Приказ от 24 июня 2014 г. N 2040 об утверждении инструкции по делопроизводству в федеральной службе по аккредитации
Скачать 1.51 Mb.
|
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов руководителя. 2.5.6.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках установленного образца формата А4 (образец оформления служебного письма в Приложении N 18). Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "Подпись". При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами. Служебное письмо Службы, направляемое адресату внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресате. 2.5.6.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
При оформлении письма на бланке должностного лица, а также во внутренних документах текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 2.5.6.5. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается положениями о структурных подразделениях, положениями об отделах, должностными регламентами. 2.5.6.6. Служебные письма печатаются в нескольких экземплярах: необходимое количество отправляется адресатам; визовой экземпляр подшивается в соответствующее дело. Исходящие документы за подписью Руководителя и заместителей Руководителя печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам. Визовой экземпляр и основание для подготовки ответа подшиваются в соответствующее номенклатуре дело и остаются на хранении, за исключением документов, исполнение которых не завершено. 2.5.6.7. Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе. Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.
Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, Министра экономического развития Российской Федерации, его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.
При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.
Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма, печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 35 знаков в строке. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. К тексту документа небольшого объема (до 4 - 5 строк) заголовок не составляется. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка. Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала. В адрес Президента Российской Федерации и в адрес Правительства Российской Федерации документы печатаются через 1,5 интервала. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа
или от первого лица множественного числа.
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.
Во вступительной части письма объясняются причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, информационный и др.) и констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо - просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "информируем" (информационное письмо). Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1,5 - 2 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается без кавычек с красной строки на расстоянии 1,25 см от левого поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал. Виза в служебных письмах проставляется в нижней части последнего листа копии документа, помещаемой в дело Службы согласно номенклатуре дел. Если письмо пересылается адресату по факсу, виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника. Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается. Отметка об исполнителе - инициалы и фамилия исполнителя, номер его служебного телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размеров шрифта N 8 через один интервал. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Службы, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности". 2.5.6.8. Порядок оформления сносок в служебных письмах аналогичен оформлению сносок в проектах приказов (пункт 2.5.2.5). 2.5.7. Служебные записки Служебные записки, создаваемые в Службе, являются внутренними документами и используются для информационного обмена между департаментами, должностными лицами. В служебных записках в произвольной форме машинописным способом излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Службы. Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размерами N 13 - 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с пунктом 2.5.6 настоящей Инструкции. Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. Служебная записка подписывается руководителем структурного подразделения или составителем. Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения - исполнителя. При направлении информации одновременно адресатам внутри Службы и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов. 2.5.8. Подготовка документов, направляемых представителям иностранных государств В Службе принято использовать личное письмо для международной переписки. Документы, направляемые в посольства, торговые представительства, а также в другие иностранные организации, находящиеся в Москве и за границей, составляются на русском языке на тисненом бланке Службы. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается: "Неофициальный перевод". Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранным представителям, не проставляются фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров, рассылка и др. Все указанные реквизиты помещаются на визовом экземпляре документа, остающемся в деле. На первом экземпляре личных писем исходящие регистрационные номера не проставляются. Они проставляются на втором и последующих экземплярах. На копии документа, вручаемого иностранному представителю во время беседы, делается отметка в левом нижнем углу последнего листа: кто, кому и когда передал документ. Конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке). Личное письмо является документом, который используется в переписке Службы с иностранными посольствами, миссиями, торговыми представительствами и другими иностранными организациями. В личном письме излагаются вопросы самого разнообразного характера. Личное письмо составляется от имени подписывающего письмо. Личное письмо печатается на тисненом бланке. В правом верхнем углу бланка печатаются название города, откуда отправляется документ, дата отправления проставляется от руки при регистрации.
Текст письма начинается с обращения к адресату по должности или фамилии. В обращении принято слово "Уважаемый".
Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения.
Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из инициала имени, фамилии и должности и печатается по центру правой части листа. Под текстом письма ставится личная подпись лица, от имени которого написано письмо. Адрес в письме печатается на первой странице в левом нижнем углу независимо от количества страниц письма. В адресе указываются инициалы, фамилия, полная официальная должность адресата, названия страны и города, которые пишутся каждый с новой строки и с прописной буквы, при этом слово "Господин" пишется полностью. Исходящий номер на подлиннике не указывается, он проставляется на конверте. Образец оформления личного письма представлен в приложении N 19. 2.5.9. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам электронной почты и факсимильной связи 2.5.9.1. Телеграммы Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях или по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения. Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом N 14 через 1,5 - 2 межстрочный интервал. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке: | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных... |  | Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав... |
| Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... | | Об утверждении Инструкции об организации служебных проверок в Федеральной службе судебных приставов и ее территориальных органах |
| Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации | | И индивидуальных предпринимателей в национальной системе аккредитации, расширению, сокращению области аккредитации, подтверждению... |
| В соответствии с пунктом 3 статьи 7 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 412-фз "Об аккредитации в национальной системе аккредитации"... | | В соответствии с п. 2 Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного Постановлением Правительства Российской... |
| В соответствии с п. 2 Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного Постановлением Правительства Российской... | | Компетентности аккредитованного лица, заявления о внесении изменений в сведения реестра аккредитованных лиц, заявления о выдаче аттестата... |