Приказ от 24 июня 2014 г. N 2040 об утверждении инструкции по делопроизводству в федеральной службе по аккредитации
Скачать 1.51 Mb.
|
2.1.16. Сотрудники, ответственные за делопроизводство в секретариатах руководства Службы, структурных подразделениях, выдают бланки сотрудникам под роспись в журнале учета выдачи бланков в структурных подразделениях (приложение N 10). 2.1.17. Бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах. 2.1.18. Передача бланков другим организациям не допускается. 2.1.19. Ответственность за организацию работы с бланками в структурных подразделениях несут руководители структурных подразделений. 2.1.20. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут сотрудники, ответственные за делопроизводство в секретариатах руководства Службы, структурных подразделениях. 2.1.21. Испорченные и невостребованные бланки подлежат сдаче сотруднику, ответственному за делопроизводство, который передает их в отдел материально-технического снабжения Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий, где составляется акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению (приложение N 11). 2.1.22. Журналы учета выдачи бланков включаются в номенклатуры дел структурных подразделений. 2.2. Оформление реквизитов документов Документы, создаваемые Службой, имеют определенный состав реквизитов, их расположение и оформление. Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлен следующий состав реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти: а) Государственный герб Российской Федерации; б) наименование Службы; в) должность лица - автора документа; г) справочные данные о Службе; д) вид документа; е) место составления (издания) документа; ж) дата документа; з) регистрационный номер документа; и) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; к) адресат; л) наименование либо аннотация документа; м) текст документа; н) отметка о наличии приложений; о) гриф согласования; п) виза; р) подпись должностного лица; с) гриф утверждения; т) оттиск печати; у) отметка о заверении копии; ф) отметка об исполнителе; х) указания по исполнению документа; ц) отметка о контроле документа; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о поступлении документа; щ) отметка о конфиденциальности. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. 2.2.1. Государственный герб Российской Федерации Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". 2.2.2. Наименование Службы Наименование Службы указывается в точном соответствии с положением о ней. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием. 2.2.3. Должность лица, подписавшего документ Наименование должности лица в бланках Руководителя Федеральной службы по аккредитации и заместителя Руководителя Федеральной службы по аккредитации указываются под наименованием Службы. В случае использования бланка Федеральной службы по аккредитации в состав реквизита "Подпись", помимо фамилии и инициалов, включается наименование должности. 2.2.4. Справочные данные о Службе Справочные данные о Службе включают в себя: почтовый адрес Службы, номер телефона справочной службы Службы, официальный адрес электронной почты, официальный адрес Службы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет". 2.2.5. Вид документа Наименование вида документа, создаваемого Службой (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ), включается в бланк соответствующего вида документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах. 2.2.6. Место составления (издания) документа Место составления или издания документа (Москва) указывается на бланках документов Службы, за исключением бланков писем. 2.2.7. Дата документа Датой документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа в СЭДО или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, заявление и др.). Датой документа, издаваемого совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. 2.2.8. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Службе с использованием СЭДО. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный (входящий) номер документа, поступившего в адрес Службы на имя Руководителя или на имя заместителя Руководителя, имеет порядковый номер в пределах календарного года. Регистрационный (исходящий) номер документа, подписанного Руководителем, заместителем Руководителя, начальником структурного подразделения, заместителем начальника структурного подразделения, начальником отдела состоит из порядкового номера в пределах календарного года, инициалов имени и фамилии подписавшего лица (с возможностью их применения в обратном порядке). Регистрационные (внутренние) номера могут содержать буквенно-числовые префиксы и суффиксы по каждому из видов документов. Присвоение регистрационных номеров осуществляется также по видам документов в пределах календарного года (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.). Регистрационный номер документа, изданного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 2.2.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка. 2.2.10. Адресат Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Все строчки реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Наименование организации следует писать перед наименованием структурного подразделения.
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочный интервал.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221. При адресовании письма в организацию указываются сначала ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают сначала фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, подведомственные организации и постоянным корреспондентам. Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки (приложение N 12). Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще направлен документ, на обороте последнего листа документа печатается его полная рассылка. 2.2.11. Наименование документа Наименование документа - заголовок к тексту, отражающий краткое содержание документа, - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок согласовывается с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем? (о ком?)",
"чего? (кого?)"
Заголовок составляется лицом, подготавливающим проект документа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к тексту служебного письма печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой). Заголовок к тексту может занимать до 4 - 5 строк по 28 - 35 знаков в строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков). В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом. 2.2.12. Текст документа Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Документы, создаваемые в Службе, могут изготавливаться при помощи средств электронно-вычислительной техники, с использованием текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов "Times New Roman" размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, 16 через 1 - 2 интервала. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью, в установленных границах полей: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее, кроме документов, указанных в подпунктах 2.3, 2.5.2, 2.5.3. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже.
или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.)
Словесные характеристики должны согласовываться с наименованиями признаков. При составлении текста в виде таблицы в заголовках граф и строк существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих после первой страницах таблицы должны быть напечатаны только номера граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания для создания документа; во второй - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать только одну (вторую) часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. |
Похожие:
 | Постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных... |  | Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав... |
| Постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 n 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах... | | Об утверждении Инструкции об организации служебных проверок в Федеральной службе судебных приставов и ее территориальных органах |
| Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации | | И индивидуальных предпринимателей в национальной системе аккредитации, расширению, сокращению области аккредитации, подтверждению... |
| В соответствии с пунктом 3 статьи 7 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 412-фз "Об аккредитации в национальной системе аккредитации"... | | В соответствии с п. 2 Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного Постановлением Правительства Российской... |
| В соответствии с п. 2 Положения о Федеральной службе государственной статистики, утвержденного Постановлением Правительства Российской... | | Компетентности аккредитованного лица, заявления о внесении изменений в сведения реестра аккредитованных лиц, заявления о выдаче аттестата... |