Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления государственного образовательного учреждения высшего
Скачать 1.35 Mb.
|
Реквизит "Адресат" Адресатами могут быть как юридические лица (организации и предприятия), так и физические лица (отдельные граждане). При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например: Московский институт дизайна и технологии Отдел аспирантуры Федеральная служба по труду и занятости Для ускорения движения документов при обработке их в организации-получателе рекомендуется адресовать документы конкретному должностному лицу: руководителю организации, его заместителю, руководителю структурного подразделения, специалистам. При адресовании документа руководителю организации или его заместителю наименование организации (в родительном падеже) входит в состав наименования должности адресата. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например: Генеральному директору ЗАО "СТРОЙСЕРВИС" И.Н. Иванову Ректору Московского государственного открытого университета Ю.Г. Круглову Если документ адресуется руководителям структурных подразделений, адресование начинается с наименования организации в именительном падеже. Структурное подразделение (в родительном падеже) указывается в составе наименования должности руководителя подразделения (в дательном падеже). Например: ЗАО “Стройдеталь” Начальнику технического отдела С.И. Петрову Рособразование Управление делами Главному специалисту В.Г. Семкиной При адресовании документа специалистам (главным, ведущим и др.) сначала указывается наименование организации в именительном падеже, затем наименование должности специалиста в дательном падеже. Например: ОАО «Электрон» Главному инженеру О.Н. Гаврилову При обращении к должностному лицу обычно употребляется специальное слово-обращение, например, господин. В качестве слова-обращения могут употребляться ученые звания (академик, профессор, доцент, старший научный сотрудник и т. п.) и ученые степени (например, кандидат экономических наук). Слова-обращения чаще всего употребляются в общепринятой сокращенной форме (например: г-н, акад., проф., доц., с.н.с., к.э.н.). При наличии слова-обращения инициалы должностного лица ставятся после фамилии. Например: Председателю Ассоциации предпринимателей г-ну Прохорову Г.А. Научно-исследовательский институт макроэкономики Заведующему сектором мировой экономики с.н.с. Воробьеву Н.И. Рассмотренный порядок адресования документов распространяется и на внутреннюю переписку организаций, т. е. на подготовку докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации, руководителей структурных подразделений и специалистов. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес (адрес места жительства), например: Матвееву И.И. Садовая ул., д. 5, кв. З, г. Химки, Московская обл., 148012 Почтовый адрес может входить в состав реквизита “Адресат” при направлении корреспонденции юридическим лицам, если документ высылается в организацию впервые. При этом почтовый адрес является последним элементом реквизита “Адресат” и указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Например: Директору ООО“Янтарь” г-ну Хромову Д.В. Мира ул., д. 7, г. Пермь, 413425 При направлении документов в федеральные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и другие учреждения, адреса которых общеизвестны, а также при переписке с постоянными корреспондентами указывать почтовый адрес не требуется. Реквизит “Адресат” на письме формата А 4 максимально может содержать до четырех адресов (слово “Копия” перед 2, 3 и 4-м адресами не пишется). В случае рассылки документа более чем в четыре адреса следует составлять список рассылки и на каждом документе указывать только один адрес. Если необходимо отправить документ нескольким однородным организациям, то в реквизите “Адресат” эти организации можно указать обобщенно, например: Ректорам вузов Реквизит “Адресат” располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа. Каждую строку реквизита можно центрировать относительно самой длинной строки. Например: Ректору Московской академии бизнеса проф. Егорову М.И. Другим способом расположения данного реквизита является выравнивание строк по левому краю. В служебных документах выравнивание строк в реквизитах по правому краю не принято. На бланке служебного письма проставлены ограничительные отметки для верхней зоны расположения реквизита "Адресат" Реквизит "Гриф утверждения документа" Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Гриф проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Документы могут утверждаться двумя способами:
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения включает:
Допускается частично заготавливать дату при печатании документа, т. е. обозначать год / или месяц и год. В последнем случае от руки проставляется только число и месяц / или только число. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу листа документа. Строки в грифе утверждения либо выравниваются по левому краю, либо центрируются относительно самой длинной строки. УТВЕРЖДАЮ Ректор государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Вятский государственный университет» личная подпись Е.В.Пименов 06.10.2006 В ряде случаев для утверждения документа необходимо издать другой документ, например, приказ. Такой способ утверждения обычно применяется при подготовке сложных по содержанию организационных документов (локальных нормативных актов), затрагивающих интересы многих работников или устанавливающих общие правила и нормы, распространяющиеся на деятельность университета в целом. При утверждении документа другим документом гриф утверждения включает:
В грифе эти слова пишутся прописными буквами, без кавычек и двоеточия;
— наименование вида документа; — наименование организации — автора документа или должность лица, подписавшего документ, либо наименование органа, принявшего документ; — дату документа; — регистрационный номер документа. УТВЕРЖДЕНО приказом ректора ГОУ ВПО «ВятГУ» от 20.01.2008 № 7 Для утверждения документов чаще всего издаются распорядительные документы (приказы, распоряжения). Утверждение документов может оформляться и протоколами решения коллегиальных органов. УТВЕРЖДЕН решением Ученого совета университета от 31.01.2008 (протокол № 5) В некоторых случаях документы создаются двумя (или несколькими) организациями и соответственно имеют два (или несколько) грифов утверждения. В таких документах грифы утверждения принято располагать параллельно (слева и справа), на одном уровне Реквизит "Резолюция" Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция – одна из форм реализации распорядительной деятельности руководителя. Она выражает мнение руководителя о том, что, когда и каким образом должны делать исполнители для решения административных или организационных вопросов. Резолюция представляет собой надпись на документе, сделанную должностным лицом и содержащую принятое им решение. В резолюции определяются структурные подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания. Распорядительная функция резолюции может быть осуществлена только в том случае, если в ней четко указано: кому, что и когда сделать. Исполнитель. В резолюции указывается фамилия (в именительном или в дательном падеже) и инициалы исполнителя, т.е. лица, которому дается поручение. Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. Ответственным за исполнение поручения является тот сотрудник, чья фамилия указана первой (без пометки "ответственный"). Ответственный исполнитель может привлечь к ответственности других сотрудников, либо четко определить степень ответственности каждого. Ответственный исполнитель обязан организовать работу других должностных лиц (соисполнителей). Например, провести совещание по обсуждению вопроса, предложить представить варианты ответа или встречные предложения и т.д. Содержание поручения. Текст резолюции должен быть предельно ясен, составлен кратко, четко и корректно, чтобы у исполнителя не возникала необходимость обращения за разъяснениями к руководителю. Например: Резолюция «К исполнению» - необходимо разъяснение, если в тексте документа конкретно не указано, что, как и когда исполнять. Резолюция «Изучить предложения» - не ясно, что делать после изучения предложений. Резолюция «Прошу переговорить» - необходимо уточнение, когда именно это следует сделать. Если ситуация типична, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой привычной схеме. Иногда требуется дать более развернутые указания исполнителям. Здесь многое зависит прежде всего от анализируемой ситуации. Содержание указания будет зависеть и от квалификации исполнителя, чем она выше, тем большую свободу действий ему можно предоставить. Суть поручения излагают, как правило, в повелительной форме. Часто для этой цели используется инфинитив (неопределенная форма глагола). Например: Подготовить ответ… Подготовить предложения… Принять участие… Связаться с отправителем и согласовать дату проведения (мероприятие)… Рассмотрите и сообщите свое мнение… Согласовать с … Срок исполнения. В резолюции срок исполнения указывается только календарной датой. Не рекомендуется использовать выражения: срок 10 дней, срок один месяц, представить через две недели и т.д. Следует указывать: …до 25.10.2006, …к 15.11.2006 и т.д. Завершают резолюцию дата ее написания и личная подпись должностного лица (без расшифровки), например: Тиуновой Е.В. Подготовить проект приказа к 12.07.2007 Пименов 10.07.2007 Правом наложения резолюций преимущественно пользуются ректор и проректоры, однако, соподчиненность должностных лиц может привести к последовательному написанию на документе нескольких резолюций. При этом каждая последующая резолюция не отменяет предыдущего распоряжения, а уточняет и детализирует порядок исполнения документа и действия исполнителя. Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа над реквизитом "Текст". Резолюция, как правило, вносится от руки в подлинник документа. При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Не допускается использовать для резолюции бумагу для заметок, листки отрывного календаря и т.д.
Реквизит "Заголовок к тексту" Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовок формулируется составителем текста документа. Заголовок грамматически должен быть согласован с наименованием вида документа, например: приказ о создании отдела, протокол заседания Ученого совета, должностная инструкция секретаря, правила внутреннего трудового распорядка. Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка служебного письма. Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Реквизит "Текст документа" Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например: приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, должна быть ссылка на эти документы: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст документа содержит несколько вопросов, решений, выводов, его лучше разбить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийной письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения). Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименования признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с существительным в именительном падеже; показатели могут быть выражены цифрами. Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению, финансовых документах и др. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических документах, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – граф и горизонтальный – строки. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф (при большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф). |
Похожие:
 | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади | | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... |
| Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... | | «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
 | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Пензенской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |