Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и
Скачать 3.34 Mb.
|
| info@madi.ru. 4.14.6. Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму. Послать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается только в том случае, если у получателя есть возможность его раскодировать. 4.14.7. Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению управленческих документов, зафиксированных на бумажных носителях. 4.14.8. Электронное письмо имеет статус документа, если оно подписано электронной подписью. 4.15. Копия документа (выписка из документа) 4.15.1. Копии подразделяются на следующие виды: По способу изготовления: а) факсимильная; Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Такие копии изготавливают типографским способом или с помощью копировальной техники. б) свободная. Свободная копия изготавливается рукописным или машинописным способом. Такая копия полностью воспроизводит информацию официального документа, но не точно воспроизводит внешние его признаки. По способу оформления: а) полная; Полная копия официального документа должна полностью воспроизводить информацию официального документа и быть заверена по полной форме. б) выписка (приложение № 19); Выписка из документа оформляется в случаях, когда изготовление копии невозможно (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразно (из-за значительного объема содержания документа). Выписка из документа оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 следующим образом: а) воспроизводятся реквизиты бланка документа за исключением наименования вида документа. б) в наименовании вида документа указывается, например: «Выписка из приказа», «Выписка из протокола» (без кавычек); в) воспроизводится регистрационный номер и дата оригинала документа; г) воспроизводится полностью вводная или констатирующая часть (если она есть) документа; д) из основной или распорядительной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима; е) воспроизводится реквизит «Подпись должностного лица» без личной подписи; ж) проставляется отметка о заверении копии по полной или краткой форме. В отдельных случаях в соответствии с требованиями нормативных документов или по требованию вышестоящей организации выписка из документа оформляется не как копия части документа, а как самостоятельный документ, воспроизводящий информацию основного документа по установленной форме на утвержденном общем бланке МАДИ и подписанный должностным лицом, имеющим право подписи основного документа, с проставлением печати. В этом случае датой выписки является дата её подписания. Например, «Выписка из зачетной книжки», «Выписка из рабочего учебного плана» и др. з) отпуск. Отпуск – это копия отправляемого (исходящего) документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа направляется адресату. Отпуск оформляется на стандартном листе бумаги с оформлением всех реквизитов, кроме реквизитов бланка исходящего документа и без личной подписи должностного лица, подписавшего подлинник документа. На отпуске в нижней части лицевой стороны последнего листа рукописным способом оформляются визы должностных лиц, подготовивших подлинник отправляемого (исходящего) документа. 4.15.2. Копии документов МАДИ выдаются гражданам по заявлениям и организациям по запросам только с разрешения ректора. 4.15.3. Копия документа заверяется в соответствии с правилами оформления реквизита 27 по полной (с проставлением печати) или краткой (без проставления печати) форме. По полной форме должны заверяться копии документов, выдаваемые на руки или отправляемые (исходящие) из МАДИ. По краткой форме должны заверяться копии документов, остающиеся в делах МАДИ. 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, хранения и использования документов в текущей деятельности МАДИ, сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив МАДИ в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству. 5.1. Организация документооборота 5.1.1. Движение документов в МАДИ с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образует документооборот МАДИ. В документообороте МАДИ выделяются следующие документопотоки: - поступающая документация (входящая) в МАДИ (далее – поступающая); - отправляемая документация (исходящая) из МАДИ (далее - отправляемая); - внутренняя документация МАДИ (далее – внутренняя). 5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в подразделениях МАДИ, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников и другими локальными нормативными актами МАДИ. 5.1.3. Движение документов должно быть прямоточным, т.е. исключать возвратные маршруты. 5.1.4. Документ должен пребывать только в тех структурных подразделениях МАДИ, где это обусловлено необходимостью работы с ним. 5.1.5. Документ должен быть в структурном подразделении МАДИ или у исполнителя однократно. 5.1.6. В МАДИ осуществляется работа с документами на электронных и бумажных носителях. 5.2. Особенности работы с электронными документами 5.2.1. В МАДИ создаются и используются: - электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; - электронные образы документов и хранящиеся в системе электронного документооборота. 5.2.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. 5.2.3. Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности. При этом: а) структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными; б) в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и её участники); в) в метаданных о документе должны быть представлены связи между остальными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов. 5.2.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота (далее – СЭД) МАДИ. СЭД МАДИ должна соответствовать Требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. 5.2.5. В электронном виде может осуществляться приём поступающих документов, движение документов внутри МАДИ, внесение указаний по исполнению документа (резолюций), исполнение, постановка на контроль, подготовка отправляемых и внутренних документов, согласование (визирование), учёт, регистрация, рассылка, отметка об исполнении документов, хранение, уничтожение документов. 5.2.6. Для подтверждения подлинности электронных документов в МАДИ используются электронные подписи (далее – ЭП). Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном в МАДИ порядке. 5.2.7. При передаче электронных документов в государственные органы, учреждения и организации документы заверяются электронной подписью МАДИ - автора документа в соответствии с федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». 5.2.8. Созданные или визируемые документы подписываются ЭП конкретного должностного лица МАДИ. 5.2.9. При обработке, рассмотрении, согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте МАДИ могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в МАДИ, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ. 5.2.10. Состав электронных документов, обращающихся в СЭД, определяется ректором на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с Перечнем видов документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов (приложение № 20). Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждается ректором по согласованию с Главным архивным управлением города Москвы. 5.2.11. Прием и отправление электронных документов осуществляется уполномоченными структурными подразделениями. 5.2.12. При получении электронных документов из других организаций, подписанных электронной подписью, осуществляется проверка подлинности электронной подписи. 5.2.13. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение ректору, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям МАДИ, отправке электронных документов и хранении вместе с ними передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. 5.2.14. Документы, создаваемые в МАДИ, и (или) поступившие в МАДИ на бумажном носителе включается в СЭД после сканирования и создания электронных образцов документов. 5.2.15. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа) и подтверждения соответствия электронного образа подлиннику документа. Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью ЭП работника, выполняющего процедуру верификации. 5.2.16. В СЭД не размещаются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться в СЭД при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации. Документы с пометкой «Для служебного пользования» сканируются, но размещаются в СЭД в папке ограниченного доступа и не подлежат рассылке в СЭД. Не подлежат сканированию документы, указанные в Перечне документов, подлежащих регистрации в СЭД без сканирования (приложение № 21). На данные документы в СЭД заводятся регистрационные карточки со всеми реквизитами. Содержание регистрируемых и размещаемых в СЭД иных документов не подлежит разглашению. 5.2.17. В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документах согласно Перечню обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота (приложение № 22). 5.2.18. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. 5.2.19. Регистрация документов производится в пределах выделенных в МАДИ документопотоков: поступающие документы, отправляемые документы, внутренние документы. В качестве отдельно регистрируемого массива документов выделены обращения граждан. 5.2.20. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. 5.2.21. Зарегистрированный в СЭД документ передаётся между работниками структурных подразделений МАДИ и в его филиалы в электронном виде, то есть в форме электронной карточки-задачи (карточки-задания) (далее – ЭЗ) с текущим набором реквизитов и прикреплённым файлом документа. 5.2.22. Формирование дел в СЭД за истекший период производится после исполнения всех поручений по документам. Нумерация страниц в деле уточняется и корректируется работником, ответственным за делопроизводство, перед сдачей в архив. 5.2.23. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело ведется в электронном виде. В случае существования бумажного аналога документа дело формируется на бумажных носителях с помощью СЭД. 5.2.24. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажных носителях. Электронные документы, имеющие срок хранения постоянный, или долговременный (свыше 10 лет), или с отметкой ЭПК, подлежат оформлению на бумажном носителе со всеми реквизитами, удостоверяющими их подлинность. 5.2.25. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. 5.2.26. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утвержденного ректором, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению. 5.2.27. Поступившие из структурных подразделений МАДИ в архив электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение. 5.2.28. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства с использованием СЭД, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в СЭД в структурных подразделениях МАДИ осуществляет отдел КиД КПУ. 5.2.29. Техническое сопровождение СЭД осуществляют ответственные за СЭД работники Управления информатизации. 5.2.30. Непосредственное ведение делопроизводства с использованием СЭД в структурных подразделениях МАДИ осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. 5.3. Организация получения и отправления документов 5.3.1. В МАДИ осуществляется централизованная форма получения и отправления документов через отдел КиД КПУ, с учетом территориального деления МАДИ на кафедры, деканаты и структурные подразделения. 5.3.2. Получение и отправление документов в МАДИ осуществляются средствами почтовой, курьерской и электрической связи. 5.3.3. С помощью почтовой связи доставляется и отправляется корреспонденция в виде простых, заказных (регистрируемых в отделениях почтовой связи), простых и заказных бандеролей, посылок, мелких пакетов, почтовых карточек, а также печатные издания. 5.3.4. По каналам электрической связи поступают и отправляются: телеграммы, телефаксы, телефонограммы, электронные документы. 5.3.5. Порядок работы с поступающими в МАДИ и отправляемыми из МАДИ документами на электронных носителях аналогичен порядку работы с документами на бумажных носителях. 5.4. Прием и первичная обработка поступающих документов 5.4.1. Прием, первичную обработку, предварительный просмотр, регистрацию и доставку исполнителям документов, поступающих в МАДИ, включая документы на электронных носителях, аналитический просмотр и передачу документов ректору и проректорам МАДИ осуществляет отдел делопроизводства и информации. |
Похожие:
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования |  | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Махачкалинского филиала московского автомобильно дорожного государственного технического университета (мади) | | Фгбоу впо «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» |
| «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... | | «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |