Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и


НазваниеИнструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и
страница6/23
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   23

Внесение изменений

в приложение к приказу от 17.12.2016 № 1144 ст.


№ п/п

Ф И.О.

студента

Тема выпускной квалификационной (дипломной) работы

Должность, Ф.И.О. научного руководителя

1

2

3

4

15

Клочков А.Н.

Влияние системы рисков на стоимость предприятия

Доцент Попов Ю.А.


При изменении редакции всего приложения приказ и приложение к нему оформляются следующим образом:
В связи с … П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Внести изменение в приказ от 04.04.2016 № 103 о.д. «Об утверждении норм времени …», изложив приложение № 1 к приказу в редакции, согласно приложению к настоящему приказу.
Приложение к приказу

от _______ № ________
Приложение № 1 к приказу

от 04.04.2016 № 103 о.д.
НОРМЫ
времени для планирования и учета педагогической нагрузки

профессорско-преподавательского состава на 2016/2017 учебный год
При необходимости дополнение приказа приложения нового содержания приказ и приложение к нему оформляется следующим образом:
В связи с … П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Дополнить приказ от 29.12.2016 № 147 о.д. «О совершенствовании организации практики студентов» приложением № 2 согласно приложению к настоящему приказу.
Приложение к приказу

от ________ № _________
Приложение № 2 к приказу

от 29.12.2016 № 147 о.д.
КРИТЕРИИ
отбора организаций – баз производственной практики студентов
В приказы не следует включать пункт «Приказ довести до сведения …». Структурные подразделения, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в рассылке приказа.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа в целом, например:
3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой (или … возлагаю на …).

Если приказ издается на основании поступившего в подразделение документа или комплекта документов, то отметка о них оформляется выделенным самостоятельным абзацем после распорядительной части текста приказа, а сами документы прикладываются к приказу. Слово «Основание:» (в единственном числе) печатается через два межстрочных интервала от основного текста приказа строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек обычным шрифтом размером № 14, от левой границы текстового поля и ставится двоеточие. Далее перечисляются наименования приложенных к приказу документов.

Текст отделяется от наименования приказа двумя межстрочными интервалами, печатается рекомендуемым шрифтом Times New Roman № 14 (для оформления табличных материалов – шрифт № 12) через полтора межстрочных интервала от нулевого положения табулятора (левой границы текстового поля) и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается с первого положения табулятора (1,25 см) от левой границы текстового поля.

Текст приказа необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 20.

д) подпись должностного лица;

Подпись приказа состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности лица, подписывающего приказ, печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Подпись отделяется от текста приказа двумя – четырьмя межстрочными интервалами.

Подпись приказа необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 23.

е) виза;

Согласование проектов приказов оформляется визой.

Визы согласования на проектах приказов оформляются на оборотной стороне последнего листа приказа.

Перед визой руководителя, вносящего проект приказа, от левой границы текстового поля печатаются слова «Приказ подготовил:» (без кавычек). Ниже оформляется виза – наименование должности визирующего лица от левой границы текстового поля, личная подпись – от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от второго положения табулятора (4 см), дата – от левой границы текстового поля.

Под визой руководителя, вносящего проект приказа, перед визами остальных должностных лиц, визирующих проект приказа пишется слово «Согласовано:» (без кавычек) и ниже друг под другом оформляются остальные визы. Каждая виза согласования отделяется от другой двумя межстрочными интервалами.

Замечания и дополнения к проекту приказа излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к проекту приказа и передаются исполнителю, о чем при визировании на месте слова «Согласовано:» делается отметка «Замечания прилагаются» или «Согласен с учетом замечаний» и др. В этом случае проект приказа подлежит переоформлению с учетом замечаний и дополнений и повторному согласованию. Отметка проставляется рукописным способом.

Визу согласования приказа необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 25.

ж) отметка о наличии приложений.

Если приказ имеет приложения справочного характера, то в правом верхнем углу прилагаемых документов, от пятого положения табулятора (10 см) должно быть напечатано слово «Приложение №» (включая знак номера) с указанием наименования распорядительного документа, его автора (организации), даты, номера, например:
Приложение № 1

к приказу от 26.09.2016 № 121 о.д.
Приложения нумеруются при наличии нескольких приложений. Если приложение одно, то знак номера «№» и цифра «1» не ставится.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (инструкция, график, правила, положение), то он оформляется в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу такого документа, от пятого положения табулятора (10 см) должно быть напечатано слово «Приложение №» (включая знак номера), а ниже – гриф утверждения документа с указанием наименования распорядительного документа, его автора (организации), даты, номера, например:
Приложение № 2
УТВЕРЖДЕНО

приказом от 21.09.2016 № 131 о.д.
Приложения к приказу, разработанные структурным подразделением, должны быть подписаны руководителем данного структурного подразделения.

Страницы приказа и приложений к нему нумеруются как единый документ посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Если приложением является утверждение ПОЛОЖЕНИЯ, то страницы положения нумеруются отдельно, прошиваются, на обороте заверяются ректором и скрепляются печатью (прошито, пронумеровано и скреплено печатью …. листов).

Отметку о наличии приложений к приказу необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 21 (в части, относящейся к распорядительному документу).

4.1.6. Приказы, выпускаемые совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 мм х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

а) наименования организаций располагаются на одном уровне;

б) вид документа – слово «приказ» (без кавычек), располагается по центру;

в) наименование документа располагается по центру;

г) дата совместного приказа – единая, соответствующая дате последней подписи;

д) регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов в документе.

е) подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

4.1.7. Подготовка приказа включает в себя:

а) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению ректора или проректоров, либо по собственной инициативе на основании соответствующего документа (документов).

Перед разработкой проекта приказа тщательно изучаются законодательные акты Российской Федерации, локальные нормативные акты МАДИ и документы, являющиеся основаниями к изданию приказа.

б) подготовку проекта приказа;

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших проекты приказов.

Проекты приказов по основной деятельности должны разрабатываться в срок, установленный ректором или проректором, поручившим подготовку приказа, либо в соответствии со сроками, установленными нормативными документами.

Проекты приказов по личному составу работников или обучающихся должны подготавливаться в день поступления документа (документов), являющегося основанием для издания приказа.

Проекты приказов о внесении изменений (дополнений) в ранее изданный приказ или о его отмене либо признании утратившим силу разрабатываются теми структурными подразделениями, которые готовили приказ, подлежащий изменению (дополнению) или отмене либо признанию утратившими силу, либо подлежат обязательному согласованию с ними.

в) согласование проекта приказа;

Предоставление проектов приказов на согласование должностным лицам осуществляется только после проверки правильности оформления проектов приказов, которая осуществляется отделом Делопроизводства и информации (далее – отдел КиД КПУ).

Предоставление проектов приказов на проверку правильности оформления и на согласование должностным лицам осуществляется непосредственно работниками структурных подразделений, подготовившими проекты приказов.

Проекты приказов по личному составу или по основной деятельности, представленные на согласование, должны рассматриваться и визироваться должностными лицами в день их поступления.

Проекты приказов по основной деятельности об утверждении Положений, Правил, направленных на согласование и требующие изучения и проверки, должны рассматриваться и визироваться должностными лицами в срок до 10-и рабочих дней со дня их поступления.

Процесс согласования проектов приказов контролируют работники структурных подразделений, подготовившие проекты приказов.

Проекты приказов по основной деятельности визируют должностные лица в следующем порядке:

1. Руководитель структурного подразделения, вносящий проект.

2. Руководитель структурного подразделения, в ведении которого находятся вопросы, рассматриваемые в проекте приказа (проекты приказов, исполнение которых требует проверки данных по рассматриваемым вопросам).

3. Проректор в соответствии с перечнем координируемых им подразделений и сферой его ответственности.

4. Начальник планово-финансового отдела (проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения).

5. Работник правового отдела (проекты приказов, исполнение которых требует проверки соответствия законодательству и локальным нормативным актам МАДИ).

Проекты приказов по личному составу работников визируют должностные лица в следующем порядке:

1. Начальник отдела кадров, вносящий проект (первая виза).

2. Начальник финансово-экономического управления (проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения).

3. Главный бухгалтер (проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения).

4. Работник правового отдела.

Проекты приказов по личному составу обучающихся визируют должностные лица в следующем порядке:

1. Декан факультета, вносящий проект (первая виза).

2. Начальник финансово-экономического управления (проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения).

3. Главный бухгалтер (проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения).

4. Работник правового отдела (проекты приказов, исполнение которых требует проверки соответствия законодательству и локальным нормативным актам МАДИ).

Проект приказа по личному составу обучающихся составляется с учётом мотивированного мнения профкома студентов (протокол заседания профкома от «___»_______ №____).

Должностное лицо, не согласовавшее проект приказа, возвращает его с исправлениями и замечаниями на доработку в структурное подразделение.

Должностное лицо, согласовавшее проект приказа, направляет его в отдел КиД КПУ.

Внесение изменений или исправлений в согласованный проект приказа не допускается.

г) подписание проекта приказа;

Предоставление проектов приказов на подпись ректору осуществляется отделом КиД КПУ.

Проекты приказов по основной деятельности подписывает ректор.

Проекты приказов по личному составу работников или обучающихся подписывают ректор, проректора в соответствии с перечнем координируемых подразделений и делегируемыми им организационными полномочиями.

Проект приказа предоставляется на подпись ректору, проректору полностью оформленным, кроме реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер».

Проректор подписывает приказ в срок не позднее следующего рабочего дня с момента поступления приказа на подпись.

Внесение изменений или исправлений в подписанный приказ не допускается.

д) регистрация приказа.

Подписанный приказ регистрируется в отделе КиД КПУ, где ему присваивается дата и регистрационный номер.

Оригиналы приказов хранятся в отделе КиД КПУ в соответствии с номенклатурой дел.

Документы, являющиеся основанием для издания приказа, передаются из отдела КиД КПУ в структурное подразделение, осуществляющее их текущее хранение.

4.1.8. Рассылка копий приказов в структурные подразделения осуществляется отделом КиД КПУ или экспедицией.

Изготовление бумажных копий приказов осуществляется структурным подразделением подготовившим проект приказа.

В обязательном порядке копии приказов должны направляться в структурные подразделения-исполнители и в структурные подразделения, подготовившие проекты приказов, а также заинтересованным структурным подразделениям и должностным лицам МАДИ.

Копии приказов по основной деятельности рассылаются в соответствии с расчетом рассылки, который составляет руководитель структурного подразделения, подготовивший проект приказа (приложение № 26).

Копии приказов по личному составу работников и по личному составу обучающихся рассылаются в соответствии с типовым расчетом рассылки, составленным руководителем структурного подразделения подготовившим проект приказа.

Копии приказов должны рассылаться в срок не позднее следующего рабочего дня от даты регистрации приказа.

Копии приказов или выписки из приказов, заверенные по полной форме с проставлением печати отделом КиД КПУ, с разрешения ректора при необходимости рассылаются в заинтересованные организации по их письменным запросам или выдаются на руки гражданам по заявлениям.

4.2. Распоряжение
4.2.1. Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый по вопросам информационно-методического характера, оперативного управления деятельностью МАДИ (проведение совещаний, конференций и т.п.), а также для организации исполнения приказов, решений, инструкций и других нормативных актов.

Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Распоряжением нельзя утверждать и вводить в действие какие-либо документы.

Распоряжениями нельзя дополнять, отменять, изменять какие-либо пункты приказов или приказы в целом.

Распоряжение имеет ограниченный срок действия и, как правило, узкий круг адресатов.

Распоряжения издаются:

а) ректором;

б) лицом, исполняющим обязанности ректора в случае его отсутствия, назначенным приказом ректора;

в) проректорами (по направлениям) в соответствии с перечнем координируемых подразделений, сферой ответственности и порядком замещения, утверждаемыми приказом ректора.

4.2.2. Распоряжения, нуждающиеся в изменении (дополнении) или отмене, подлежат изменению (дополнению) или отмене путем издания распоряжения.

Изменения или дополнения вносятся только в первоначально изданное распоряжение. Внесение изменений или дополнений в распоряжение о внесении изменений или дополнений не допускается.

4.2.3. Распоряжение печатается на утвержденном бланке распоряжения МАДИ (приложение № 9). Употребление бланков произвольной формы запрещается.

4.2.4. Распоряжение должно иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения:

а) дата документа;

Датой распоряжения является дата его подписания. Распоряжение вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки. Дату распоряжения можно оформлять как цифровым так и словесно-цифровым способом.

Дату распоряжения необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 11.

б) регистрационный номер документа;

Регистрационным номером распоряжения является порядковый номер, присваиваемый из регистрационного массива в пределах календарного года.

Регистрационный номер распоряжения необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 12.

в) адресат (при необходимости);

Особенностью распоряжения является наличие, при необходимости, реквизита «Адресат», который приводится в обобщенном виде в правом верхнем углу от четвертого положения табулятора (8 см) и отделяется от реквизита «Место составления (издания) документа» двумя межстрочными интервалами, например:
Заведующим кафедрами,

деканам факультетов
Адресование распоряжения необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 15.

г) наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту);

Наименование либо аннотация (заголовок к тексту) распоряжения составляется лицом, готовящим проект распоряжения, и должен кратко и точно отражать содержание текста.

Распоряжение должно иметь наименование, которое начинается с предлога «О (Об)». Например: О проведении …, Об участии …, О допуске …, О предоставлении … .

В наименовании распоряжения, которое изменяет или дополняет ранее изданное распоряжение, указывается только дата и номер распоряжения, в которое вносится изменение или дополнение, при этом наименование распоряжения не указывается, например:

О внесении изменения

в распоряжение МАДИ от … № …
Наименование распоряжения печатается через два межстрочных интервала от реквизита «Место составления (издания) документа» строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек полужирным шрифтом № 14 и выравнивается по центру текстового поля.

Наименование распоряжения, состоящее из нескольких строк, печатается через один межстрочный интервал.

Наименование распоряжения необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 18.

д) текст документа;

В текстах распоряжений употребляется только общепринятые в русском языке обозначения, термины и сокращения.

При необходимости употребления сокращения (сокращенного наименования) в тексте сначала пишется полное наименование, а затем в скобках дается его сокращение (сокращенное наименование), за исключением общепринятых сокращений, например:
Для обеспечения … о б я з ы в а ю :

1. Директора Научно-технической библиотеки (далее – НТБ) … .
В текстах распоряжений наименования структурных подразделений, коллегиальных органов МАДИ и должностей их руководителей должны печататься в соответствии с правилами написания частей и отделов организации, должностей, указанными в правилах оформления реквизита 20.

Текст распоряжения состоит из констатирующей части и может иметь распорядительную.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания распоряжения. Она может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д.

Если распоряжение издается на основании другого документа, то в преамбуле указывается вид этого документа в родительном падеже, его автор (организация), дата, номер и наименование.

Если распоряжение изменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или какие-то его пункты, то один из пунктов распорядительной части текста распоряжения должен содержать ссылку на отменяемое или изменяемое (дополняемое) распоряжение (пункт распоряжения) с указанием его автора (организации), даты, номера и наименования. Текст пункта должен начинаться словами «Внести изменение(-я) (дополнение(-я)) в распоряжение». Каждое изменение (дополнение) должно быть оформлено пунктом (подпунктом).

Текст отделяется от наименования распоряжения двумя межстрочными интервалами, печатается рекомендуемым шрифтом Times New Roman № 14 через один – полтора межстрочных интервала от нулевого положения табулятора ( левой границы текстового поля) и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается с первого положения табулятора (1,25 см) от левой границы текстового поля.

Текст распоряжения необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 20.

е) подпись должностного лица;

Подпись распоряжения состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности лица, подписывающего распоряжение, печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Подпись отделяется от текста распоряжения двумя - четырьмя межстрочными интервалами.

Подпись распоряжения необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 23.

ж) виза (руководителя, вносящего проект);

Распоряжения имеют одну визу – руководителя структурного подразделения, вносящего проект распоряжения.

Визу руководителя структурного подразделения, вносящего проект распоряжения, на проектах распоряжений оформляют в нижней части оборотной стороны последнего листа распоряжения.

Перед визой руководителя, вносящего проект распоряжения, от левой границы текстового поля печатаются слова «Распоряжение подготовил:» (без кавычек). Ниже оформляется виза – наименование должности визирующего лица от левой границы текстового поля, личная подпись – от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от второго положения табулятора (4 см), дата – от левой границы текстового поля.

Как правило, согласование проекта распоряжения с руководителями других структурных подразделений или с должностными лицами визами не оформляются.

Визу руководителя подразделения, вносящего проект распоряжения, необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 25.

4.2.5. Подготовка распоряжения включает в себя:

а) сбор необходимых сведений;

Проекты распоряжений разрабатываются структурными подразделениями по поручению ректора или проректоров (по направлениям), либо по собственной инициативе.

Перед разработкой проекта распоряжения тщательно изучаются документы и сведения, являющиеся основаниями к изданию распоряжения.

б) подготовку и согласование (без оформления) проекта распоряжения;

Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты распоряжений.

Проекты распоряжений о внесении изменений (дополнений) в ранее изданное распоряжение или о его отмене разрабатываются теми структурными подразделениями, которые готовили распоряжение, подлежащее изменению (дополнению) или отмене.

Согласование проектов распоряжений проводится с руководителями тех структурных подразделений, в ведении которых находятся вопросы, рассматриваемые в распоряжении. Согласование должно проводиться оперативно в рабочем порядке лично или доступными средствами связи без оформления визами.

в) подписание проекта распоряжения;

Предоставление проектов распоряжений на подпись ректору или проректору (по направлению), осуществляется только после проверки правильности оформления проектов распоряжений, которая осуществляется отделом КиД КПУ.

Предоставление проектов распоряжений на проверку правильности оформления осуществляется непосредственно работниками структурных подразделений, подготовившими проекты распоряжений.

Ректор подписывает проекты распоряжений по деятельности МАДИ в целом, а также проекты распоряжений по деятельности структурных подразделений, работу которых координирует несколько проректоров (по направлениям) и охватывающих сферы ответственности нескольких проректоров (по направлениям).

Проректор (по направлению) подписывает проекты распоряжений только по деятельности тех структурных подразделений, работу которых он координирует, и охватывающих сферу его ответственности.

Проект распоряжения предоставляется на подпись ректору, проректору (по направлению) полностью оформленными, за исключением реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер».

Проректор (по направлению) подписывает распоряжение в день поступления проекта распоряжения на подпись.

Внесение изменений или исправлений в подписанное распоряжение или согласованный проект не допускается.

г) регистрация распоряжения.

Подписанное распоряжение регистрируется в отделе КиД КПУ, где ему присваивается дата и регистрационный номер.

Оригинал распоряжения хранится в отделе КиД КПУ.

4.2.6. Рассылка копий распоряжений осуществляется отделом КиД КПУ или структурным подразделением подготовившим проект распоряжения.

В обязательном порядке копии распоряжений должны направляться в структурные подразделения-исполнители и в структурные подразделения, подготовившие проекты распоряжений, а также заинтересованным структурным подразделениям и должностным лицам МАДИ.

Копии распоряжения рассылаются заинтересованным структурным подразделениям и должностным лицам МАДИ в соответствии с расчетом рассылки, который составляет руководитель структурного подразделения, подготовивший проект распоряжения (приложение № 26).

Копии распоряжений должны рассылаться исполнителям и заинтересованным должностным лицам и структурным подразделениям в срок не позднее следующего рабочего дня от даты регистрации распоряжения.
4.3. Положение, правила, инструкция
4.3.1. Положение (правила, инструкция) является локальным нормативным актом МАДИ, утверждаемым ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора в случае его отсутствия.

Положение - документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции МАДИ.

Правила - документ, устанавливающий нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция - документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений и иных нормативных актов.

4.3.2. Положение (правила, инструкция), за исключением должностной инструкции, утверждается приказом и оформляется как приложение к приказу на стандартных листах бумаги формата А-4.

Должностная инструкция утверждается грифом утверждения и печатается на утвержденном общем угловом бланке МАДИ (приложение № 10).

Употребление бланков произвольной формы запрещается.

4.3.3. Положение (правила, инструкция) должно иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения:

а) отметка о наличии приложений (только для положения (правил, инструкции), оформленного как приложение к приказу);

Отметка о наличии утверждаемых приложений (положение, правила, инструкция) к приказу оформляется в правом верхнем углу утверждаемых приложений. От пятого положения табулятора (10 см) должно быть напечатано слово «Приложение №» (без кавычек, включая знак номера, если приложений несколько).

Страницы приказа и приложений к нему нумеруются как единый документ посередине верхнего поля арабскими цифрами.

Отметку о наличии приложений к приказу необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 21 (в части, относящейся к распорядительному документу).

б) гриф утверждения;

Для положения (правил, инструкции), оформленного как приложение к приказу, гриф утверждения – слово «УТВЕРЖДЕНО» («УТВЕРЖДЕНЫ», «УТВЕРЖДЕНА»), согласованное в роде и числе с видом утверждаемого документа, печатается через два межстрочных интервала от отметки о наличии приложений прописными буквами обычным шрифтом размером № 16 без кавычек и выравнивается по левому краю от пятого положения табулятора (10 см). Ниже печатается слово «приказ» строчными буквами в творительном падеже, его автор (организация), дата и номер. Составные части данного реквизита печатаются через один межстрочный интервал, например:
Приложение

УТВЕРЖДЕНО

приказом МАДИ

от 21.09.2016 № 765 о.д.
Для должностной инструкции гриф утверждения – слово «УТВЕРЖДАЮ» печатается прописными буквами обычным шрифтом размером № 16 без кавычек и выравнивается по левому краю от пятого положения табулятора (10 см). Ниже печатаются строчными буквами, начиная с прописной, наименование должности лица, утверждающего документ, ниже его инициалы и фамилия. Под ними проставляется дата, в которой могут быть заранее напечатаны только месяц и год утверждения документа. Составные части данного реквизита печатаются через полтора межстрочных интервала, например:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор МАДИ

____________ И.О. Фамилия

«____» сентября 2016 г.
Гриф утверждения положения (правил, инструкции) необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 16.

в) вид документа;

Для положения (правил, инструкции), оформленного как приложение к приказу, вид документа – слово «ПОЛОЖЕНИЕ» («ПРАВИЛА», «ИНСТРУКЦИЯ») печатается через два межстрочных интервала от грифа утверждения прописными буквами полужирным шрифтом размером № 16 без кавычек и выравнивается по центру.

Для должностной инструкции вид документа – слово «ИНСТРУКЦИЯ» печатается через два межстрочных интервала от наименования МАДИ прописными буквами полужирным шрифтом размером № 16 без кавычек и выравнивается по центру относительно расположения реквизитов углового общего бланка МАДИ.

Вид документа необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 10.

г) дата документа (для положения (правил, инструкции), оформленного как приложение к приказу, оформляется на приказе);

Датой должностной инструкции является дата её утверждения. Дату должностной инструкции можно оформлять как цифровым, так и словесно-цифровым способом.

Дату должностной инструкции необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 11.

д) регистрационный номер документа (для положения (правил, инструкции), оформленного как приложение к приказу, оформляется на приказе);

Регистрационным номером должностной инструкции является порядковый номер, присваиваемый из регистрационного массива по должностным инструкциям в пределах календарного года и дополненный индексом дела по номенклатуре дел .

Регистрационный номер должностной инструкции необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 12.

е) наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту);

Наименование либо аннотация (заголовок к тексту) положения (правил, инструкции) составляется лицом, подготовившим проект положения (правил, инструкции), и должно кратко и точно отражать содержание текста.

Положение (правила, инструкция), оформленное как приложение к приказу, как правило, имеет наименование, которое начинается с предлога «о (об)» и пишется строчными буквами.

Наименование положения (правил, инструкции) печатается через два межстрочных интервала от реквизита «Вид документа» строчными буквами без кавычек полужирным шрифтом № 14 и выравнивается по центру текстового поля, например:

ПОЛОЖЕНИЕ
о проведении текущего контроля успеваемости

и промежуточной аттестации студентов
Положение о структурном подразделении имеет наименование, которое начинается с предлога «О (Об)», например: О Центре трудоустройства, Об Отделе аспирантуры.

Должностная инструкция имеет наименование, которое отвечает на вопрос «Кого?», например: ведущего документоведа, начальника отдела.

Наименование должностной инструкции печатается через два межстрочных интервала от реквизита «Место составления (издания) документа» строчными буквами без кавычек полужирным шрифтом № 14 и выравнивается по центру текстового поля.

Наименование положения (правил, инструкции), состоящее из нескольких строк, печатается через один межстрочный интервал.

Наименование положения (правил, инструкции) необходимо оформлять в соответствии с оформлением реквизита 18.

ж) текст документа;

В текстах положений (правил, инструкций) должны употребляться только общепринятые в русском языке обозначения, термины и сокращения.

При необходимости употребления сокращения (сокращенного наименования) в тексте сначала пишется полное наименование, а затем в скобках дается его сокращение (сокращенное наименование), за исключением общепринятых сокращений, например:
… в соответствии с федеральным государственным образовательным стандартом высшего образования (далее – ФГОС ВО)… .
В текстах положений (правил, инструкций) наименования структурных подразделений, коллегиальных органов МАДИ и должностей их руководителей должны печататься в соответствии в соответствии с правилами написания частей и отделов организации, должностей, указанными в правилах оформления реквизита 20.

Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается», а также глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: «указываются», «печатают» и т.д.

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил. В разделе «Общие положения» положения о структурном подразделении или должностной инструкции указывается также информация о признании утратившим силу предшествующего положения о структурном подразделении или должностной инструкции.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Разделы должны иметь названия и нумероваться арабскими цифрами.

Положение (правила, инструкция) имеют унифицированную структуру текста.

Положение о структурном подразделении включает разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и ответственность.
Должностная инструкция работника включает разделы:

1. Общие положения.

2. Функции (конкретные виды работ, поручаемые работнику) .

3. Обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

Текст положения (правил, инструкции) отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами, печатается рекомендуемым шрифтом Times New Roman № 14 через полтора межстрочных интервала от нулевого положения табулятора (левой границы текстового поля) и выравнивается по левой и правой границы текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается с первого положения табулятора (1,25 см) от левой границы текстового поля.

Текст положения (правил, инструкции) необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 20.

з) подпись должностного лица;

Подпись положения (правил, инструкции) состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности лица подписывающего положение (правила, инструкцию) печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Подпись отделяется от текста положения (правил, инструкции) двумя – четырьмя межстрочными интервалам.

Подпись положения (правил, инструкции) необходимо оформлять в соответствии с оформлением реквизита 23.

и) виза (для положения (правил, инструкции), оформленного как приложение к приказу, оформляется на приказе).

Согласование проектов должностных инструкций оформляется визой.

Визы согласования на проектах должностных инструкций оформляют в нижней части последнего листа документа (виза руководителя структурного подразделения).

Наименование должности визирующего лица печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от второго положения табулятора (4 см).

Замечания и дополнения к проекту должностной инструкции излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к проекту должностной инструкции и передаются исполнителю, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются» или «Согласен с учетом замечаний» и др. В этом случае проект должностной инструкции подлежит переоформлению с учетом замечаний и дополнений и повторному согласованию. Отметка проставляется рукописным способом.

Визу согласования должностной инструкции необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 25.

4.3.4. Подготовка положения (правил, инструкции) включает в себя:

а) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

Проекты положений (правил, инструкций) разрабатываются структурными подразделениями по поручению ректора, проректоров (по направлениям) или по собственной инициативе на основании соответствующего документа.

Перед разработкой проекта положения (правил, инструкции) тщательно изучаются законодательные акты Российской Федерации, локальные нормативные акты МАДИ и документы, являющиеся основаниями к разработке положения (правил, инструкции).

б) подготовку проекта положения (правил, инструкции);

Обеспечение качественной подготовки проектов положений (правил, инструкций) и их согласование возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят проекты положений (правил, инструкций).

Проекты положений (правил, инструкций) должны разрабатываться в срок, установленный ректором, проректором (по направлению), получившим подготовку положения (правил, инструкции), либо в соответствии со сроками, установленными нормативными документами.

При необходимости внесения изменений (дополнений) в положение (правила, инструкцию), утвержденное приказом, разрабатывается проект приказа о внесении изменений (дополнений) в приложение к приказу об утверждении положения (правил, инструкции).

При необходимости отмены либо признании утратившим силу положения (правил, инструкции), утвержденного приказом, разрабатывается проект приказа об отмене либо признании утратившим силу приказа об утверждении положения (правил, инструкции).

Если разрабатывается новое положение (правила, инструкция) взамен существующего, утверждаемое приказом, то в одном из пунктов распорядительной части приказа об утверждении положения (правил, инструкции) должна содержаться ссылка на утративший силу приказ, которым положение (правила, инструкцию) было утверждено.

в) подписание проекта положения (правил, инструкции);

Положение (правила, инструкция) должно быть подписано руководителем структурного подразделения, если регламентирует деятельность данного подразделения, а также, если в задачи структурного подразделения входят вопросы, указанные в заголовке к тексту положения (правил, инструкции).

г) согласование проекта положения (правил, инструкции).

Предоставление проектов положений (правил, инструкций) на согласование должностным лицам осуществляется только после проверки правильности оформления проектов положений (правил, инструкций), которая осуществляется руководителем подразделения.

Предоставление проектов положений (правил, инструкций) на проверку правильности оформления и на согласование должностным лицам осуществляется непосредственно работниками структурных подразделений, подготовившими проекты положений (правил, инструкций).

Проекты положений (правил, инструкций), присланные на согласование, должны рассматриваться и визироваться должностными лицами в срок до 10-ти рабочих дней со дня их поступления.

Процесс согласования проектов положений (правил, инструкций) контролируют работники структурных подразделений, подготовившие проекты положений (правил, инструкций).

Проекты приказов об утверждении положений (правил, инструкций) визируют должностные лица в следующем порядке:

1. Руководитель структурного подразделения, вносящей проект.

2. Начальник планово-финансового отдела (проекты положений, правил, инструкций, исполнение которых требует финансового обеспечения).

3. Главный бухгалтер (проекты положений, правил, инструкций, исполнение которых требует финансового обеспечения).

4. Работник правового отдела.

5. Проректор (по направлению) в соответствии с перечнем курируемых им подразделений и сферой его ответственности.

Проекты должностных инструкций визирует только работник правового отдела.

д) утверждение проекта положения (правил, инструкции).

Предоставление проектов приказов на подпись ректору, либо должностных инструкций на утверждение ректору в отношении подразделений подчиненных непосредственно, ректору осуществляется отделом КиД КПУ.

Предоставление должностных инструкций на утверждение проректорам (по направлениям) осуществляется непосредственно структурными подразделениями по подчиненности.

е) регистрация положения (правил, инструкции).

Подписанные приказы об утверждении положений (правил, инструкций) регистрируются в отделе КиД КПУ как приказы по основной деятельности.

Утвержденные должностные инструкции регистрируются в отделе кадров.

4.3.5. Копии утвержденных положений (правил, инструкций) рассылаются в соответствии с порядком рассылки приказов по основной деятельности.

Рассылка копий утвержденных положений (правил, инструкций) по структурным подразделениям осуществляется вместе с приказом об их утверждении.

Копии утвержденных положений о структурных подразделениях и должностных инструкций рассылаются в структурные подразделения, подготовившие указанные документы, и в Отдел кадров.

4.3.6. Подлинники приказов об утверждении положений (правил, инструкций) хранятся о отделе КиД КПУ и передаются далее в соответствии с номенклатурой дел.
4.4. Протокол
4.4.1. Протокол-документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. (Не относятся протоколы административного типа, договорного типа – протоколы разногласий, протоколы согласования и др.).

Протоколированию подлежат заседания как постоянно действующих, так и временных коллегиальных органов МАДИ (советов, комиссий, собраний, конференций и др.) и совещательная деятельность МАДИ (совещания у ректора, проректоров, руководителей структурных подразделений).

4.4.2. Протокол может издаваться в следующих формах:

а) полной (приложение № 11);

Полный протокол содержит, кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и выступающих при обсуждении вопроса.

В форме полного протокола оформляются протоколы заседания кафедр, советов, комиссий, собраний, конференций.

б) краткой (приложение № 12);

В кратком протоколе опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

В форме краткого протокола оформляются протоколы совещаний у должностных лиц и руководителей структурных подразделений.

в) стенографической.

Стенографический прокол, содержит полную запись всего хода заседания.

4.4.3. Протокол печатается на утвержденном общем продольном бланке МАДИ. Употребление бланков произвольной формы запрещается.

4.4.4. Протокол должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения:

а) вид документа;

Вид документа - слово «ПРОТОКОЛ» печатается через два межстрочных интервала от наименования МАДИ прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 16 без кавычек и выравнивается по центру текстового поля;

Вид документа необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 10.

б) дата документа;

Датой протокола является дата заседания, собрания, совещания, которая оформляется словесно-цифровым способом.

Дату протокола необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 11.

в) регистрационный номер документа;

Регистрационным номером протокола является его порядковый номер в пределах календарного/учебного года, присваиваемый отдельно по каждой группе протоколов.

Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе протоколируемого мероприятия.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Регистрационный номер протокола необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 12.

г) наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту);

Наименованием либо аннотацией (заголовком к тексту) протокола является наименование вида коллегиальной или совещательной деятельности (заседания, собрания, совещания) и коллегиального органа, которые должны согласовываться в падеже с видом документа, например:
заседания ученого совета

«Экономического» факультета
При проведении совещаний у должностных лиц (руководителей) указывается должность, инициалы и фамилия руководителя, проводящего совещание, например:
совещания у первого проректора

И.О. Фамилия
Наименование протокола печатается через два межстрочных интервала от реквизита «Место составления (издания) документа» строчными буквами, без кавычек полужирным шрифтом № 14 и выравнивается по центру текстового поля.

Наименование протокола, состоящее из нескольких строк, печатается через один межстрочный интервал.

Наименование протокола необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 18.

д) текст документа;

В текстах протоколов сокращения (сокращенные наименования), а также наименования структурных подразделений, коллегиальных органов МАДИ и должностей их руководителей должны печататься в соответствии с правилами оформления реквизита 20 в части, касающейся написания сокращений (сокращенных наименований), частей и отделов организации, должностей.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются следующие реквизиты:

- председатель или председательствующий;

- секретарь;

- присутствовали – список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих;

- повестка дня;

- докладчики по каждому пункту повестки дня.

Реквизиты «Председатель», «Секретарь» печатаются без кавычек от границы левого поля. В конце слов «Председатель», «Секретарь» ставится тире и указываются инициалы и фамилии председательствующего и секретаря соответственно.

Реквизит
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   23

Похожие:

Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и  iconИнструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном...
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и  iconИнструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном...
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и  iconИнструкция по делопроизводству москва
Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский...

Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и  iconИнструкция по делопроизводству москва
Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский...

Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и  iconРоссийской Федерации Московский государственный автомобильно-дорожный...
Махачкалинского филиала московского автомобильно дорожного государственного технического университета (мади)

Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и  iconУтверждено на Ученом совете мади
Фгбоу впо «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)»

Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и  iconИнструкция по делопроизводству в Государственном учреждении здравоохранения...
«Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения...

Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и  iconНастоящая инструкция разработана в целях совершенствования документационного...
«Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством

Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и  iconИнструкция по делопроизводству государственного образовательного...
Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный...

Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и  iconИнструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной...
Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск