Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и
Скачать 3.34 Mb.
|
Перечень реквизитов документов: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления (издания) документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения; 17 - указания по исполнению документа (резолюция); 18 - наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту); 19 - отметка о контроле документа; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложений; 22 - должность лица, подписавшего документ; 23 - подпись должностного лица; 24 - гриф согласования; 25 - виза; 26 - оттиск печати; 27 - отметка о заверении копии; 28 - отметка об исполнителе; 29 - отметка об исполнении документа; 30 - отметка о поступлении документа в организацию; 31 - идентификатор электронной копии документа; 32 - отметка о конфиденциальности. 3.2.3. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например отметка «Срочно», «Подлежит возврату» и др. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, виды которых установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями от 23.09.2005). В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 13.11.1994 № 1233, отметка об информации, относимой к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа. 3.2.4. Организационно-распорядительные документы (Приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, письма и др.), относящиеся к УСОРД и включенные в ОКУД (класс 0200000), должны оформляться в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который устанавливает состав реквизитов и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов. Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках МАДИ в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» от 20.12.2000 № 2-ФКЗ. Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) Эмблему МАДИ помещают на бланках в том случае, если Уставом МАДИ предусмотрено ее наличие. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации. Код организации (реквизит 04) Код МАДИ проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми МАДИ налоговыми органами. Код формы документа (реквизит 07) Код формы документа определяется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) и должен соответствовать коду унифицированной формы документов, содержащемуся в определенном разделе классификатора. Коды по ОКУД подлежат простановке на унифицированных формах документов. Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. Код может быть заранее нанесен на бланк. Наименование организации-автора документа (реквизит 08) Наименование МАДИ указывается в точном соответствии с наименованием, закрепленном в Уставе МАДИ – федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет». Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним (МАДИ). Наименования филиалов МАДИ указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования МАДИ. Справочные данные об организации (реквизит 09) Справочные данные о МАДИ включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и телефакса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению МАДИ. Справочные данные о МАДИ указываются в бланках писем. Наименование вида документа (реквизит 10) Наименование вида документа, составленного или изданного МАДИ, должно соответствовать его содержанию и определяться Уставом МАДИ и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида документа должно соответствовать его содержанию (акт, справка, записка, отзыв, протокол и др.) Наименование вида документа не указывается в письмах. Дата документа (реквизит 11) Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), заседания (протоколы), зафиксированного события (акты). Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Для документов, составленных МАДИ совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа может заранее печататься только обозначение месяца и года – число проставляется непосредственно при регистрации. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением должны датироваться и подписываться. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: дату 5 июня 2013 г. следует оформлять 05.06.2013 (точки нет). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 10 февраля 2013 г. Для зарубежной переписки допускается оформление даты в последовательности год, месяц, день месяца, например 2013.06.05 (точки нет). Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, словесно-цифровой способ оформления дат применяется в обязательном порядке. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. Регистрационный номер документа (реквизит 12) Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в МАДИ. Регистрационный номер документа присваивается документу после его утверждения (подписания). Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного МАДИ совместно с другой или несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Не допускается отправка корреспондентам писем, распечатанных на бланках МАДИ и не имеющих регистрационного номера и даты. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, поступившего в МАДИ, на который должен быть дан ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Например: На № 01-07/14 от 14.03.2016 Место составления (издания) документа (реквизит 14) Место составления или издания документа указывают в том случае, когда затруднено его определение по реквизитам 08 «Наименование организации» и 09 «Справочные данные об организации». Реквизит указывается только в общем бланке и бланке конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают на документах с учетом принятого административно-территориального деления. Например, для МАДИ - Москва (уточнение «г.» не указывается перед наименованиями столиц государств, а также перед Санкт-Петербургом). В документе, автором, которого является филиал МАДИ, указывается место нахождения филиала. Адресат (реквизит 15) Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу первого листа документа. В качестве адресата могут быть органы власти, организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Генеральному директору ОАО «Северные регионы» А.А. Арбузову или АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру А.В. Погодину Если документ отправляют нескольким однородным организациям или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Средним профессиональным учебным заведениям Москвы (по списку) Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, и на каждом экземпляре письма указывают только одного адресата. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например: Главному редактору Издательского дома «Медиадом» Н.В. Семиной В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное образовательное учреждение «Центр образования № 1840» ул. Б. Переяславская, д. 1, Москва, 129041 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, например: Образцову О.П. ул. Садовая, д.5, кв.12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи». На конверте почтовый адрес корреспондента пишется в нижней правой части, а адрес отправителя в левом верхнем углу. Порядок написания почтового адреса на почтовых отправлениях распространяется также на написание почтового адреса в реквизитах «Справочные данные» и «Адресат»: а) наименование адресата (наименование организации или фамилия, имя, отчество для физических лиц); б) название улицы, номер дома, номер квартиры; (сокращение «ул.» ставится перед или после названия улицы по благозвучию) в) название населенного пункта (город, поселок, и т.п.); г) название области, края, автономного округа, республики; д) название страны (для международных почтовых отправлений); е) почтовый индекс. Гриф утверждения (реквизит 16) Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Документы МАДИ утверждаются ректором, проректорами по направлениям, вышестоящими или межведомственными органами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Примерный перечень документов подлежащих утверждению – приложение № 6. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из следующих элементов: а) слово УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек); б) наименование должности лица, утверждающего документ; в) подпись; г) инициалы, фамилия; д) дата утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Ректор МАДИ личная подпись И.О. Фамилия «05» декабря 2016 г. Допускается в реквизите «Гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Ректор МАДИ личная подпись И.О. Фамилия «05»декабря 2016 г. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из следующих элементов: а) слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа; б) наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер. Например: УТВЕРЖДЕНО Решением Ученого совета МАДИ от 25.12.2016 (протокол № 23) или УТВЕРЖДЕН приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 16.10.2016 №510 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы. |
Похожие:
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования |  | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Махачкалинского филиала московского автомобильно дорожного государственного технического университета (мади) | | Фгбоу впо «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» |
| «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... | | «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |