отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная и т.д.);
адрес получателя;
должность получателя;
Ф.И.О. получателя;
текст;
регистрационный номер и дата регистрации;
подпись (должность, инициалы и фамилия подписывающего лица).
В нижней части под чертой указываются адрес и наименование Службы, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, ставится печать, удостоверяющая подпись, указываются фамилия и телефон исполнителя. Телеграмма подписывается под чертой.
Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.
Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций.
Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс необходимое количество копий.
В адресе на каждом экземпляре следует указывать только тот пункт назначения, куда следует доставить телеграмму, другие пункты и адреса печатаются в начале текста телеграммы.
Образец оформления телеграммы представлен в приложении N 20.
2.5.9.2. Электронные сообщения
Электронные сообщения в адрес Службы поступают по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), на официальный электронный адрес Службы в сети Интернет, доступ к которому предоставлен Управлению административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.
Электронные сообщения, подлежащие регистрации, регистрируются Управлением административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.
Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну.
2.5.9.3. Факсограммы
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке в СЭДО.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в секретариатах руководства Службы.
Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайны.
При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.
Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен быть выполнен на бумаге формата А4 шрифтом черного цвета и соответствовать требованиям к оформлению документа.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода или отправляются с переводом, заверенным лицом, подписавшим факсограмму.
Документы, передаваемые по факсу, возвращаются исполнителю с отметкой о времени передачи для дальнейшей отправки документа почтой.
Ответственность за содержание информации, передаваемой посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ.
2.5.10. Договоры (контракты, соглашения)
Договоры (контракты, соглашения), заключаемые от имени Службы, оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Проекты договоров (контрактов, соглашений) готовятся в структурных подразделениях в соответствии с установленной компетенцией, визируются исполнителями и руководителями данных структурных подразделений, руководителями других структурных подразделений Службы в установленном настоящей Инструкцией и другими правовыми актами Службы порядке. Перед представлением на подпись Руководителю (заместителю Руководителя) проекты договоров (контрактов, соглашений) визируются начальником отдела правового обеспечения (лицом, его замещающим). В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись Руководителю проект также согласовывается с заместителем Руководителя в соответствии с распределением обязанностей. Проекты договоров (контрактов, соглашений), предусматривающие финансовые обязательства со стороны Службы, визируются также начальником Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий (лицом, его замещающим).
Договоры (контракты, соглашения), подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на согласование в соответствующие структурные подразделения Службы.
Контракты (договоры, соглашения) по закупкам регистрируются в отделе организации деятельности контрактной службы. Подлинники договоров (контрактов, соглашений), предусматривающие финансовые обязательства со стороны Службы, хранятся в отделе финансов, бухгалтерского учета и внутреннего аудита Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.
Оригиналы соглашений о взаимодействии (сотрудничестве), заключенных между Службой и федеральными органами исполнительной власти, хранятся в отделе делопроизводства, контроля и архива.
Подлинники международных договоров Российской Федерации межведомственного характера поступают на хранение в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий. Заверенные копии этих договоров в двухнедельный срок со дня их подписания (получения от депозитария заверенных копий, официальных переводов) направляются в Министерство иностранных дел Российской Федерации (пункт 2 статьи 28 Федерального закона от 15 июля 1995 г. N 101-ФЗ "О международных договорах Российской Федерации").
III. Организация документооборота
3.1. Принципы организации документооборота
3.1.1. Движение документов в Службе с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.
Вся документация Службы делится на три документопотока:
входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Службе, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и иными правовыми актами.
3.2. Организация доставки документов
3.2.1. Доставка документов в Службу осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи и по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО.
С помощью почтовой связи в Службу доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.
По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения, официальные электронные документы, в том числе подписанные ЭП.
3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
3.3.1. Корреспонденция, адресованная в Службу, поступает в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.
3.3.2. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками отдела делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.
Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, а затем вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), после чего проверяется правильность вложения документов.
При обнаружении повреждений, при отсутствии документов или приложений к ним и других случаях составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в отделе делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий, другой экземпляр акта вместе с документом направляется адресату.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 21.
3.4. Регистрация входящих документов
3.4.1. Документы, поступившие на имя Руководителя, заместителей Руководителя, в адрес Службы и структурных подразделений Службы, регистрируются отделом делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий в день поступления.
Входящие документы, поступившие в структурные подразделения по факсимильной связи или доставленные нарочным, подлежат незамедлительной передаче в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий для регистрации в установленном порядке.
Иностранная корреспонденция (на иностранном языке), поступившая на имя Руководителя, заместителей Руководителя, регистрируется в отделе делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий; в поле содержания документа указывается "Иностранная корреспонденция без перевода"; и передается на рассмотрение заместителю Руководителя, ответственному за международное сотрудничество.
Документы, поступившие в Службу с отметками "Срочно", "Весьма срочно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно.
3.4.2. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в СЭДО, которой автоматически присваивается регистрационный номер. Электронная регистрационная карточка имеет следующие реквизиты:
вид документа;
гриф (пометка о конфиденциальности) ограничения доступа к документу;
экз. N;
корреспондент (адресант) - указывается организация, откуда поступил документ, для обращения граждан - фамилия, имя, отчество гражданина;
номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа;
дата документа - проставляется число, присвоенное организацией - автором документа;
подпись - указывается фамилия лица, подписавшего документ;
адресат - указываются название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ;
содержание - включает в себя краткое содержание документа, которое должно отвечать на вопрос: о чем документ?;
состав - указывается количество листов (страниц) документа и, при наличии приложения, через знак "плюс" - количество листов, брошюр, дискет, компакт-дисков и т.п. приложения;
количество экземпляров;
рубрики;
примечание.
3.4.3. К регистрационной карточке прикрепляется электронный образ (файл) документа. Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам СЭДО электронные образы следующих документов:
с пометкой "Для служебного пользования";
содержащие персональные данные <1>;
нотариально заверенные документы, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;
объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты и т.д.).
--------------------------------
<1> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 27.07.2010).
В электронную регистрационную карточку вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами, при необходимости производится заполнение журнала передачи.
3.4.4. Регистрационный штамп печатается на оборотной стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее левой нижней части и содержит сокращенное наименование Службы, дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭДО. Здесь же указываются количество листов основного документа, количество листов приложения.
3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Службы
и доведения документов до исполнителей
Руководитель и заместители Руководителя в соответствии с распределением обязанностей дают указания по исполнению документов, поступивших в Службу, руководителям структурных подразделений Службы, руководителям территориальных органов Службы.
3.5.1. Поступивший на имя Руководителя, на имя заместителя Руководителя или в адрес Росаккредитации документ после регистрации передается отделом делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий в секретариаты Руководителя и заместителей Руководителя для подготовки проекта указаний по исполнению документа.
Проекты указаний по исполнению документов в случае временного отсутствия одного из заместителей Руководителя подготавливаются в соответствии со схемой временного исполнения обязанностей заместителей Руководителя.
Подготовка проектов указаний по исполнению документов, поступивших на имя руководителей структурных подразделений или в адрес структурных подразделений, осуществляется в самих структурных подразделениях.
3.5.2. После утверждения поручения по исполнению документа в СЭДО оно считается доведенным до исполнителя (автоматически передается в электронные папки исполнителей).
Документы, поступившие на бумажных носителях, передаются секретариатами Руководителя и заместителей Руководителя на исполнение в структурные подразделения, определенные в указаниях по исполнению документов головными. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный образ документа (прикрепленный файл в регистрационной карточке документа), в том числе полученный по МЭДО.
3.5.3. Документы, поступившие на съемных носителях, должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе.
3.6. Организация работы с исходящими документами
3.6.1. Документы на бумажных носителях, подписанные Руководителем и заместителями Руководителя, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам с учетом визового экземпляра.
3.6.2. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Службы (внутреннее согласование) возлагаются на структурное подразделение - ответственного исполнителя документа.
3.6.3. Проекты документов Службы готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
|
