Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и
Скачать 3.34 Mb.
|
| печатаются через два межстрочных интервала от наименования структурного подразделения прописными буквами без кавычек полужирным шрифтом № 16, от левой границы текстового поля. г) дата документа; Датой записки является дата ее подписания. Дату необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 11. д) регистрационный номер документа; Регистрационным номером записки является порядковый номер, присваиваемый в пределах календарного года, дополненный номером дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в котором хранятся записки или их копии. Регистрационный номер записки пишется на одной строке с датой и отделяется от реквизита «Вид документа» двумя межстрочными интервалами. Регистрационный номер необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 12. е) адресат; В реквизите «Адресат» указывают должность, инициалы и фамилию должностного лица, на рассмотрение которого направляется записка. Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу первого листа документа от четвертого положения табулятора (8 см), выравнивая по левому краю или по центру самой длинной строки. Адресование записки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 15. ж) наименование либо аннотация документа; Наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту) записки составляется лицом, готовящим записку, и должен кратко и точно отражать содержание текста. Записка должна иметь наименование, которое начинается с предлога «О (Об)». Например: О направлении на обучение, об участии в конференции, Об опоздании на работу. Наименование записки печатается через два межстрочных интервала от реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек полужирным шрифтом размером № 14, от левой границы текстового поля. Наименование записки, состоящей из нескольких строк, печатается через один межстрочный интервал. Наименование записки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 18. з) текст документа; В тексте докладной (служебной) записки выделяются две или три части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления докладной (служебной) записки, во второй – конкретные выводы, просьбы и предложения. Если текст состоит из трех частей, то во второй части будет анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей – выводы и предложения. Текст отделяется от наименования записки двумя межстрочными интервалами, печатается рекомендуемым шрифтом Times New Roman № 14 через полтора межстрочных интервала от нулевого положения табулятора (левой границы текстового поля) и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается с первого положения табулятора (1,25 см) от левой границы текстового поля. Текст записки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 20. и) отметка о наличии приложения; Записка может иметь приложение, тогда отметка о нем делается также как отметка о приложении к служебному письму. Слово «Приложение:» печатается через два межстрочных интервала от текста записки строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек обычным шрифтом размером № 14, от левой границы текстового поля и ставится двоеточие. Слово «Приложение» независимо от количества приложений пишется в единственном числе. Отметку о наличии приложения к записке необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 21 (в части, относящейся к письму). к) подпись должностного лица. Подпись записки состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности лица, подписывающего записку, печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Подпись отделяется от текста докладной записки или отметки о наличии приложения двумя – четырьмя межстрочными интервалами. При подписании записок необходимо использовать чернила синего цвета, чтобы не затруднять определение оригинала документа. Подпись записки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 22. 4.6.3. Подписанная записка регистрируется в структурном подразделении по месту подготовки, где ей присваивается дата и регистрационный номер. 4.6.4. Оригиналы записок направляются адресатам на рассмотрение через секретариаты или в электронном виде в системе электронного документооборота. После рассмотрения адресатами и оформления указаний по исполнению документа записки направляются исполнителям и соисполнителям. Оригиналы записок хранятся в делах структурных подразделений - исполнителей в соответствии с номенклатурой дел. 4.7. Справка 4.7.1. Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий, в том числе биографического и служебного характера. 4.7.2. В зависимости от адресата справки делятся на две группы: а) внешние; Внешние справки составляются для предоставления в другую организацию. б) внутренние. Внутренние справки предоставляются ректору, проректорам (по направлениям) или на рассмотрение коллегиального органа МАДИ (совет, комиссия и т.п.). 4.7.3. В зависимости от содержания справки делятся на две группы: а) справки, содержащие сведения, связанные с основной деятельностью организации; В зависимости от целей составления они подразделяются на: - аналитические; Аналитические справки содержат информацию по проблеме, требующей решения. - отчетные; Отчетные справки содержат итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому их наименование включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота МАДИ в 2013 году. - информационные. Информационные справки составляются с целью информировать руководство о положении дел. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Такие справки могут быть внешними и внутренними. б) справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера о человеке. Справки биографического или служебного характера о человеке служат для удостоверения каких-либо фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, о месте обучения и т.п. Такие справки могут быть только внешними. 4.7.4. Внешние справки оформляются на утвержденном общем угловом бланке МАДИ (приложение № 16). По требованию организации, запрашивающей справку, или в соответствии с указанием вышестоящей организации справки могут оформляться на утвержденном бланке письма МАДИ. Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. 4.7.5. Справка должна иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения: а) наименование организации (для внутренней справки); Указывается сокращенное наименование образовательного учреждения – МАДИ, которое печатается прописными буквами без кавычек полужирным шрифтом № 16, начиная от левой границы текстового поля. б) наименование структурного подразделения – автора справки (для внутренней справки); Наименование структурного подразделения – автора справки печатается через два межстрочных интервала от наименования МАДИ строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек обычным шрифтом размером № 14, от левой границы текстового поля. в) вид документа; Вид документа - слово «СПРАВКА» печатается через два межстрочных интервала от наименования МАДИ (для внешней справки) или от наименования структурного подразделения – автора справки (для внутренней справки) прописными буквами без кавычек полужирным шрифтом размером № 16, от левой границы текстового поля. г) дата документа; Датой справки является дата ее подписания. Дату необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 11. д) регистрационный номер документа; Регистрационным номером справки является порядковый номер, присваиваемый в пределах календарного года, дополненный номером дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в котором хранятся копии справок. Регистрационный номер внутренней справки пишется на одной строке с датой и отделяется от реквизита «Вид документа» двумя межстрочными интервалами. Регистрационный номер необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 12. е) адресат; Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу первого листа документа от четвертого положения табулятора (8 см), выравнивая по левому краю или по центру самой длинной строки. В реквизите «Адресат» (для внутренней справки) указывают должность, инициалы и фамилию должностного лица, на рассмотрение которого направляется справка. Адресование справки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 15. ж) наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту); Наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту) справки составляется лицом, готовящим справку, и должен кратко и точно отражать содержание текста. Справка должна иметь наименование, которое начинается с предлога «О (Об)». Например: О работе с обращениями граждан в 2015 году, Об объёме документооборота за январь 2015 года (для внутренней справки), О переименовании МАДИ, Об обучении в МАДИ (для внешней справки). Наименование внутренней справки печатается через два межстрочных интервала от реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек полужирным шрифтом № 14, от левой границы текстового поля. Наименование внешней справки печатается через два межстрочных интервала от реквизита «Место составления (издания) документа» строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек обычным шрифтом № 14, от левой границы текстового поля. Наименование справки, состоящее из нескольких строк, печатается через один межстрочный интервал. Наименование справки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 18. з) текст документа; Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагаются основные составления, во второй – анализ ситуации, в третьей – выводы и предложения. Текст справки биографического или служебного характера о человеке начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества (полностью) лица, о котором сообщаются сведения. В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: Настоящая справка дана … , Настоящим подтверждается, что … действительно работает … . Текст отделяется от наименования справки двумя межстрочными интервалами, печатается рекомендуемым шрифтом Times New Roman № 14 через полтора межстрочных интервала от нулевого положения табулятора (левой границы текстового поля) и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается с первого положения табулятора (1,25 см) от левой границы текстового поля. Текст справки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 20. и) подпись должностного лица; Подпись справки состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности лица, подписывающего справку, печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Подпись отделяется от текста справки двумя – четырьмя межстрочными интервалами. Подпись справки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 23. к) оттиск печати. Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера о человеке, а также справки, содержащие сведения финансового характера, заверяются проставлением оттиска печати. Оттиск печати проставляется после подписания справки уполномоченным должностным лицом. Оттиск печати на справке необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 23. 4.7.6. Подготовка справки включает в себя: а) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; Справки составляются структурными подразделениями по поручению ректора, проректоров (по направлениям) или по устному (письменному) запросу работников и обучающихся в МАДИ, граждан. Перед составлением справки тщательно изучаются законодательные акты Российской Федерации, локальные нормативные акты МАДИ и документы, являющиеся основаниями для подготовки справки. б) подготовка справки; Обеспечение качественной подготовки справок возлагается на руководителей структурных подразделений, которые отвечают за предоставленные сведения. Сроки подготовки справок, являющихся ответом на запрос, устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов ректора или проректора (по направлению). г) подписание справки; Справки, содержащие сведения, связанные с основной деятельностью МАДИ имеют одну подпись. Справки, содержащие сведения финансового характера, должны иметь две подписи: - ректора; - главного бухгалтера. Справки биографического или служебного характера о человеке должны иметь две подписи: - уполномоченного должностного лица МАДИ; - руководителя или работника структурного подразделения, ответственного за составление справки и содержащиеся в ней сведения, например: Проректор по учебной и воспитательной работе личная подпись И.О. Фамилия Декан факультета Управления личная подпись И.О. Фамилия или Декан факультета Управления личная подпись И.О. Фамилия Диспетчер факультета Управления личная подпись И.О. Фамилия Внешние справки подписываются ректором, проректорами (по направлениям) или руководителями структурных подразделений, имеющими право подписи документов в соответствии с положениями о структурных подразделениях или в соответствии с должностными инструкциями. Справка, подготовленная в ответ на письменный запрос, подается на подпись ректору, проректору (по направлению) вместе с оригиналом письма-запроса. Внесение изменений и дополнений в подписанную справку не допускается. д) проставление оттиска печати; На справки, имеющие подпись ректора, проректора (по направлению), главного бухгалтера и лиц, имеющих право подписи, назначенных приказом (распоряжением) ставится гербовая печать МАДИ. На справки, имеющие подпись руководителя структурного подразделения, ставится печать с наименованием соответствующего структурного подразделения. Если структурное подразделение не имеет печать со своим наименованием, то ставится общая печать МАДИ отделом КиД КПУ. е) регистрация справки; Полностью оформленная справка за подписью ректора, проректора (по направлению) регистрируется секретариатом, соответственно, где ей присваиваются дата и регистрационный номер. Полностью оформленная справка за подписью руководителя структурного подразделения, уполномоченного ректором или проректором (по направлению), регистрируется в структурном подразделении, отвечающим за подготовку справки, где ей присваивается дата и регистрационный номер. 4.7.7. Оригиналы внешних справок направляются адресатам: - по почте через отдел КиД КПУ; - выдаются на руки работникам, обучающимся и гражданам. Оригиналы внутренних справок хранятся в делах структурных подразделений, которым они адресованы, в соответствии с номенклатурой дел. 4.7.8. Копии справок за подписью ректора, проректора (по направлению), содержащих сведения, связанные с основной деятельностью МАДИ, хранятся в делах отделов в соответствии с их номенклатурой дел. Копии справок за подписью руководителей структурных подразделений, содержащих сведения, связанные с основной деятельностью МАДИ, хранятся в делах структурных подразделений в соответствии с номенклатурами дел этих подразделений. Копии справок, подготовленных по письменным запросам, хранятся в делах структурных подразделений вместе с оригиналами запросов. 4.7.9. Для оптимизации процесса выдачи типовых справок разрабатываются трафаретные бланки справок, которые утверждаются ректором. Копии с типовых справок, оформленных на трафаретных бланках, как правило, не снимаются. 4.8. Акт 4.8.1. Акт - документ, фиксирующий установленные факты или события. 4.8.2. Акт печатается на утвержденном общем угловом бланке МАДИ в случаях если: - акт подлежит утверждению ректором или проректором (по направлению) (приложение № 2); - акт не подлежит утверждению и составляется по МАДИ в целом. Употребление бланков произвольной форма запрещается. Акт печатается на стандартном листе бумаги формата А4 в случаях, если: - акт подлежит утверждению руководителем структурного подразделения МАДИ (приложение № 37); - акт не подлежит утверждению и составляется по одному структурному подразделению МАДИ. 4.8.3. Акт должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения: а) наименование организации (для актов на стандартном листе); Указывается сокращенное наименование вуза – МАДИ, которое печатается прописными буквами без кавычек полужирным шрифтом № 16, начиная от левой границы текстового поля. б) наименование структурного подразделения; Наименование структурного подразделения печатается через два межстрочных интервала от наименования МАДИ строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек обычным шрифтом размером № 14, от левой границы текстового поля. в) вид документа; Вид документа – слово «АКТ» печатается через два межстрочных интервала от наименования МАДИ (для акта на бланке) или от наименования структурного подразделения (для акта на стандартном листе) прописными буквами, без кавычек полужирным шрифтом № 16 от левой границы текстового поля. Вид документа необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 10. г) дата документа; Датой документа является дата актируемого события. Дату акта необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 11. д) регистрационный номер документа; Регистрационным номером акта является порядковый номер, присваиваемый в пределах календарного года, дополненный номером дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в котором хранятся подлинники или копии актов. Регистрационный номер акта пишется на одной строке с датой и отделяется от реквизита «Вид документа» двумя межстрочными интервалами. Регистрационный номер акта необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 12. е) гриф утверждения (при необходимости); Гриф утверждения – слово «УТВЕРЖДАЮ» печатается прописными буквами обычным шрифтом размером № 16 без кавычек и выравнивается по левому краю от пятого положения табулятора (10 см). Ниже печатаются строчными буквами, начиная с прописной, наименование должности лица, утверждающего документ, ниже его инициалы и фамилия. Под ними проставляется дата, в которой могут быть заранее напечатаны только месяц и год утверждения документа. Составные части данного реквизита печатаются через полтора межстрочных интервала, например: УТВЕРЖДАЮ Ректор МАДИ __________________ И.О. Фамилия «___» октября 2016 г. Гриф утверждения оформляется в соответствии с оформлением реквизита 16. ж) наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту); Наименование либо аннотация (заголовок к тексту) акта составляется лицами, готовящими акт, и должно кратко и точно отражать содержание текста. Акты должны иметь наименование, которое начинается с предлога «О (Об)». Например, О проверке …, Об отказе … |
Похожие:
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования |  | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Махачкалинского филиала московского автомобильно дорожного государственного технического университета (мади) | | Фгбоу впо «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» |
| «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... | | «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |