1.4.Документационное обеспечение управленческого учета и его организация на предприятии
Важнейшим методологическим ресурсом управленческого учета является его форма, которая представляет собой совокупность:
нормативно-справочной документации;
документов-носителей первичной информации и недокументированных сведений;
промежуточных информационных регистров;
выходных документов-носителей;
процессов обработки данных управленческого учета по заранее определенным методикам.
Нормативно-справочная документация включает классификаторы и справочники затрат и финансовых результатов, структурных подразделений предприятия, его продукции, персонала и т.п.;
Массив первичных документов является исходной информацией системы обработки данных. Информационным «сырьем» управленческого учета служат данные прошлых и текущего периодов о прогнозных, фактических и нормированных затратах, выручке, учетных ценах, тарифах (ставках) оплаты труда персонала и т.д.
Промежуточные информационные регистры предназначены для накопления и отражения систематизированных сведений первичных массивов. Особую роль в системе промежуточных информационных регистров управленческого учета играют учетные, контрольно-учетные и аналитические регистры. В учетных (накопительных) регистрах аккумулируется информация о затратах и их результатам по их направлениям, классам, функциям, структурным подразделениям и т.д. Основной функцией контрольно-учетных регистров является накопление сведений об отклонениях, фиксируемых в процессе сопоставления данных плановых и нормативных показателей с данными отчетности, а также изменений содержания плановых и нормативных документов.
Аналитические учетные регистры включают карточки, бухгалтерские книги, оборотно-сальдовые и сводно-группировочные ведомости, ведомости-расшифровки бюджетных и отчетных документов.
К числу результатных документов управленческого учета относятся плановые калькуляции, бюджеты (сметы), внутренняя отчетность (включающая, в том числе отчетные калькуляции, отчеты об исполнении бюджетов, ответы на нерегламентированные запросы пользователей, а также сопутствующая информация (сведения, дополняющие профессиональную осведомленность ЛПР, позволяющие расширить информационную базу принятия управленческих решений). Сопутствующая информация может быть представлена в виде внутренних документов, графиков, диаграмм, рисунков и т.п.
Процессы обработки информации включают сбор информации, контроль качества первичных данных, занесение в учетные регистры, хранение, обработку по утвержденной методике, контроль результатной информации, тиражирование и передачу пользователю. Важной особенностью процессов является их ориентированность на поддержание внутрисистемных информационных связей, с помощью которых обеспечивается перенос данных из одних регистров в другие, реализуются контрольные процедуры, агрегирование и детализация сведений и т.д.
Основными требованиями к информации управленческого учета являются:
уместность в принятии управленческих решений;
точность;
доступность для восприятия пользователем;
достоверность;
сопоставимость плановых и фактических сведений;
краткость и наглядность представления данных, исключающие
избыточность сведений;
долговечность информационных носителей.
Результатная документация управленческого учета классифицируется по следующим критериям:
периоду составления;
отражаемым объектам;
форме представления;
носителям информации.
Периодичность формирования документов в системе управленческого учета зависит от интенсивности принятия управленческих решений. В соответствии с этим условием, результатную документацию делят на регламентную и нерегламентированную. Регламентные документы «привязываются» к конкретному временному периоду и формируются с заданной частотой, например, один раз в сутки, месяц, квартал. Формирование нерегламентированных документов происходит по запросам пользователей непосредственно к моменту принятия управленческих решений и не зависит от временного периода.
Классификация документации в соответствии с отражаемыми объектами, предполагает ее разделение также на две группы: по центрам ответственности (структурным подразделениям) и консолидированной (сводной) по предприятию в целом. Выходные документы по центрам ответственности формируются непосредственно в местах возникновения затрат и их результатов, затем поступают в подразделение, отвечающее за ведение управленческого учета, где происходит систематизация и обобщение поступивших документов.
Информационным результатом этой работы является консолидированная (сводная) документация управленческого учета по предприятию. В качестве примеров составляющих ее документов можно привести бюджеты обычных видов деятельности предприятия и отчеты о их исполнении. Регламент движения и обработки документов в системе управленческого учета отражается в схеме документооборота предприятия, который представляет собой упорядоченную последовательность перемещений документов между их составителями и исполнителями, а также процессов их формирования и обработки.
Схема документооборота в управленческом учете отражает:
пространственные и временные параметры маршрута движения документов;
содержание процессов обработки информации и время их выполнения;
сведения о специалистах, ответственных за реализацию предусмотренных операций;
сроки передачи документов в архив и время их хранения до момента списания.
Технологические процедуры обработки информации включают подготовку, согласование и подписание документа, его регистрацию и передачу исполнителю, обработку документа исполнителем, контроль исполнения документа, передачу документа в архив, списание по истечении срока хранения, уничтожение. Схема документооборота управленческого учета разрабатывается бухгалтерией, является обязательной для исполнения всеми подразделениями и функциональными службами предприятия.
Источниками составления схемы документооборота предприятия могут быть маршрутно-технологические карты документов.
Ниже приводится пример маршрутно-технологической карты бюджета обычных видов деятельности предприятия (Табл.1.2).
Таблица 1.2
Маршрутно-технологическая карта документа
«Бюджет обычных видов деятельности предприятия»
Параметры документа
|
Значения
|
1
|
2
|
Код формы
|
Б-3 (внутренняя)
|
Кол-во экземпляров
|
10 (по числу подразделений и функциональных служб)
|
Кто составляет
|
Аппарат главного бухгалтера (отдел управленческого учета), руководители подразделений, специалисты подразделений и функциональных служб (заводоуправления) предприятия
|
Основание составления и корректировок
|
Распоряжения руководителя предприятия
|
Срок составления
|
В соответствии с утвержденной схемой документооборота
|
С кем согласовывается
|
Руководители подразделений
|
Срок согласования
|
Три рабочих дня с момента представления на согласование
|
Кто утверждает
|
Руководитель предприятия (с визой главного бухгалтера)
|
Сроки утверждения
|
За 10 дней до начала бюджетируемого периода
|
Где хранится
|
В структурных подразделениях, в бухгалтерии и в других функциональных службах (заводоуправлении)
|
Ответственные за хранение
|
Руководители функциональных служб и структурных подразделений
|
Срок хранения
|
Постоянно
|
Организация и ведение бухгалтерского управленческого учета должны осуществляться в рамках бухгалтерии предприятия. Будет целесообразно выделить в ее составе отдел (бюро, группу) управленческого учета исходя из состава, содержания трудоемкости выполнения функций информация управленческого учета и его конкретных задач в системе управления экономикой того или иного предприятия.
Среди принципов построения управленческой бухгалтерии как организационной структуры предприятия можно отметить:
адекватность, т.е. обеспечить постоянное соответствие структуры управленческой бухгалтерии организационным параметрам бухгалтерии предприятия;
адаптивность – способность самонастройки при изменениях, происходящих на хозяйствующем субъекте;
специализация – ограничение и конкретизация сферы деятельности в соответствии с установленными целями и задачами;
пропорциональность- соответствие численности работников объему и сложности выполняемых работ;
сбалансированность прав и ответственности работников;
соответствие принятой учетной политике предприятия.
Создание управленческой бухгалтерии не должно сопровождаться существенным ростом затрат на ведение бухгалтерского учета и на систему управления организации. Однако предприятие понесет определенные расходы по подготовке бухгалтеров-аналитиков, переобучению кадров, на обеспечение связей между службами, занятыми в управленческом учете, возникнут дополнительные затраты на компьютеризацию.
Нельзя не учитывать опасность чрезмерного усиления влияния управленческой бухгалтерии на другие виды управленческой деятельности, что может вызвать стремление к дискредитации идеи управленческого учета. Однако практика стран с развитой рыночной экономикой свидетельствует о том, что все «минусы» создания управленческого учета вполне компенсируются его «плюсами». Порядок функционирования управленческой бухгалтерии отражается в корпоративных стандартах предприятия, представляющий собой внутренний нормативный документ, регламентирующий порядок ведения управленческого учета по структурным подразделениям и хозяйствующему субъекту в целом. Как правило, стандарты, регламентирующие деятельность управленческой бухгалтерии, включают:
учетная политика в целях управленческого учета;
положение об управленческом учете, калькулировании себестоимости продукции и определении финансовых результатов от продаж;
положение о бюджетировании и управленческом контроле обычных видов деятельности;
положение о внутренней отчетности;
положение о структурном подразделении (отделе, бюро, службе) управленческого учета (если принято решение о его создании);
должностные инструкции руководителей и специалистов, в функции которых входит ведение управленческого учета;
классификаторы и справочники, задействованные в системе управленческого учета;
утвержденные методики расчетов и инструкции по их практической реализации.
Особое место в системе корпоративных стандартов занимает положение о структурном подразделении управленческого учета и вытекающие из него должностные инструкции, в котором, по сути, представляется концепция управленческого учета на предприятии. Напомним, что данный документ актуализируется только в условиях создания такого подразделения.
Примерная схема рассматриваемого документа такова:
общая часть, в которой определяется роль данного подразделения в структуре бухгалтерии и его связи в системе управления экономикой предприятия в целом;
цели и задачи, стоящие перед подразделением, сроки их выполнения;
функции подразделения;
описание внутренней структуры;
взаимоотношения и связи с другими подразделениями предприятия;
права и ответственность работников подразделения;
критерии оценки работы подразделения.
Должностные инструкции работников подразделения содержат следующие разделы:
должностные обязанности, устанавливающие список работ, которые специалист должен выполнить в соответствии со своей должностью;
перечень знаний и навыков, которыми должен владеть специалист;
права и обязанности.
В данной главе нами были рассмотрены концептуальные основы управленческого учета, предпосылки его выделения из системы бухгалтерского учета и документальное обеспечение регистрации фактов хозяйственной деятельности предприятий, релевантных для принятия обоснованных управленческих решений.
|
