Приказы (распоряжения) Службы подписывает Руководитель, в его отсутствие - лицо, его замещающее, а также заместители Руководителя в соответствии с распределением обязанностей по отдельным вопросам организации деятельности Службы.
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего (подписного) листа приказа (распоряжения) Службы.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона, название структурного подразделения. Печатается шрифтом размером N 8.
Приложения к приказу (распоряжению) Службы оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании приказов (распоряжений) Службы.
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
|
|
Приложение N 1
к приказу Росаккредитации
от "__" _______ 2010 г. N ____
|
При наличии в тексте приказа (распоряжения) Службы формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
|
|
УТВЕРЖДЕН
приказом Росаккредитации
от "__" _______ 2010 г. N ____
|
Слова УТВЕРЖДЕН и УТВЕРЖДЕНО в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: план - УТВЕРЖДЕН, положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
В тексте приложения может быть сделана сноска, которая обозначается арабскими цифрами, прописанными с применением верхнего индекса.
Сноски помещаются в конце каждой страницы под чертой. Нумерация сносок должна начинаться отдельно на каждом листе документа.
Использование для обозначения сносок специальных символов (например: "*"), сплошной нумерации сносок по всему тексту приложения, а также использование концевых сносок (сносок, помещаемых в конце документа) не допускается.
Для оформления текста сноски используется шрифт, размер которого должен быть меньше размера шрифта основного текста документа (например, размер шрифта N 10 или 12).
Применяемые в приложении тексты сносок не должны содержать нормативных предписаний.
Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
2.5.2.6. Приказы, изданные Службой совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ - располагается по центру;
дата совместного приказа - единая - соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
2.5.3. Положение, правила, инструкция
2.5.3.1. Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции, права, порядок деятельности структурных подразделений Службы.
Положения издаются также в целях нормативного регулирования отдельных видов деятельности, осуществляемых Службой.
Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями служащих.
Инструкция содержит нормы, устанавливающие кем, в каком порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.
Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.
2.5.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов Службы.
2.5.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Службы. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
2.5.3.4. Порядок оформления сносок в проектах положений, правил, инструкций аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (пункт 2.5.2.5).
2.5.4. Протокол заседания (совещания)
2.5.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлении, справок, проектов решений и др.
2.5.4.2. В Службе протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.5.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Например:
|
Присутствовали: 25 человек (список прилагается)
|
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: или (РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.5.4.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.
Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.5.4.5. Проект протокола совещания подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем, представляется на подпись председательствующему на заседании и секретарю. Датой протокола является дата заседания. К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, ответственного за проведение совещания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегии, протоколы заседаний экспертных, научных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседаниях.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с СЭДО.
2.5.4.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается ответственным исполнителем от структурного подразделения, подготовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, заверенных печатью Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий, или перечня поручений.
2.5.4.7. Протоколы печатаются на стандартных листах формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты.
Наименование Службы - указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа государственной власти.
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 20 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
2.5.4.8. Порядок оформления сносок в протоколах аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (пункт 2.5.2.5).
2.5.5. Служебная переписка
Служебная переписка - различные виды официальных документов, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.
Виды служебной переписки и их названия - служебное письмо, телеграмма, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма (факс).
Служебное письмо - документ, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой и фельдъегерской связи.
Телеграмма - документ, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Электронное письмо (электронное сообщение) - документ, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
2.5.6. Служебные письма
2.5.6.1. Служебные письма Службы готовятся как:
доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Министерства экономического развития Российской Федерации;
исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Министерства экономического развития Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы;
сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
ответы на обращения граждан, в том числе иностранных, запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
инициативные письма;
международная переписка - личное письмо.
По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и др.
2.5.6.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указаниями по исполнению документов руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указаний по исполнению документов.
|
