Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и
Скачать 3.34 Mb.
|
5.4.2. Конверты с документами вскрываются, за исключением конвертов с пометкой «лично», «конфиденциально» или адресованных общественным организациям. Подлежит вскрытию вся корреспонденция, даже, если в адресате указан конкретный работник. 5.4.3. Проверяется правильность адресации доставки, целостность упаковки и комплектность документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в трех экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, другой направляется отправителю, а третий остается в отделе КиД КПУ. 5.4.4. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях: а) если адрес отправителя указан только на конверте; б) если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; в) если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции. 5.4.5. Корреспонденция сортируется на регистрируемую и нерегистрируемую в соответствии с Перечнем нерегистрируемой корреспонденции. (приложение № 23). 5.4.6. Поступившие документы, включая обращения граждан, подлежащие регистрации, должны передаваться на регистрацию в отдел КиД КПУ в день их поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день. Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и т.п., передаются на регистрацию в отдел КиД КПУ незамедлительно. 5.5. Предварительное рассмотрение поступающих документов 5.5.1. Все поступившие документы и обращения граждан, включая документы на электронных носителях, предварительно рассматриваются начальником отдела КиД КПУ, с целью выделения документов: а) подлежащих обязательному рассмотрению ректором; На обязательное рассмотрение ректору передаются документы, полученные от вышестоящих органов, документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности МАДИ, документы, требующие решения ректора, документы, требующие исполнения. б) подлежащих обязательному рассмотрению проректорами (по направлениям); На обязательное рассмотрение проректорам (по направлениям) передаются документы, требующие решения и исполнения в соответствии со сферой их ответственности и перечнем координируемых ими подразделений; в) направляемых сразу на исполнение в структурные подразделения. В структурные подразделения МАДИ передаются документы, не требующие указаний по исполнению документа ректора или проректоров (по направлениям) МАДИ. 5.5.2. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа конкретному должностному лицу. 5.5.3. После предварительного рассмотрения начальником отдела КиД КПУ документы, выделенные для рассмотрения ректору регистрируются и передаются ректору. 5.5.4. После предварительного рассмотрения начальником отдела КиД КПУ документы, выделенные для рассмотрения проректорам (по направлениям), предаются на регистрацию в приемные проректоров (по направлениям). 5.5.5. На документах, не требующих рассмотрения ректором или проректорами (по направлениям) МАДИ, начальник отдела КиД КПУ, осуществляющий их предварительное рассмотрение, проставляет в правом верхнем углу документа наименование (индекс) структурного подразделения или фамилию его руководителя, т.е. осуществляет разметку. После разметки документы, подлежащие регистрации, регистрируются, а затем – вместе с нерегистрируемыми документами передаются через экспедицию в указанное в разметке структурное подразделение МАДИ. 5.6. Порядок регистрации поступающих документов 5.6.1. Подлежащие регистрации поступающие документы и обращения граждан регистрируются централизованно в отделе КиД КПУ. 5.6.2. Подлежащие регистрации поступающие документы и обращения граждан документы и обращения граждан должны регистрироваться однократно. 5.6.3. Подлежащие регистрации поступающие документы и обращения граждан регистрируются независимо от способа их доставки и получения. 5.6.4. Подлежащие регистрации поступающие документы и обращения граждан регистрируются только после предварите6льного рассмотрения отделом КиД КПУ. 5.6.5. Подлежащие регистрации поступающие документы и обращения граждан регистрируются с помощью создания регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК) в СЭД. 5.6.6. В отделе КиД КПУ документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются. Не сканируются документы, подлежащие регистрации в СЭД, указанные в Перечне документов, подлежащих регистрации в СЭД без сканирования. 5.6.7. Электронные образы документов проходят верификацию и подписываются ЭП работника отдела КиД КПУ, осуществляющего эту работу. 5.6.8. На подлежащем регистрации поступившем документе оформляется реквизит «Отметка о поступлении документа» Отметка о поступлении документа в МАДИ оформляется в виде штампа с указанием даты поступления, входящего регистрационного номера документа и распечатывается на документе. Отметка о поступлении документа в МАДИ может дополняться штрих-кодом, содержащим идентификационные данные документов в СЭД. Штрих-код располагают под штампом. Отметка о поступлении документа в МАДИ располагается в правой нижней части лицевой страницы документа. Отметка о поступлении документа проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте. Отметка о поступлении документа в МАДИ оформляется в соответствии с правилами оформления реквизита 30. 5.6.9. Подлинник документа на бумажном носителе хранится в отделе КиД КПУ и по завершении работы с документами списывается в дело отдела КиД КПУ или при необходимости передается на хранение в структурное подразделение-исполнитель. 5.6.10. Документы поступившие с отметкой «Срочно», «Оперативно» и т.п. регистрируются в отделе КиД КПУ Документы, поступившие в рабочее время, регистрируются в отделе КиД КПУ в день поступления. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в отделе КиД КПУ на следующий рабочий день. 5.6.11. Среди подлежащих регистрации поступающих документов отдельно регистрируются два документопотока: - документы, поступившие из государственных органов и различных организаций; - обращения граждан. 5.6.12. Документы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. 5.6.13. В состав регистрационного номера для поступающих документов входит порядковый номер в пределах данного документопотока, который для обращений граждан дополняется буквенным индексом «г». 5.7. Порядок рассмотрения поступающих документов ректором, проректорами (по направлениям) 5.7.1. Поступившие документы должны докладываться ректору, проректорам (по направлению) МАДИ в день их поступления. Срочные документы должны докладываться ректору, проректорам (по направлениям) МАДИ немедленно. 5.7.2. Телефаксы, телеграммы, телефонограммы после регистрации передаются на рассмотрение ректору или исполнителям немедленно. Поступивший вслед за телефаксом подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение-исполнитель. 5.7.3. Поступившие документы должны передаваться ректору, проректорам (по направлениям) на рассмотрение только после регистрации в СЭД. 5.7.4. После регистрации, документы для рассмотрения ректором поступают на аналитическое рассмотрение в отдел КиД КПУ. 5.7.5. Отдел КиД КПУ просматривает и систематизирует поступившие документы, подбирает необходимую информацию по ним, при необходимости вносит в них проекты указаний по исполнению документов (резолюций) и передает поступившие документы ректору на рассмотрение. 5.7.6. После регистрации документы для рассмотрения проректором (по направлению) поступают помощникам проректоров (по направлениям), в соответствии с делегируемыми полномочиями, перечнем координируемых подразделений и сферой ответственности, установленными приказом ректора. 5.7.7. Помощники проректора (по направлению) просматривают, систематизируют, подбирают необходимую информацию и передают поступившие документы проректору (по направлению) на рассмотрение. 5.7.8. Ректор или проректор (по направлению), рассматривает поступившие документы, оформляет указания по исполнению документа (резолюции) и возвращает поступившие документы своему помощнику. 5.7.9. Рассмотренные ректором, проректорами (по направлениям), документы с указаниями по исполнению документов (резолюциями) возвращаются в отдел КиД КПУ, где в РКК вносятся указания по исполнению поступивших документов (резолюции). На основании указаний по исполнению документов (резолюций) работники отдела КиД КПУ при необходимости формируют контрольные задания. 5.7.10. Из отдела КиД КПУ документы после внесения указаний по исполнению документов (резолюций), наложения при необходимости контрольного задания направляются в электронном виде в СЭД в соответствующие структурные подразделения для исполнения. 5.7.11. При необходимости рассылки поступивших документов в бумажном виде документы с указаниями по исполнению документов (резолюциями) передаются отделом КиД КПУ в бумажном виде исполнителям в соответствии с указаниями по исполнению документов (резолюциями). Если в указаниях по исполнению документа (резолюции) указано несколько исполнителей, то подлинник бумажного документа направляется работнику, указанному в резолюции первым, т.к. он является ответственным исполнителем. Остальным соисполнителям документ тиражируется и передаются копии документа. 5.7.12. Передача поступивших документов из одного структурного подразделения в другое производится работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях: - в электронном виде через СЭД; - в бумажном виде (при необходимости) через отдел КиД КПУ. Поступившие документы на бумажных носителях передаются в структурные подразделения под подпись в реестре учёта передаваемых документов и корреспонденции отдела КиД КПУ, осуществляющего учёт передаваемых документов на бумажных носителях. 5.8. Работа исполнителей с поступающими документами 5.8.1. Руководители структурных подразделений осуществляют: а) оперативное рассмотрение документов и оформление указаний по исполнению документов (резолюций); При рассмотрении документов и корреспонденции руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. б) незамедлительную передачу их непосредственному исполнителю; Получив документы на исполнение работник, ответственный за делопроизводство, должен: а) немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения; б) внести сведения о полученных на бумажных или электронных носителях документах в электронный журнал учёта получаемых документов в СЭД; в) передать документы руководителю структурного подразделения. Непосредственный исполнитель получает документы в соответствии с указаниями по исполнению документов (резолюциями) руководителя структурного подразделения в день поступления документов. Срочные документы передаются исполнителю немедленно. Исполнитель обязан осуществлять контроль за качеством исполнения документов и за состоянием исполнительской дисциплины по документам. Руководитель структурного подразделения ежедневно проверяет качество и сроки исполнения заданий по поступившим документам. 5.8.2. Сроки исполнения поступивших документов исчисляются в календарных днях от даты поступления документов в МАДИ. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в указаниях по исполнению документа (резолюция) руководителя. 5.8.3. Исполнение документов предусматривает: - сбор и обработку необходимой информации; - подготовку проекта документа и его оформление; - согласование проекта документа; - доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования; - представление проекта документа на подпись (утверждение); - подписание (утверждение) ректором и проректорами МАДИ или руководителями структурных подразделений, имеющих право подписи документов; - подготовку реестра рассылки документа; - определение места хранения документа (копии документа). 5.8.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные соисполнители своевременно и качественно проводят анализ информации и предоставляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т.д.). 5.8.5. Ответственный исполнитель отвечает за организацию исполнения документа в указанный срок. Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения. 5.8.6. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированным банком данных МАДИ, справочно-информационными материалами и библиотечным фондом для получения необходимой информации. 5.8.7. Исполнители не должны разглашать содержание поступивших к ним документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. 5.8.8. Исполнители имеют право делать отметки на документе: - дата поступления; - даты промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.); - дата и результат окончательного исполнения. 5.8.9. Исполнители имеют право представить им имя руководителя, давшего указания по исполнению документа (резолюцию), мотивированную просьбу о продлении срока исполнения документа не позднее 3-х дней до истечения этого срока. 5.8.10. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) находящиеся у него на исполнении документы должны быть переданы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения. Передача документов в структурном подразделении от одного исполнителя другому, может производиться только через работника ответственного за делопроизводство. 5.8.11. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за достоверность информации, использованной при подготовке документа, за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за правильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документа в срок. 5.8.12. До передачи документа на подпись ответственный исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ предоставляется на подпись (утверждение) вместе с поступившими документами, на основании которых он готовился. 5.8.13. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших и завизировавших документы. 5.8.14. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего (утвердившего) документ, не допускается. 5.8.15. После решения поставленных в полученном документе вопросов ответственный исполнитель, руководитель структурного подразделения или работник, ответственный за делопроизводство, внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Отметку об исполнении документа необходимо оформлять в соответствии с оформлением реквизита 29. 5.9. Организация работы с отправляемыми документами 5.9.1. Проекты отправляемых из МАДИ документов должны готовиться ответственными исполнителями по указанию руководителей структурных подразделений МАДИ. 5.9.2. Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа возлагается на структурное подразделение-исполнитель. |
Похожие:
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования |  | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Махачкалинского филиала московского автомобильно дорожного государственного технического университета (мади) | | Фгбоу впо «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» |
| «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... | | «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |