Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления государственного образовательного учреждения высшего
Скачать 1.35 Mb.
|
5.7. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
Экспертиза ценности документов в университете проводится:
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности университета, создается экспертная комиссия (ЭК). Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях университета непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел университета путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК университета. Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел университета. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Работники архива университета проводят экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством специалистов Центра формирования архивного фонда Кировской области. По результатам экспертизы ценности документов в структурном подразделении составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению под непосредственным методическим руководством архива университета. Порядок оформления и утверждения описей установлен настоящей инструкцией. ЭПК при Управлении по делам архивов Кировской области утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу. Описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению рассматриваются на заседании ЭК университета одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются ректором университета только после утверждения ЭПК при Управлении по делам архивов Кировской области описей дел постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты, можно уничтожать. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2002 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 г. Специалисты Центра формирования архивного фонда Кировской области проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включать в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению. 5.8. Порядок выдачи дел из архива Выдача дел (документов) из архива осуществляется по предварительной заявке. Для получения дела (документов) заявителю необходимо лично явиться в архив, а также расписаться в специальном журнале за полученное из архива дело (документ). Дела могут выдаваться из архива:
Личные дела бывших работников университета выдаются только работникам отдела кадров, личные дела обучающихся выдаются только работникам деканатов. При работе с личными делами, полученными из архива, запрещается заменять обложки дел, изменять надписи на обложках дел без согласования с работниками архива. Работа с делами постоянного хранения проводится в помещении архива. Дела выдаются во временное пользование из архива для других организаций на срок, не превышающий 3 месяца. Прокуратуре, судебным и правоохранительным органам дела выдаются только на основании мотивированных запросов с разрешения ректора (проректора) университета на срок до прекращения дела или вынесения судебного решения. Продление установленных сроков выдачи документов и дел во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководства по письменному заявлению пользователя об ответственности за сохранность документов. 5.9. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера Исполнение запроса в архиве университета складывается из нескольких этапов: прием и регистрация запроса, поиск запрашиваемой информации, составление и выдача заявителям ответов на запросы. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии. Работу по запросам обучающихся, окончивших университет или отчисленных из университета по различным причинам (кроме справок, подтверждающих факт учебы) ведут работники деканатов. Архивная справка – это официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных. Архивная копия – это официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных. Оформление архивных справок, архивных копий имеет ряд нормативных требований:
Один экземпляр справки выдается заявителям под роспись при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам, а также может быть выслан заказным письмом с уведомлением по почте; второй экземпляр справки остается в деле и хранится в соответствии с номенклатурой дел. Подлинные документы, хранящиеся в архиве, выдаются заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам при наличии нотариально заверенной доверенности, а также могут быть высланы заказным письмом по почте. Срок исполнения социально-правовых запросов строго определены законодательством. Срок исполнения запросов социально-правового характера по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть увеличен до 60 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива составляет не более 15 дней с момента регистрации обращения. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется официально на бланке университета. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. |
Похожие:
 | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади | | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... |
| Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... | | «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
 | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Пензенской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |