Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления государственного образовательного учреждения высшего
Скачать 1.35 Mb.
|
2.3.4. Отметки на документе "Отметка о контроле" Реквизит проставляется на тех документах, работа с которыми взята на контроль с целью обеспечения соблюдения установленных типовых или индивидуальных сроков исполнения. Отметка включает букву "К" или слово "Контроль". Отметка располагается в правом верхнем углу документа. "Отметка о заверении копии" Данная отметка проставляется на копиях документов и выписках из документов. Копия документа изготавливается и выдается с разрешения ректора (проректоров по курируемым вопросам) или руководителя структурного подразделения, где был изготовлен документ. Отметка о заверении копии проставляется от руки ниже реквизита "Подпись" и включает заверительную надпись "Верно" или "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату заверения, например: Верно Документовед личная подпись Е.Л. Ветошкина 08.07.2006 В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в университете. При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию дополнительно удостоверяют печатью, подтверждая ее соответствие подлиннику. "Отметка об исполнителе" Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения ответных действий и т.п. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа (или фамилию, имя и отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) без надписи "Исп." и номер его служебного телефона без надписей "тел." Или "т.", например: Н.А. Краева 53-17-50 На документе, подготовленном по поручению ректора (проректоров) группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Если документ подлежит последующему размножению средствами множительной техники, то данный реквизит следует указывать только на лицевой стороне. Если автор текста сам подписывает документ, то отметка об исполнителе не оформляется. Не проставляют отметку об исполнителе в таких видах документов, как акт и протокол. В письмах, которые носят полуофициальный, отчасти личный характер отметка об исполнителе также не проставляется. "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело ( в соответствии с Номенклатурой дел) для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка включает: при наличии документа, свидетельствующего об исполнении - ссылку на его дату и номер (при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении); запись «В дело», номер дела (по Номенклатуре дел), в котором будет храниться документ. Исполнитель документа или руководитель структурного подразделения, в котором был исполнен документ, делают отметку об исполнении, подписывают и датируют ее. Ссылку на дату и номер исходящего документа-ответа проставляет исполнитель, если исходящий документ был зарегистрирован в структурном подразделении, или работник отдела ДОУ, если исходящий документ регистрируется в отделе ДОУ. Запись "В дело" и ссылку на номер дела, в котором будет храниться документ, делает работник отдела ДОУ при наличии отметки об исполнении (при условии, что документ зарегистрирован в ОДОУ) или ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, если документ зарегистрирован там. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. "Отметка о поступлении документа в организацию" Отметка о поступлении документа проставляется на входящих (получаемых) документах и содержит: наименование отдела, очередной регистрационный номер и дату поступления документа, слова "Дело №" (для простановки номера дела, куда будет помещен документ после исполнения). В упрощенном виде отметка может содержать регистрационный номер и дату поступления документа и проставляться с помощью специального штампа или от руки. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. «Идентификатор электронной копии документа» Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и, при необходимости, другие поисковые данные.
Организационно-распорядительные документы и письма Университета должны оформляться на бланках. Совместные документы, издаваемые от имени Университета и другой (других) организации (организаций), оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. Оформление внутренних документов Университета производится с использованием технических средств на чистых листах писчей бумаги формата А4 и А5. В отдельных случаях допускается использование писчей бумаги формата А3 и А6. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются работники Университета, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При оформлении документов с помощью технических средств, в том числе в автоматизированном режиме, необходимо руководствоваться следующими правилами. По ГОСТ 6.10 – 87 межстрочный интервал составляет 4,25 мм, а шаг письма, т. е. размер печатного знака – 2,6 мм. При составлении документа на компьютерах с использованием различных тестовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т.д. При подготовке документов Университета рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером 12 для оформления табличных материалов, размером 13 для печатания текстов. Текст документа формата A4 печатается через 1,5 межстрочного интервала. Для документов формата A5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал. При подготовке табличных документов Университета допускается применять стандартные средства табличного редактора Excel for Windows. При подготовке презентационных (визуальных) документов (схем, графиков, диаграмм и т.п.) допускается применять стандартные средства редактора презентаций PowerPoint for Windows. Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля (т. е. с "красной строки"). Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 межстрочного интервала. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2 – 4 межстрочными интервалами. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. При печатании документов рекомендуется соблюдать отступ от левой границы текстового поля: 0 –для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, п р и к а з ы в а ю, п р е д л а г а ю; 5 печатных знаков - для начала абзацев в тексте; 32 печатных знака - для реквизита "Адресат"; 40 печатных знаков - для реквизитов "Гриф утверждения", "Гриф ограничения доступа к документу"; 16, 24, 56 печатных знаков - для составления таблиц и трафаретных текстов; 48 печатных знаков - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись"; 56 печатных знаков - для печатания слова "Копия" при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан. При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от левой границы текстового поля. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы текст не заходил за границы правого поля. В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению, следует оформлять с одной стороны листа, что обеспечит большую степень сохранности бумажного носителя информации.
Организационно-распорядительные документы и письма Университета должны оформляться на бланках, имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает два варианта расположения реквизитов бланка: продольное и угловое. При продольном расположении реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля. При угловом расположении реквизитов они располагаются в левом углу листа. Угловой вариант наиболее удобен для управленческой деятельности, так как оставляет свободным правый угол для размещения грифа утверждения, адресования, резолюции. В Университете применяются следующие виды бланков: Общий бланк. Используется для изготовления всех видов организационно-распорядительных документов, за исключением писем. Бланк содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются, за исключением реквизита «Наименование вида документа». Наименование вида документа впечатывается при его составлении. Остальные реквизиты остаются постоянными: наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа. Бланк письма. Используется при переписке с другими организациями и в связи с этим содержит следующие реквизиты: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование организации, справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту. Бланк конкретного вида документа. Используется для создания документов одного и того же вида, например, приказа, распоряжения, командировочного удостоверения, направления в поездку. Бланк должностного лица (ректора). Содержит наименование должности (ректор), помещенное ниже наименования организации. Используется ректором при официальной переписке от его имени. Бланк письма структурного подразделения. Отличием этих бланков является то, что ниже наименования организации-автора документа указывается наименование структурного подразделения. В реквизите «Справочные данные об организации» указан юридический адрес университета и телефоны структурных подразделений. Бланки используются руководителями структурных подразделений для официальной переписки в пределах своей компетенции с физическими и юридическими лицами по вопросам деятельности соответствующих структурных подразделений. Состав видов бланков, применяемых в университете, утверждается ректором по представлению отдела ДОУ. Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги (ИСО 216:1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В) форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) белого или светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля – свободное от текста пространство по краям листа - размером не менее: 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее; 20 мм – левое; 10 мм – правое. Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа. Максимальный размер левого поля определен ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия» - 35 мм. Таким образом, при изготовлении документов временного срока хранения (до 10 лет) левое поле может быть установлено в 20 мм, а при создании документов длительного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения нужно устанавливать левое поле в 35 мм. Бланки могут быть изготовлены типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии, штампа (углового) или воспроизведены с помощью компьютера. Электронные варианты бланков находятся у ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Персональная ответственность за хранение и использование по назначению бланков возлагается на руководителей структурных подразделений. В Университете предусмотрен особый порядок работы с бланками строгой отчетности.
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 3.1. Организационные документы К организационным документам относятся: устав университета, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах вуза, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, регламенты работы аппарата управления (руководства), структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции, правила, положения, инструкции по отдельным направлениям деятельности университета. Организационные документы фактически составляют правовую основу деятельности любой организации, они содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Этим документам присущи некоторые общие особенности их составления и оформления. Организационные документы получают юридическую силу только после их утверждения. В зависимости от вида и разновидности организационного документа способ утверждения может быть разным: одни утверждаются непосредственно ректором (проректорами в соответствии с предоставленными полномочиями) или коллегиальным органом (Ученым советом университета), другие - изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения) в тех случаях, когда существует необходимость в дополнительных предписаниях, разъяснениях, проведении комплекса предварительных мероприятий. Организационные документы относятся к так называемым бессрочным документам, или документам неопределенного срока действия, так как действуют до их отмены лицом (органом), принимавшим решение об их утверждении, или до утверждения взамен их новых. Исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно. Для закрепления изменений, происходящих в деятельности Университета, используется практика внесения изменений в организационные документы. Листов изменений в организационном документе быть не должно. Изменения в организационный документ (например, положение) вносят путем его переработки и представления на утверждение должностному лицу (ректору, проректору) или коллегиальному органу, которым был утвержден изменяемый документ; либо изданием соответствующего приказа. Если приказ изменяет, отменяет либо дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов приказа должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Обязательные реквизиты организационных документов: наименование организации, наименование вида документа, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В положениях и других подобных документах разделы и главы могут нумероваться римскими цифрами, а пункты и подпункты – арабскими. При подготовке организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридическим отделом, проректором (проректорами) по направлению деятельности. Датой организационного документа является дата его утверждения. Положение, инструкция Положение – документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции деятельности университета. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Инструкция – документ, устанавливающий порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты и подлежат утверждению ректором (проректорами в пределах их компетенции) либо коллегиальным органом (Ученым советом университета). Первая страница положения (инструкции), утверждаемого грифом утверждения, печатается на общем бланке университета с угловым расположением реквизитов. Последующие страницы печатают на стандартных листах бумаги. Если положение (инструкция) утверждается распорядительным документом (приказом), его печатают на стандартном листе бумаги формата А4 и оформляют как приложение к приказу. |
Похожие:
 | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади | | Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации... |
| Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... | | «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
 | Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Пензенской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... | | Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |