Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и
Скачать 3.34 Mb.
|
Нулевое положение табулятора: а) наименование организации; б) справочные данные об организации; в) вид документа; г) место составления или (издания) документа; (при флаговом (угловом) расположении вышеперечисленных реквизитов); д) дата документа, дата заверения документа; е) ссылка на исходящий номер и дату документа; ж) наименование документа; з) текст (кроме начала абзацев); и) отметка о наличии приложений; к) должность лица, подписавшего документ или заверяющего документ; л) гриф согласования (кроме расшифровки подписи); м) виза (кроме расшифровки подписи); н) отметка об исполнителе; о) заверительная надпись «Верно»; п) отметка об исполнении документа; р) второй гриф утверждения документа. Первое положение табулятора 1,25 см: а) начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных). Второе положение табулятора 4 см: а) регистрационный номер документа; б) расшифровка фамилии в первом грифе согласования и визе документа. Третье положение табулятора 6 см: используют для составления таблиц. Четвертое положение табулятора 8 см: а) адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке). Пятое положение табулятора 10 см: а) гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); б) второй гриф согласования; в) надпись «Приложение». Шестое положение табулятора 12 см: а) расшифровка подписи во втором грифе согласования. Седьмое положение табулятора 14 см: а) нумерационный заголовок в таблице. 3.4.2. Использование пробелов: Пробелы употребляются: - после знака «№», например: № 432; - после числительных, например: 15 марта 2012 г., 5 тыс. рублей; - между инициалами и фамилией, например: В.А. Баранова. Пробелы отсутствуют: - перед названиями населенных пунктов после сокращенного обозначения, например: г.Москва; - между номером документа и его индексом, например: 127/о; - перед числительными, например: п.1, д.17. 3.4.3. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. 3.4.4. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. 3.4.5. Реквизиты документов состоящие из нескольких строк (кроме текста), печатаются через один межстрочный интервал строчными буквами, например реквизит 18 «Наименование документа», если он состоит из нескольких строк. 3.4.6. Составные части одного реквизита печатают через 1,5 - 2 межстрочных интервала, например составные части реквизита 15 «Адресат». 3.4.7. Реквизит от реквизита печатают через 2 - 4 межстрочных интервала, например реквизит 20 «Текст документа» от реквизита 23 «Подпись должностного лица». 3.4.8. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А-4 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата А-5 и менее - через 1 межстрочный интервал. 3.4.9. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля. 3.4.10. При изготовлении документов на двух и более страницах, вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами. 3.4.11. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны. 4. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Приказ 4.1.1. Приказ - локальный нормативный акт, издаваемый для разрешения основных и организационных задач и разрешений персонального характера, стоящих перед МАДИ. Приказы издаются: - ректором; - лицом, временно исполняющим обязанности ректора в случае его отсутствия, назначенным приказом ректора; - проректорами (по направлениям) в соответствии с перечнем координируемых подразделений при наличии приказа ректора. 4.1.2. Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов: а) по основной деятельности; В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, научной, финансовой, организационной, информационной, документационной деятельности, планирования, отчетности, развития и т.п. б) по личному составу; Приказы по личному составу регулируют прием (зачисление), перемещение, увольнение (отчисление), поощрение, награждение и т.п. Приказы по личному составу подразделяются на две группы, которые издаются и регистрируются отдельно: - по личному составу работников (приём, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, присвоение званий, изменение фамилии, поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, дежурства по профилю основной деятельности, длительные внутрироссийские и зарубежные командировки); - по личному составу обучающихся – студентов, аспирантов, слушателей и др. (зачисление, перевод, отчисление, назначение стипендий и других выплат, дисциплинарные взыскания, поощрения, награждения, все виды отпусков, перемена имени, направление на стажировку, обучение, участие в мероприятиях, выдача дубликатов документов и др.); - по краткосрочным внутрироссийским командировкам; - по общим вопросам ( все виды отпусков работников: отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания, ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, дежурством, дисциплинарные взыскания). 4.1.3. Приказы, нуждающиеся в изменении (дополнении) или отмене либо признании утратившими силу, подлежат изменению (дополнению) или отмене либо признании утратившими силу путем издания приказа. Изменения или дополнения вносятся только в первоначально изданный приказ. Внесение изменений и дополнений в приказ о внесении изменений или дополнений не допускается. Утратившими силу признаются приказы МАДИ: а) фактически утратившие силу; б) в связи с изменением законодательства. Подлежат отмене приказы МАДИ: а) если приказ не вступил в силу; б) по решению суда. 4.1.4. Приказ печатается на утвержденном бланке приказа МАДИ (приложение № 8). Употребление бланков произвольной формы запрещается. Приказы по личному составу работников могут оформляться как традиционным способом, так и с использованием унифицированных форм, введенных в действие с 05 апреля 2004 г. постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1 «О первичных учетных документах». 4.1.5. Приказ должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения: а) дата документа; Датой приказа является дата его подписания. Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки. Дату приказа можно оформлять как цифровым, так и словесно-цифровым способом. Дату приказа необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 11. б) регистрационный номер документа; Регистрационным номером приказа является порядковый номер, присваиваемый из регистрационного массива по каждому виду приказов отдельно в пределах календарного года и дополненный буквенным индексом, обозначающим принадлежность к определенному виду приказа. Регистрационный номер приказа необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 12. в) наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту); Наименование либо аннотация (заголовок к тексту) приказа составляется лицом, подготовившим проект приказа, и должно кратко и точно отражать содержание текста. Приказы по основной деятельности и по личному составу работников или обучающихся должны иметь наименование, которое начинается с предлога «О (Об)». Например: Об утверждении …, О регистрации …, Об организации …, О создании …, Об отчислении …, О назначении …, О зачислении …, О направлении в …, О переводе на … . Кроме того, в приказах по личному составу обучающихся указывается принадлежность к факультету (институту, школе, центру), т.е. его название, которое пишется на строчку ниже через один межстрочный интервал, начинается со строчной буквы и согласуется с заголовком, например: О восстановлении студента на факультет «Автомобильного транспорта» или Об отчислении слушателей Учебно-методического центра В наименовании приказа, который изменяет или дополняет ранее изданный приказ, указывается только дата и номер приказа, в который вносится изменение или дополнение, при этом наименование приказа не указывается, например: О внесении изменений в приказ МАДИ от … № … или О внесении дополнения в приказ МАДИ от … № … Наименование приказа печатается через два межстрочных интервала от реквизита «Место составления (издания) документа» строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек полужирным шрифтом № 14 и выравнивается по центру текстового поля. Наименование приказа, состоящее из нескольких строк, печатается через один межстрочный интервал. Наименование приказа необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 18. г) текст документа; В текстах приказов должны употребляться только общепринятые в русском языке обозначения, термины и сокращения. При необходимости употребления сокращения (сокращенного наименования) в тексте сначала пишется полное наименование, а затем в скобках дается его сокращение (сокращенное наименование), за исключением общепринятых сокращений, например: Для организации … П Р И К А З Ы В А Ю: 1. Назначить постоянно действующую экспертную комиссию МАДИ (далее – ЭК) … . В текстах приказов наименования структурных подразделений, коллегиальных органов МАДИ и должностей их руководителей должны печататься в соответствии с правилами написания частей и отделов организации, должностей, указанными в правилах оформления реквизита 20. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей, иногда только из распорядительной. В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи предписывающих действий, факты и события, послужившие причиной издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в преамбуле указывается вид этого документа в родительном падеже, его автор, дата номер и наименование, например: Во исполнение распоряжения Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2016 № Ам-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» П Р И К А З Ы В А Ю: Ввести в действие нормы расхода топлива для автотранспорта МАДИ … . Если приказ издается в соответствии с нормативными правовыми актами, то в преамбуле указывается конкретный пункт или статья нормативного правового акта, затем вид этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и наименование, например: В соответствии с п.3 распоряжения Правительства г. Москвы от 07.09.2016 № 31р «О предельных наценках на продукцию, реализуемую в пределах общественного питания при образовательных учреждениях» П Р И К А З Ы В А Ю:
Преамбула оканчивается словом «п р и к а з ы в а ю», которое пишется в разрядку строчными буквами без кавычек и ставится двоеточие. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова «Приказываю :», которое пишется в разрядку строчными буквами без кавычек, начиная с прописной, и ставится двоеточие. Распорядительная часть приказа должна начинаться после преамбулы как новый абзац со следующей строки после слова «приказываю :». В тексте распорядительной части приказа указываются: - исполнители; - конкретные действия; - сроки исполнения предписываемых действий. Текст распорядительной части делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме, например: П Р И К А З Ы В А Ю:
Запрещается давать поручения, которые выражаются глаголами «усилить», «укрепить», «повысить», «ускорить» и т.п., исполнение которых невозможно проверить. Указание срока исполнения дается отдельной строкой. Написание даты должно соответствовать оформлению реквизита 11. Если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии с инициалами (после фамилии) исполнителя в дательном падеже (кому), например: Во исполнение решения Ученого совета МАДИ в соответствии с протоколом от 23.04.2016 № 42 П Р И К А З Ы В А Ю: 1. Начальнику Управления научно-исследовательскими работами Соловьеву Б.С. разработать и представить на утверждение … Срок до 15.05.2016. 2. Начальнику Управления экономического развития Фамилия И.О. . предоставить информацию о … Срок 23.05.2016. В качестве исполнителей могут быть указаны наименование должностей исполнителей в обобщенном виде, например: П Р И К А З Ы В А Ю: 1. Директорам филиалов МАДИ назначить приказами по соответствующим филиалам ответственных за … . Срок 07.08.2016. При отсутствии сроков исполнения предписываемых действий следует руководствоваться датой подписания приказа. Если приказ имеет приложения, то в том пункте текста приказа, в котором указывается наименование приложения, в конце предложения делается ссылка на указанное приложение «согласно приложению» или «согласно приложению № …», либо указывается в скобках (приложение) или (приложение № …), например: 1. Утвердить Положение о проведении практики студентов МАДИ (приложение) или Утвердить приложение Положение о … . Если приказ отменяет или признает утратившим силу, изменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста приказа должен содержать ссылку на отменяемый (признаваемый утратившим силу) или изменяемый (дополняемый) приказ (пункт приказа) с указанием его автора, даты, номера и наименования. Текст пункта должен начинаться словами «Отменить …», «Признать утратившим силу …», «Внести изменение(-я) (дополнение(-я)) в приказ», например: 3. Признать утратившим силу приказ Университета от 08.05.2016 № 77-2/о «Об утверждении бланков филиалов МАДИ». Каждое изменение (дополнение) должно быть оформлено отдельным пунктом (подпунктом), например: В связи с изменением структуры МАДИ П Р И К А З Ы В А Ю: Внести изменения и дополнения в приказ МАДИ от 14.02.2016 № 446-1/о «О делегировании организационных полномочий проректорам и советникам ректора»: 1. Включить: 1.1. В абзац 1 пункта 5: - факультета логистики; 1.2. В абзац 1 пункта 8: - Управления экономического развития; 2. Исключить из абзаца 1 пункта 8: - Управления закупок; Внесение изменений и дополнений в приложение к приказу оформляется в тексте приказа. Каждое изменение (дополнение) должно быть оформлено отдельным пунктом (подпунктом). В связи с … П Р И К А З Ы В А Ю : внести изменение в приложение № 1 к приказу МАДИ от 10.03.2016 № 349 о.д. «Об утверждении положения о …»: 1. В тексте положения слово «институт» заменить на слово «факультет» в соответствующих падежах. Если приложение к приказу оформлено в виде таблицы, внесение изменений в него осуществляется в приложении к выпускаемому приказу. В тексте приказа дается указание, например: В связи с … П Р И К А З Ы В А Ю: 1. Внести изменение в приказ МАДИ от 17.12.2016 № 1144 ст. «О закреплении тем выпускных квалификационных (дипломных) работ и назначении научных руководителей», изложив пункт 15 приложения в редакции согласно приложению к настоящему приказу. Приложение к приказу от__________ № __________ |
Похожие:
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования |  | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Махачкалинского филиала московского автомобильно дорожного государственного технического университета (мади) | | Фгбоу впо «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» |
| «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... | | «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |