Приказ от 24 июня 2014 г. N 2040 об утверждении инструкции по делопроизводству в федеральной службе по аккредитации
Скачать 1.51 Mb.
|
До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки. Подготовленные проекты документов визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения, соисполнителями; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра (копии) документа в нижней его части (кроме приказов) или на листе согласования. Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием электронной подписи. 3.6.4. Документы, представляемые на подпись Руководителю, заместителям Руководителя, руководителям структурных подразделений, должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом (файлом) документа к его регистрационной карточке в СЭДО. Не прикрепляются к регистрационной карточке электронные образы документов, указанных в пункте 3.4.3. 3.6.5. В регистрационной карточке СЭДО исполнителем заполняются следующие поля: вид документа; доступ - общий, ДСП; подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ; содержание - краткое содержание документа; исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ; визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ; адресаты - учреждения, куда направляется документ; кому адресован документ; номер бланка; состав - количество листов документа и приложений к нему; связи карточек - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ. 3.7. Регистрация исходящих документов 3.7.1. Документы, подписанные Руководителем, заместителями Руководителя, руководством структурных подразделений, передаются исполнителем на регистрацию и отправку в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий. 3.7.2. Исполнитель передает на регистрацию в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий подлинник документа, являющегося основанием для подготовки ответа, вместе с подлинником указания по исполнению документа и все экземпляры (подлинник и визовые) исходящего документа, подписанного Руководителем, заместителями Руководителя, руководством структурных подразделений Службы. Исполнитель представляет документы на регистрацию после их подписания не позднее чем за 45 минут до окончания рабочего дня. 3.7.3. При присвоении постоянного регистрационного номера осуществляется проверка правильности оформления документа - адрес получателя, наличие подписей, приложений, указанных в тексте письма, отметки об исполнителе и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, заполнение временной регистрационной карточки в СЭДО, наличие прикрепленного файла документа. Документы за подписью Руководителя, заместителей Руководителя сканируются и прикрепляются к регистрационной карточке. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Подлинник исполненного документа и визовый экземпляр исходящего документа возвращается исполнителю для списания документа в дело согласно номенклатуре дел. 3.7.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии. Датой регистрации документа является дата его представления на регистрацию. 3.7.5. Вторые (визовые) экземпляры документов за подписью Руководителя или заместителей Руководителя формируются структурными подразделениями в дела в соответствии с номенклатурой дел. Соответствующая информация о списании документа вносится в регистрационную карточку СЭДО. Входящие документы (поручения, письма и др.) формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных по системе МЭДО, а также входящие документы (поручения, письма и др.) подшиваются в соответствующее дело. Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются в СЭДО и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его работником. 3.8. Отправка документов 3.8.1. Отправку исходящих документов Службы осуществляет отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий полностью оформленные, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня. 3.8.2. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ, а в регистрационной карточке делается отметка об отправке документа нарочным. 3.8.3. Отправка документов, подписанных Руководителем или заместителями Руководителя и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Федеральное Собрание Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), Евразийскую экономическую комиссию, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется отделом делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий нарочным, почтой или по системе МЭДО. 3.8.4. Документы, отправляемые Службой, передаются почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает структурное подразделение - исполнитель. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. 3.8.5. При отправке документа почтой в отделе делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий осуществляются конвертирование документа с указанием адреса, взвешивание, маркирование, заклеивание и передача на отправку в местное отделение связи и с использованием ГСП (городская служебная почта). На заказную корреспонденцию (документы с пометкой "Для служебного пользования", письма за подписью Руководителя, документы с печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, архивные справки, финансовые документы и др.), корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, составляются реестры. После отправки документов из Службы реестры с отметками почтового отделения связи (роспись в реестре работника почтового отделения связи о получении корреспонденции, проставление печати) возвращаются в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий. 3.9. Регистрация и прохождение внутренних документов 3.9.1. Регистрацию внутренних документов осуществляет отдел делопроизводства, контроля и архива. Исполнитель представляет документы на регистрацию после их подписания не позднее чем за 45 минут до окончания рабочего дня. Регистрацию внутренних служебных записок осуществляют секретариаты Руководителя и заместителей Руководителя. После регистрации внутренний документ передается адресату. Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации. При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который также подлежит аналогичной регистрации с указанием связи регистрационных карточек. Подготовка и передача внутренних документов Службы может осуществляться в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи. 3.9.2. Копии подписанных руководством Службы приказов распоряжений, протоколов совещаний рассылаются в электронном виде по СЭДО в структурные подразделения, территориальные органы Службы, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. 3.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции 3.10.1. Иностранная корреспонденция (на иностранном языке), поступившая на имя Руководителя, заместителей Руководителя, регистрируется в отделе делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий с пометкой "Иностранная корреспонденция без перевода" и направляется на рассмотрение заместителю Руководителя, ответственному за международное сотрудничество. 3.10.2. Приглашения на приемы отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий передает в секретариаты Руководителя и заместителей Руководителя. 3.10.3. Документы, направляемые Службой в адрес иностранных посольств и миссий в Москве, а также иностранных фирм и организаций за рубежом, поступают от исполнителей в отдел делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий для регистрации и отправки. 3.10.4. Экземпляр документа, подлежащий передаче иностранному представителю, должен иметь дату, а регистрационный номер проставляется только на вербальных нотах. Фамилия исполнителя и другие реквизиты не указываются. 3.10.5. Должностное лицо, передавшее документ представителям иностранных государств, делает отметку на визовом экземпляре о том, какой экземпляр кому и когда вручен, и заверяет документ своей подписью. Все копии врученного документа регистрируются одним исходящим номером. Визовые экземпляры документов списываются в дело согласно утвержденной номенклатуре. 3.11. Работа исполнителей с документами Организация работы с документами в структурных подразделениях Службы осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов Руководителя, его заместителей, руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц. 3.11.1. Документы поступают в структурные подразделения непосредственно после регистрации. 3.11.2. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов: сбор и обработка необходимой информации; подготовка проекта документа, его оформление; согласование проекта документа; доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование); представление на подпись (утверждение) руководству Службы или руководству структурных подразделений; определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ; подготовка к пересылке адресату. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки, на каждом экземпляре документа указывается только один адресат. 3.11.3. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал во времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 3.11.4. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (структурным подразделениям), ответственным исполнителем является исполнитель (структурное подразделение), определенный в указаниях по исполнению документа первым. Ответственный (головной) исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством структурного подразделения. Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей. 3.11.5. Проект исходящего документа до представления на подпись руководству Службы подлежит согласованию путем визирования руководством соответствующих структурных подразделений - соисполнителей. 3.11.6. При наличии неурегулированных разногласий по документу структурное подразделение - ответственный исполнитель готовит служебную записку руководству Службы с перечислением неурегулированных разногласий. 3.11.7. Документы за подписью заместителя Руководителя передаются исполнителем в секретариат заместителя Руководителя. Секретариатом заместителя Руководителя до передачи документов на подпись заместителю Руководителя проверяется правильность оформления документов, наличие виз структурных подразделений - соисполнителей согласно указаниям по исполнению документа. 3.11.8. Документы, представляемые на подпись руководству Службы, не содержащие поручения (основания) либо с нарушением сроков исполнения, представляются со служебной запиской, подписанной начальником структурного подразделения, являющегося ответственным исполнителем. 3.11.9. Документы представляются на подпись Руководителю с визой уполномоченного сотрудника отдела делопроизводства, контроля и архива Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий - корректора. 3.11.10. Документы, по которым имеются неурегулированные разногласия, подлежат регистрации и отправке из Службы только при наличии соответствующего решения Руководителя. 3.11.11. Документы, представляемые Руководителю, заместителям Руководителя, помещаются в мягкую обложку. В левую часть разворота обложки помещается основание для подготовки документа (при его отсутствии - служебная записка), в правую часть - два экземпляра подготовленного документа (первый - для подписи и отправки адресату, второй - визовой для Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий). 3.11.12. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку исполнитель по поручению руководства структурного подразделения обязан передать через сотрудника, ответственного за делопроизводство, или лицо, его замещающее, находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому исполнителю. При передаче документов делается соответствующая отметка. 3.11.13. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. 3.12. Обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства и передачу дел на архивное хранение 3.12.1. На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции: обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений) руководителем структурного подразделения и контроль их доведения до исполнителей в структурном подразделении; передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю; учет и регистрация внутренних документов (в Секретариатах руководства Службы), подписанных руководством структурного подразделения, в том числе и электронной подписью, проверка прикрепления к регистрационной карточке СЭДО файла документа, проверка правильности подготовки документов к регистрации, проверка правильности оформления документов и их отправка, консультирование сотрудников структурного подразделения по работе в информационных системах Службы в части документооборота; |
Похожие:
 | Постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных... |  | Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав... |
| Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... | | Об утверждении Инструкции об организации служебных проверок в Федеральной службе судебных приставов и ее территориальных органах |
| Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации | | И индивидуальных предпринимателей в национальной системе аккредитации, расширению, сокращению области аккредитации, подтверждению... |
| В соответствии с пунктом 3 статьи 7 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 412-фз "Об аккредитации в национальной системе аккредитации"... | | В соответствии с п. 2 Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного Постановлением Правительства Российской... |
| В соответствии с п. 2 Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного Постановлением Правительства Российской... | | Компетентности аккредитованного лица, заявления о внесении изменений в сведения реестра аккредитованных лиц, заявления о выдаче аттестата... |