакомления в порядке, указанном в резолюции. На следующий день документ должен быть возвращен исполнителем в отдел ДОУ. При необходимости исполнитель может изготовить копию документа. Передача зарегистрированных и полученных в отделе ДОУ подлинников документов в другие структурные подразделения (другим должностным лицам) не через отдел ДОУ запрещается. Документы, переданные на рассмотрение руководителям структурных подразделений, должны быть зарегистрированы в соответствующих структурных подразделениях ответственными за делопроизводство. Резолюцию на документы, зарегистрированные в структурных подразделениях, выносят руководители соответствующих структурных подразделений. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях. Документы передаются с соответствующей отметкой в журналах регистрации. 4.1.3. Подготовка и отправка исходящих документов Исходящие документы - это документы, созданные в университете и отправляемые из него в другие учреждения или частным лицам. В общем виде отправляемые (исходящие) документы проходят следующие этапы: подготовка документа, регистрация, отправка экземпляра документа (подлинника) адресату, подшивка копии документа в дело (при отправке документа по факсу или электронной почте в дело может подшиваться подлинник, если он не высылается корреспонденту по почте). Различий в подготовке документов, которые готовятся как ответ на поступивший документ, и инициативных документов нет. Различия могут проявляться в количестве инстанций, через которые проходит документ, например, на этапе согласования и подписания. За подготовку, согласование (визирование) и подписание исходящего документа отвечает ответственный исполнитель. Исполнитель несет персональную ответственность за достоверность информации, использованной при подготовке документа. При подготовке исходящих документов нужно руководствоваться следующим правилом: если поступивший документ рассматривался ректором и именно он вынес первую резолюцию на документе, то исходящий документ также должен подписываться ректором или по его поручению проректором в соответствии с компетенцией. Соответственно, если документ поступил непосредственно в структурное подразделение, то и ответ на него подписывает руководитель подразделения (при условии, что ему дано это право) либо проректор, курирующий деятельность данного структурного подразделения. Регистрация исходящих документов, подписанных ректором, осуществляется в отделе ДОУ. Документы, подписанные проректорами, регистрируются помощниками проректоров. Соответственно, документы, подписанные руководителями структурных подразделений, должны быть зарегистрированы в соответствующих структурных подразделениях. Независимо от уровня подписания документ, отправляемый из Университета, оформляется в двух экземплярах: подлинник - на бланке письма Университета с соблюдением установленных правил оформления (документ, подписанный руководителем структурного подразделения – на бланке соответствующего структурного подразделения), 2-й экземпляр (копия) – на обычных листах бумаги. Подписывается только подлинник документа; визы на исходящих документах проставляются на копии документа, остающейся в Университете. Визы проставляются на обороте 1-го листа документа, если подписанный подлинник доставляется корреспонденту по факсимильной или электронной связи, без последующей отправки по почте. Виза главного бухгалтера проставляется на лицевой стороне 1-го листа исходящего документа, содержащего гарантию оплаты. После регистрации документа подлинник отправляется адресату, а копия помещается в дело на хранение в соответствии с номенклатурой дел. Если письмо содержит приложения, в дело на хранение помещается копия письма со всеми приложениями. Приложения могут не передаваться на хранение, если приложением является копия документа, подлинник которого хранится в университете (например, копия приказа, должностной инструкции, положения и т.д.). В дело ОДОУ на хранение может помещаться копия письма без приложения, но с отметкой, что копия приложения хранится у ответственного исполнителя. Документы, отправляемые университетом, передаются почтовой и электрической связью. Франкировальная обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется отделом ДОУ. Документы для отправки передаются в отдел ДОУ полностью оформленными, зарегистрированными, запечатанными в конверт с указанием почтового адреса (в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи). Корреспонденция для отправки, поступившая в отдел ДОУ во второй половине рабочего дня, отправляется на следующий день. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела ДОУ. С помощью средств электрической связи могут быть отправлены документы из структурных подразделений, располагающих необходимыми техническими и программными средствами. При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться требованиями настоящей инструкции.
Внутренние документы – это документы, создаваемые и используемые в организации. К внутренним документам относятся распорядительные документы (приказы и распоряжения), протоколы заседаний коллегиальных органов, служебные записки, акты, положения, инструкции и т.д. Внутренние документы, как правило, издаются или составляются в одном экземпляре, который после издания или окончания работы с документом помещается на хранение в дело. Движение внутренних документов на стадии создания документов аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования повторяет движение поступающих документов. Исключение составляют отдельные виды документов, имеющие индивидуальные маршруты прохождения, например, внутренние информационно-справочные документы (заявления, служебные записки, справки), протоколы заседаний и т.д. При организации движения внутренних документов учитываются следующие факторы:
Управленческие решения принимаются двумя способами: единолично ректором или коллегиальным органом (например, Ученым советом университета). В первом случае проект документа (управленческого решения) в обязательном порядке проходит процедуру согласования со всеми заинтересованными лицами, во втором случае – согласование проекта документа не проводится, потому что решение принимается на заседании совместно всеми его членами. Наличие в документе поручений, требующих исполнения, требует доведения документа до исполнителя (исполнителей). Если же документ содержит информацию, инициирующую управленческое решение, он поступает на рассмотрение ректора. Решения, принятые коллегиально, фиксируются в протоколах заседаний, на основании которых могут издаваться распорядительные документы. Движение документов при коллегиальном принятии решения включает следующие стадии: Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. Работа по подготовке материалов к заседанию (в том числе проект решения) ведется лицами, ответственными за подготовку вопросов для обсуждения. Передача подготовленных материалов секретарю коллегиального органа, который проверяет их полноту и правильность оформления. Обсуждение материалов на заседании и принятие решения. Во время заседания ведется его протокол, в котором фиксируется весь ход заседания: выступления основных докладчиков, обсуждение вопросов повестки дня, принятые решения. Оформление протокола заседания. Окончательное оформление протокола проводится, как правило, в течение 3-5 дней после заседания. При оформлении протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером предыдущего протокола. Датой протокола является дата заседания, а не дата оформления. Регистрационно-учетные журналы по протоколам не ведутся. Учетную функцию выполняет само дело, в которое подшиваются подписанные протоколы. Подписание протокола. Как правило, протоколы подписываются председателем заседания и секретарем, но есть и исключения из этого общего правила: например, протоколы государственных аттестационных комиссий подписываются всеми членами коллегиального органа. Издание распорядительного документа. Когда существует необходимость в дополнительных предписаниях, разъяснениях, проведении комплекса мероприятий, связанных с принятым на заседании решением (например, в связи с утверждением нового положения, с решением о создании или переименовании структурного подразделения, с решением о присвоении квалификации и др.), издается распорядительный документ (приказ, распоряжение). Приказ содержит ссылку на номер протокола и дату заседания и подписывается ректором. На основании одного протокола может быть подготовлено несколько приказов. Если приказ вводит в действие утвержденное решением коллегиального органа постановление либо иной документ, последний оформляется приложением к приказу. Регистрация приказов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. |
Похожие:
 | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади | | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... |
| Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... | | «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
 | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Пензенской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |