Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и
Скачать 3.34 Mb.
|
| «Присутствовали:» (подчеркивается) ставится двоеточие и указываются инициалы и фамилии присутствующих на заседании (совещании), при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Инициалы и фамилии в списке присутствующих располагают в алфавитном порядке. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в водной части протокола делается ссылка на список, который является неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). На многочисленных собраниях указывают только общее количество человек (150 чел.). На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных организаций, указывается место работы и должность каждого представителя. Многочисленные наименования должностей присутствующих печатается через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Реквизит «Повестка дня» печатается по центру протокола. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О (Об)», который печатается от границы левого поля. Наименование должности, фамилия и инициалы докладчика указывают в родительном падеже после слова «Доклад (сообщение)», например: 1. О работе с документами системы менеджмента качества (СМК) МАДИ. Доклад директора Центра качества образования Клейменовой Е.В. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ ( или РЕШИЛИ). Каждый раздел имеет номер соответствующий номеру в повестке дня. Каждое решение (постановление) имеет порядковый номер, который состоит из номера раздела и номера по порядку, разделенных точкой, например: 1. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (или РЕШИЛИ): 1.1. … . 1.2. … . 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (или РЕШИЛИ): 2.1. … . 2.2. … . и т.д. Разделы протокола печатаются от нулевого положения табулятора прописными буквами. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов. Если основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола, после слова «СЛУШАЛИ» ставится двоеточие и указываются инициалы и фамилия докладчика в именительном падеже и через тире с прописной буквы печатается содержание доклада (сообщения) в форме прямой речи. Если текст доклада представлен докладчиком в виде отдельного материала, после тире делается отметка «Текст доклада (сообщения) прилагается». После слова «ВЫСТУПИЛИ» ставится двоеточие и указываются инициалы и фамилия докладчика в именительном падеже и через тире с прописной буквы печатается содержание выступления в форме косвенной речи. Если содержание докладов и выступлений прилагается к протоколу в виде отдельных материалов, в тексте делается отметка «Текст выступления прилагается». После слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» ставится двоеточие и печатаются все принятые постановления (решения). Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании, при необходимости приводятся итоги голосования, например: За - …, против - …, воздержалось - … . Документ, утверждаемый коллегиальным органом, может прилагаться к тексту протокола, или передаваться по назначению, или храниться отдельно от протокола в другом деле. Если документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу, то об этом в тексте протокола делается отметка «(наименование документа) прилагается». Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего протокольного постановления (решения). Когда совещание (заседание) носит оперативный характер, допускается краткая форма протокола. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части заполняются следующие реквизиты: - председатель или председательствующий; - секретарь; - присутствовали – список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих, который является неотъемлемой частью протокола. Реквизиты «Председатель», «Секретарь» печатаются от границы левого поля. В конце слов «Председатель», «Секретарь» ставится тире и указываются инициалы и фамилии председательствующего и секретаря соответственно. Реквизит «Присутствовали» печатается без кавычек от границы левого поля. в конце слова «Присутствовали» ставится двоеточие, а ниже печатаются наименование должностей присутствующих на заседании (совещании), а справа от наименования должностей их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: Присутствовали: Начальник учебно-методического управления И.О. Фамилия Деканы факультетов И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия _____________________________________________________________ Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру и подчеркивается сплошной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного межстрочного интервала. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами по порядку и печатаются от начала абзаца (первое положение табулятора). Текст протокола отделяется от наименования протокола двумя межстрочными интервалами, печатается рекомендуемым шрифтом Times New Roman № 14 через полтора межстрочных интервала от нулевого положения табулятора (левой границы текстового поля) и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Текст протокола необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 20. е) подпись должностного лица. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подписи включают в себя слова «Председатель (Председательствующий)», «Секретарь» (без кавычек), личные подписи, расшифровка подписей (инициалы, фамилии). Наименование должностей лиц, подписывающих протокол, печатаются от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Подписи отделяются от текста и друг от друга двумя – четырьмя межстрочными интервалами. Подпись протокола необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 23. 4.4.5. Подготовка протокола включает в себя: а) сбор материалов (тезисов, докладов, выступлений и т.п.); Структурное подразделение, на которое возложена подготовка материалов (тезисов, докладов, выступлений и т.п.) по вопросам повестки дня, предоставляет указанные материалы лицу, ответственному за оформление протокола, в назначенный им срок. б) запись информации во время протоколируемого мероприятия; Запись информации во время протоколируемого мероприятия осуществляется секретарём коллегиального органа, секретарём, выбранным на собрании, помощником руководителя или работником, уполномоченным руководителем, проводящим протоколируемое мероприятие. в) оформление протокола; Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов и др. Ответственность за оформление протокола возлагается на секретаря коллегиального органа, секретаря, выбранного на собрании, помощника руководителя или работника, уполномоченного руководителем, проводящим протоколируемое мероприятие. Оформление краткого протокола должно быть завершено не позднее следующего рабочего дня со дня проведения протоколируемого мероприятия. Оформление полного протокола должно быть завершено не позднее трех рабочих дней со дня проведения протоколируемого мероприятия. г) подписание протокола; Протокол подписывает секретарь или помощник руководителя (работник, уполномоченный руководителем), и предоставляет его на подпись председателю или председательствующему должностному лицу. Краткий протокол подписывается не позднее следующего рабочего дня со дня проведения протоколируемого мероприятия. Полный протокол подписывается не позднее трех рабочих дней со дня проведения протоколируемого мероприятия. Внесение изменений и исправлений в подписанный протокол не допускается. д) регистрация протокола. Полностью оформленный экземпляр протокола регистрируется и хранится в структурном подразделении, ответственном за оформление протокола. 4.4.6. Структурное подразделение, ответственное за оформление протокола, осуществляет заказ на изготовление копий протоколов и последующую их рассылку в структурные подразделения. Копии протоколов при необходимости рассылаются структурным подразделениям и должностным лицам в соответствии с реестром рассылки, который составляет ответственный исполнитель структурного подразделения, подготовивший рассмотрение вопроса. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются по полной форме с проставлением печати в Отделе делопроизводства и информации. Копии протоколов и выписки из протоколов должны рассылаться исполнителям и заинтересованным должностным лицам и структурным подразделениям в срок не позднее трех рабочих дней со дня проведения протоколируемого мероприятия. Копии протоколов или выписки из протоколов, заверенные по полной форме с проставлением печати отделом КиД КПУ, при необходимости рассылаются в заинтересованные организации в соответствии с установленным порядком. 4.5. Служебное письмо 4.5.1. Служебное письмо (далее-письмо) – документ, который служит средством общения между МАДИ и организациями и гражданами в процессе осуществления их деятельности. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях МАДИ и в должностных инструкциях работников. Служебные письма, направляемые на имя руководителя вышестоящего органа, подписываются только ректором. Служебные письма, направляемые МАДИ в структурные подразделения вышестоящих органов, подписываются ректором или по его поручению проректорами по направлениям. Служебные письма, направляемые МАДИ в адрес других организаций и граждан, подписываются ректором, проректорами по направлениям в соответствии с перечнем координируемых подразделений, сферой ответственности, делегируемыми им организационными полномочиями и порядком замещения, утверждаемыми приказом ректора. В отдельных случаях по поручению ректора служебные письма, направляемые МАДИ в адрес других организаций и граждан, что указываются в письме, подписываются руководителями структурных подразделений. 4.5.2. Служебные письма делятся на виды: 1. По функциональному признаку: а) письма, требующие письма-ответа (предложения, запросы, просьбы); б) письма, не требующие письма-ответа (подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, приглашения, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные (рекламные) письма). 2. По содержательному признаку: а) инициативные письма; б) ответные письма. Служебные письма (далее – письма) МАДИ готовятся: - как ответы о выполнении поручений Аппарата Правительства Российской Федерации, Минобрнауки России; - как исполнение поручений Аппарата Правительства Российской Федерации, Минобрнауки России по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции МАДИ; - как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; - как инициативные письма. 4.5.3. Письма, адресованные организациям и гражданам в Российской Федерации, должны печататься на утвержденном бланке письма МАДИ имеющем реквизиты на русском языке (приложение № 13). Письма, адресованные зарубежным организациям и частным лицам, должны печататься на утвержденном бланке письма МАДИ, имеющем реквизиты на русском языке. Письма, адресованные в Аппарат Правительства Российской Федерации, Минобрауки России должны печататься на утвержденном бланке письма МАДИ. Употребление бланков произвольной формы запрещается. 4.5.4. Письмо должно иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения: а) дата документа; Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Дату письма необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 11. б) регистрационный номер документа; Регистрационным номером письма является порядковый номер, присваиваемый из регистрационного массива в пределах календарного года и дополненный индексом дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в котором хранится копия письма. Регистрационный номер письма необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 12. в) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта используется только в тех письмах, которые являются ответами на запрос. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа. Ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 13. г) адресат; Письмо не должно содержать более четырех адресатов, при этом слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки письма и на каждом экземпляре письма указывают только одного адресата. При адресовании письма должностному лицу его инициалы указывают перед фамилией. Допускается перед фамилией, именем, отчеством употребление сокращенного обращения «г-ну» (господину), «г-же» (госпоже), «гр.» (гражданину, гражданке). В зарубежной переписке следует употреблять только полное наименование адресата, включающее в себя обращение «господин», «госпожа» и фамилию (имя, фамилию). Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу первого листа документа от четвертого положения табулятора (8 см), выравнивая по левому краю или по центру самой длинной строки. Адресование письма необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 15. д) наименование либо аннотация документа; Наименование либо аннотация (заголовок к тексту) письма составляется лицом, готовящим проект письма, и должно кратко и точно отражать содержание текста. Письмо должно иметь наименование, которое начинается с предлога «О (Об)». Например: О проведении …, Об участии …, О приобретении …, О расторжении… . Наименование письма печатается через два межстрочных интервала от реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дата документа» строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек обычным шрифтом № 14 от левой границы текстового поля. Наименование письма, состоящее из нескольких строк, печатается через один межстрочный интервал. Наименование письма необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 18. е) текст документа; Текст письма должен быть лаконичным, точным, исключать возможность неоднозначного толкования, а также нейтральным по тону и не содержащим эмоциональной окраски. Текст ответного письма должен точно соответствовать данному поручению, поступившему запросу, указанию по исполнению документа (резолюции). Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, то необходимо составлять отдельные письма по каждому из них. Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Письма, направляемые зарубежным партнёрам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языках. В текстах писем должны употребляться только общепринятые в русском языке обозначения, термины и сокращения. При необходимости употребления сокращения (сокращенного наименования) в тексте сначала пишется полное наименование, а затем в скобках дается его сокращение (сокращенное наименование), за исключением общепринятых сокращений. В текстах писем наименования структурных подразделений, коллегиальных органов МАДИ и должностей их руководителей должны печататься в соответствии с правилами написания частей и отделов организации, должностей, указанными в правилах оформления реквизита 20. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа или первого лица множественного числа, например: «МАДИ просит предоставить …», МАДИ предлагает рассмотреть …» или «Сообщаем …», «Направляем …» и т.п. Текст письма, как правило, состоит из следующих основных частей: а) обращение; При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности. Наиболее часто употребляемыми формами обращения является, например: Уважаемый Сергей Петрович! Сергей Петрович! Господин Титов! Уважаемая госпожа Петровская! Уважаемые господа! (Употребляется, когда неизвестны имена получателей письма). При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии. б) вступление (обоснование); Во вступлении формируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: - ссылку на документ (организационный, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; - констатацию факта, события, сложившейся ситуации. в) основное содержание; Основное содержание письма начинают с абзаца. В основном содержании письма приводят описание события или ситуации, их анализ и проводимые доказательства. г) заключение. Заключение письма начинают с абзаца. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, например: «С уважением, …». Заключительная формула вежливости отделяется от наименования должности запятой, например: С уважением, Ректор личная подпись И.О. Фамилия Текст отделяется от наименования письма двумя межстрочными интервалами, печатается рекомендуемым шрифтом Times New Roman № 14 через полтора межстрочных интервала от нулевого положения табулятора (левой границы текстового поля) и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается с первого положения табулятора (1,25 см) от левой границы текстового поля. Текст письма необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 20. ж) отметка о наличии приложений; Слово «Приложение:» печатается нежирным шрифтом строчными буквами, начиная с прописной, от левой границы текстового поля и ставится двоеточие. Отметка о наличии приложения отделяется двумя межстрочными интервалами от текста письма. Слово «Приложение» независимо от количества приложений пишется в единственном числе. Многострочные наименования документов, указанных в приложении, печатаются через один межстрочный интервал. Страницы письма и каждого из приложений к нему нумеруются отдельно друг от друга как самостоятельные документы. Отметку о наличии приложения к письму необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 21 (в части, относящейся к письму). з) подпись должностного лица; Подпись служебного письма состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности лица, подписывающего служебное письмо, печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Подпись отделяется от текста письма или отметки о наличии приложения двумя – четырьмя межстрочными интервалами. Подпись служебного письма необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 23. и) виза; Визы согласования на проекте служебного письма оформляют рукописным способом в нижней части лицевой стороны копии письма, выполненной на стандартном листе бумаги формата А4. Визы согласования служебного письма необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 25. к) оттиск печати; Оттиск печати МАДИ с изображением Государственного Герба Российской Федерации проставляется на служебные письма финансового характера и письма, содержащие обязательства. Оттиск печати необходимо проставлять в соответствии с правилами оформления реквизита 26. л) отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе в служебном письме состоит из инициалов, фамилии и номера телефона работника структурного подразделения, являющегося непосредственным исполнителем и подготовившим текст письма. Отметку об исполнителе в служебном письме печатают от левой границы текстового поля в нижней части письма на лицевой или оборотной его стороне нежирным шрифтом Times New Roman № 12 через один межстрочный интервал. Отметку об исполнителе в служебном письме необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 28. 4.5.5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами. 4.5.6. Служебное письмо, подписываемое ректором МАДИ совместно с руководителями других организаций, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании организации, подписавшей письмо, включаются в наименование должности в реквизите «Подпись должностного лица». 4.5.7. Подготовка служебного письма включает в себя: а) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; Проекты служебных писем разрабатываются структурными подразделениями по поручению ректора, проректоров (по направлениям) или по собственной инициативе на основании соответствующего документа. Перед разработкой проекта служебного письма тщательно изучаются законодательные акты Российской Федерации, локальные нормативные акты МАДИ, документы, являющиеся основанием для подготовки письма и предыдущая переписка по указанному вопросу. Перед разработкой проекта ответного служебного письма, кроме того, тщательно изучается поступивший запрос, предложение, просьба. б) подготовка проекта служебного письма; Обеспечение качественной подготовки проектов служебных писем и их согласование возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят проекты служебных писем. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов ректора или проректора (по направлению). Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. в) согласование проекта служебного письма; Проект служебного письма визирует руководитель структурного подразделения, вносящего проект письма. В случае подготовки проекта служебного письма совместно несколькими структурными подразделениями, руководитель каждого структурного подразделения визирует проект. г) подписание проекта служебного письма; Проект служебного письма подается на подпись ректору, проректору (по направлению) вместе с копией письма, на которой оформлена виза (визы) согласования. Внесение изменений и исправлений в подписанное письмо не допускается. д) регистрация служебного письма; Подписанное служебное письмо регистрируется в отделе КиД КПУ, где ему присваивается дата и регистрационный номер. 4.5.8. Оригиналы служебных писем направляются адресатам: - по почте через экспедицию; - по электронной почте; - нарочным от структурного подразделения, подготовившего служебное письмо. 4.5.9. Копии отправляемых служебных писем с визами согласования хранятся в делах структурных подразделений вместе с оригиналами или копиями поступивших в МАДИ писем в соответствии с номенклатурой дел. Электронный образ служебного письма хранится в системе электронного документооборота МАДИ в соответствии с номенклатурой дел. 4.6. Записка (докладная, служебная, объяснительная) 4.6.1. Для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами и работниками в МАДИ используются следующие виды записок: а) докладная записка (приложение № 14); Докладная записка составляется с целью информировать ректора, проректоров о сложившейся ситуации, об имевших место фактах, о выполнении или невыполнении заданий, планов, указаний, работ или побудить к принятию определенного решения. Докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу. Докладные записки направляются ректору, проректорам (по направлениям), руководителям структурных подразделений. б) служебная записка; Служебные записки – это переписка между структурными подразделениями, которая оформляется только в исключительных случаях, когда невозможен бездокументальный способ обмена информацией. Служебная записка, в отличие от докладной записки обеспечивает связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя работника или руководителя другого структурного подразделения. Служебная записка направляется от одного руководителя другому или от одного работника другому только в случае их равнозначного должностного статуса. в) объяснительная записка (приложение № 15). Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. 4.6.2. Записка составляется на стандартном листе бумаги формата А4. Записка должна иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения: а) наименование вуза; Указывается сокращенное наименование вуза – МАДИ, которое печатается прописными буквами без кавычек полужирным шрифтом № 16, от левой границы текстового поля. б) наименование структурного подразделения – автора записки; Наименование структурного подразделения – автора записки печатается через два межстрочных интервала от наименования МАДИ строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек обычным шрифтом размером № 14, от левой границы текстового поля. в) вид документа; Вид документа – слова «ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ) ЗАПИСКА» |
Похожие:
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования |  | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Махачкалинского филиала московского автомобильно дорожного государственного технического университета (мади) | | Фгбоу впо «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» |
| «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... | | «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |