Инструкция по делопроизводству государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования
Скачать 1.13 Mb.
|
УТВЕРЖДЕНА Приказом ректора ГОУ ВПО МГСУ от 14 июня 2011 № 151/130 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования Московский государственный строительный университет (ГОУ ВПО МГСУ) 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) устанавливает порядок разработки, оформления и управления внутренними организационно-распорядительными (приказ, распоряжение, решение), информационно-справочными (письмо, протокол, акт, телеграмма, телефонограмма, факс, служебная записка) документами, входящей и исходящей корреспонденцией, а также документами службы документационного обеспечения Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный университет (далее – ГОУ ВПО МГСУ или Университет). В Университете применяется смешанная система делопроизводства, при которой одни операции (прием, отправка, регистрация корреспонденции) осуществляются централизованно, а другие (составление и оформление документов, формирование дел) производятся как централизованно, так и в структурных подразделениях. Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. Порядок работы с документами ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»), документами по кадровому обеспечению, оплате труда, учету основных средств и материалов, с документами, содержащими коммерческую тайну, договорами, доверенностями, с письмами, заявлениями и жалобами граждан, определяется специальными инструкциями. 1.2. Руководство и контроль ведения делопроизводства в Университете осуществляет служба ДОУ. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Университета. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на работников, назначенных ответственными за эту работу. Указанные работники обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции и сохранность находящихся у них на исполнении служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения, который сообщает об этом в службу ДОУ. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения ректора Университета. С содержанием служебных документов могут знакомиться только лица, имеющие отношение к рассмотрению и исполнению этих документов. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Ознакомление с ними других лиц и опубликование в печати допускается только с разрешения руководства Университета. При уходе ответственного исполнителя в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. Ведение переписки от имени Университета с вышестоящими и другими организациями осуществляется ректором, проректорами и начальником первого отдела (по поручению ректора). 1.3. Положения данной Инструкции распространяются на порядок работы с документами как на бумажном, так и на других материальных носителях информации. Предварительная схема работы с документами в системе электронного документооборота (на период ее доработки и внедрения во все структурные подразделения) приведена в п. 10 настоящей Инструкции. 2. Нормативные ссылки Настоящая Инструкция разработана на основании следующих нормативных документов: Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"; Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне"; Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (утрачивает силу с 1 июля 2012 г.); Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне"; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р ИСО 9000-2008. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"; Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"; Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"; Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников"; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива 23.12.2009 г. № 76; Основные правила работы ведомственных архивов (М.,1986); Методические рекомендации «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (Москва, 2006 г.); Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденная приказом Министерства образования России от 11.06.2003 г. № 2499; Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия"; Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О примерном Положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия"; Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления – М.: Гильдия Управляющих Документацией, 2003; Устав Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования Московского государственного строительного университета (ГОУ ВПО МГСУ). 3. Термины, определения, обозначения и сокращения В настоящей Инструкции использованы следующие термины и определения: Внешний документ – документ, применяемый в деятельности Университета, но разработанный организацией, не входящей в структуру Университета. Внутренний документ – документ, разработанный подразделениями Университета. Дело – совокупность документов, или документ, относящиеся к одному вопросу или виду деятельности, помещенные в отдельную обложку. Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документационный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица. Контрольный экземпляр документа – экземпляр документа, оформленный подлинными подписями, полностью подготовленный для издания, хранящийся в документационном фонде структурного подразделения, имеющий в графе колонтитула надпись «Экземпляр № 1». Номенклатура дел – систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения Приказ – организационно-распорядительный документ, издаваемый в целях разрешения производственных задач ректором Университета. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Разработка документа – подготовка проекта документа ответственным разработчиком и представление его на согласование заинтересованным лицам. Распоряжение – организационно-распорядительный документ, издаваемый ректором, проректорами по направлениям деятельности, директорами институтов Университета по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью вверенных подразделений в пределах их компетенций. Регистрация документа - запись учетных данных документа по установленной форме и присвоение ему цифрового, буквенного или буквенно-цифрового обозначения. Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Реквизиты документа – обязательные данные, установленные законом или положениями для документов. Решение – документ коллегиального органа (Ученого совета Университета, ректорского совещания и т.п.) составленный по организационным и производственным вопросам. Согласование документа - снятие разногласий по содержанию и виду проекта документа между разработчиком и должностными лицами, в части, их касающейся, путем внесения в него изменений и дополнений до проставления визы в листе согласования. Служебная записка – документ, адресованный ректору Университета, проректорам по направлению деятельности или руководителям подразделений, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями, просьбами и т.д. Учет документов – установление количества экземпляров документа, изменений к нему и фиксирование их места нахождения. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел. Хранение документов – обеспечение рационального размещения и сохранности документов. Электронная подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Сокращения: ДСП – для служебного пользования; МЭДО – межведомственный электронный документооборот; СДОУ – служба документационного обеспечения Университета; ПФУ - планово-финансовое управление; УФД - унифицированные формы документов; УК – управление кадров; СЭД – система электронного документооборота; РРК – регистрационно-контрольная карточка; ЭК – экспертная комиссия. 4. Правила оформления внутренних документов ГОУ ВПО МГСУ При подготовке и оформлении документов Университета используются реквизиты, состав которых и правила оформления определены Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству, утвержденных приказом Госархива РФ от 23 декабря 2009 г. № 76. 4.1. Бланки документов 4.1.1. Документы, создаваемые в Университете, оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4 (270х297 мм), А5 (148х210 мм), либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Образцы бланков устанавливаются настоящей Инструкцией. Бланки документов Университета разрабатываются на основе углового (в верхнем левом углу) и продольного вариантов расположения реквизитов, изготавливаются и нумеруются типографским способом (штамп имеет синий цвет), подлежат учету и выдаются строго под роспись в журнале учета бланков. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в СДОУ. 4.1.2. Документы Университета, оформленные как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должны иметь поля: 30 мм левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. Текст документов печатается на бланках формата А4 через 1,5 межстрочный интервал с использованием шрифта Times New Roman размером № 14. 4.1.3. В Университете используются следующие виды бланков внутренних документов: бланк письма (Приложение № 1); бланк приказа (Приложение № 2); бланк распоряжения (Приложение № 3); 4.1.4. Для ведения переписки с зарубежными корреспондентами в Университете используются бланки писем на русском и английском языках. 4.1.5. Бланк письма содержит следующие реквизиты: - эмблему Университета; - полное наименование Университета; - справочные данные об Университете (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса, адрес электронной почты, сайт); - код (ОКПО) Университета; - основной государственный регистрационный номер (ОГРН); - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), а также ограничительные отметки для проставления даты, регистрационного номера документа и ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта. 4.1.6. Бланки приказа и распоряжения содержат следующие реквизиты: - наименование Университета; - наименование вида документа; - место издания документа, а также ограничительные отметки для размещения даты и регистрационного номера. 4.1.7. Внутренние документы Университета, оформляемые не на бланке (служебные, аналитические, объяснительные записки и т.д.) должны содержать определенный набор реквизитов, соответствующий виду документа. Обязательными для таких документов реквизитами являются: название документа (наименование вида), наименования структурных подразделений, должности и ФИО отправителя и получателя документа, дата, краткое содержание (тема). В Приложении № 5 приводится образец служебной записки, используемый в Университете. 4.2. Реквизиты документов Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами (согласование, утверждение, резолюция, адресование, индекс структурного подразделения ГОУ ВПО МГСУ), если того требует назначение документа, его обработка и т.д. Наименование Университета указывается в точном соответствии с Уставом ГОУ ВПО МГСУ. Сокращенное наименование может помещаться вслед за полным наименованием. Название документа должно соответствовать его содержанию. Датой документа является дата его подписания или утверждения, за исключением протоколов, датой которых является дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год: 09.02.2011. Если день или месяц состоит из одной цифры, перед ней обязательно ставится ноль. Слово «год» или сокращенное «г.» не проставляется. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором месяц указывается словом, а после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или полностью пишется слово «год». Например: 10 мая 2011 г. или 10 мая 2011 года. Для документов, составленных ГОУ ВПО МГСУ совместно с другими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. |
Похожие:
 | «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 | | «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 |
| «Об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации» и Уставом Федерального... | | Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
 | Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования | | Калужский филиал государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный технический... |
| Устава федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский экономический... | | Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
| ... | | Федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования |