Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или с проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
|
Начальник отдела правового обеспечения
|
Личная подпись
|
И.О. Фамилия
|
Консультант
|
Личная подпись
|
И.О. Фамилия
|
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
|
Председатель комиссии
|
Личная подпись
|
И.О. Фамилия
|
Члены комиссии
|
Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
|
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
|
В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или отсутствия по другой причине должностного лица документы подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, назначенное приказом. При этом подпись оформляется следующим образом:
Например:
|
Вр.и.о. начальника Управления делами
|
Личная подпись
|
И.О. Фамилия
|
2.2.17. Гриф утверждения
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.
Например:
|
|
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Контрольно-аналитического
управления
|
Личная подпись
|
И.О. Фамилия
|
Дата
|
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
|
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росаккредитации
от 16 июля 2008 г. N 260
|
2.2.18. Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.
Служба имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы установленного образца.
Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте бланка документа.
2.2.19. Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом ниже реквизита "Подпись", оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).
Например:
|
Подлинник документа находится в деле Росаккредитации N ____ за ____ г.
|
Верно
|
Наименование должности
|
Личная подпись
|
И.О. Фамилия
|
Дата
|
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, при необходимости прошиваются, копии дополняются указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
2.2.20. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и печатается шрифтом размером N 8.
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
Отметка об исполнителе документа с пометкой "Для служебного пользования" проставляется на обороте последнего листа документа и печатается шрифтом размером N 8.
Указанная пометка должна содержать следующую информацию:
количество отпечатанных экземпляров документа;
вид средства вычислительной техники, с применением которого была обработана служебная информация ограниченного распространения;
вид электронного носителя информации, на котором был создан и временно сохранен файл документа, учетный номер данного носителя;
дата создания проекта документа;
отметка об уничтожении временно созданного на электронном носителе информации файла, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, подтвержденная подписью исполнителя документа;
отметка о направлении конкретных экземпляров отпечатанного документа, в том числе, в адрес и дела, соответствующие номенклатурам дел;
отметка об исполнителе документа, включающая его фамилию, инициалы, номер служебного телефона и наименование департамента (в случае если созданный документ относится к категории внутренней переписки, вместо наименования департамента указывается наименование отдела, в котором работает исполнитель).
Например (для исходящих документов за подписью руководства Службы):
|
Отп. 3 экз.
|
на ПЭВМ
|
с дискеты N 28
|
02.04.2012 (дата подготовки документа)
|
файл уничтожен (подпись исполнителя)
|
экз. N 1 - в адрес
|
экз. N 2 - в дело (указать индекс дела по номенклатуре отдела)
|
экз. N 3 - в дело (указать индекс дела по номенклатуре Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий)
|
исп. Петров А.А.
|
Наименование структурного подразделения
|
2.2.21. Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа), на бланке указания по исполнению документа (лист бумаги формата А6).
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание основных поручений (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, регистрационный номер и дату документа, к которому относятся указания по исполнению документа.
Например:
|
Морозову Н.В., Федосеевой Н.А.
|
Прошу подготовить проект договора к 05.12.2013
|
Подпись
|
Дата
|
Регистрационный N дата документа
|
На обращениях граждан указания по исполнению документа от руки не пишутся.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.
2.2.22. Отметка о контроле документа
Отметка о контроле проставляется на регистрационной карточке СЭДО (в правом верхнем углу) и на бланке указаний по исполнению документа (в левом верхнем углу), поставленного на контроль. Обозначается буквой "К" или словом "Контроль".
2.2.23. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа помещается слева в нижнем поле первого листа документа и включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Документы, которые стояли на контроле, необходимо списывать в дело только после снятия их с контроля.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, в реквизит "Отметка об исполнении и направлении его в дело" включаются краткие сведения об исполнении.
2.2.24. Отметка о конфиденциальности
Пометка об ограничении доступа к документу проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, пометка об ограничении доступа к документу имеет вид: "Для служебного пользования" и проставляется на каждом экземпляре документа.
Пометка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам и может дополняться указанием номера экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ней.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, пометка о поступлении документа в Службу, пометки: "Лично", "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", и др.
2.3. Подготовка и оформление проектов актов
Правительства Российской Федерации
2.3.1. Проекты актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации подготавливаются вместе с пояснительной запиской.
Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом "Times New Roman" размером N 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,5 см, правое - 2,5 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
Проект акта имеет следующие реквизиты.
Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрированным способом, проставляется при подписании акта.
Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".
Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
Заголовок - печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос - о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
|
