Сбор и консолидация потребностей подразделений (учреждений)
Планирование закупочной компании начинается со сбора, согласования и консолидации потребностей подразделений или подведомственных учреждений. Для этих целей в системе реализован раздел «Заявки на государственные закупки».
Раздел является документарным и предназначен для регистрации заявок с целью анализа информации о потребностях в товарах, работах и услугах на нужды организации в разрезе классификатора продукции. В разделе поддерживается версионность. При этом сохраняется полная история изменений документа.
Заявки
Виды заявок
Прямые заявки – это заявки на закупки, которые осуществляются без проведения конкурсных процедур. Для прямых заявок должен быть установлен признак «Прямая закупка». Такие заявки включаются в план и план-график закупок, однако по ним не формируются лоты в разделе «Конкурсные процедуры». При этом для таких строк планов-графиков закупок (с выставленным признаком «Прямая закупка») предусмотрена функция формирования записей в реестре контрактов, минуя раздел «Конкурсные процедуры».
Консолидированные заявки – это заявки, сводные по первичным заявкам подразделений. Консолидированные заявки могут подаваться как во время заявочной компании, так и непосредственно перед осуществлением закупок (прямые заявки).
Порядок формирования заявок
Первичная заявка
Первичной заявкой будем называть заявки, формируемые для конкурентных закупок, т.е. без признака «Прямая закупка», и которые могут быть включены в консолидированные заявки.
Для формирования заявки необходимо зайти в меню «Документы» раздел «Заявки на государственные закупки». Откроется окно, которое состоит из двух частей: Каталоги, в левой части окна и Заявки на государственные закупки в правой части окна.
Для начала работы в разделе «Заявки на государственные закупки» необходимо выбрать каталог, в котором будут формироваться заявки. Каталог содержит папки с разбивкой по годам планирования.
Каждая папка с номером года содержит папки с наименованиями подразделений, инициирующих закупки. Пользователям будут предоставлены права доступа только к папке своего подразделения.
Например, выбираем каталог 2015, это год планирования, заходим в папку своего подразделения. Раздел состоит из заголовка и двухуровневой спецификации. Первый уровень спецификации «Сведения об объектах закупки». Второй уровень спецификации содержит несколько вкладок «График поставки», «Финансирование», «Товары и услуги» и «Коды ОКВЭД».
В разделе «Заявки на государственные закупки» добавляется документ. Для этого необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть в любом месте окна. В контекстном меню выбрать пункт меню «Добавить».
Появится форма заявки, имеющая три вкладки.
Вкладка «Реквизиты»
В поле «Тип» всегда должно стоять значение «Заявка». Номер состоит из двух полей: префикса – соответствует планируемому году и порядкового номера, который задается автоматически Системой. В случае, если заказчик ведет внутренний журнал по регистрации и учету заявок, то система позволяет поставить номер заявки вручную.
Заявка формируется на три года. При этом нужно учитывать, что в поле «Финансовый год» указывается текущий год планирования. Причем, значение поля «Финансовый год» должно совпадать с годом папки в каталоге.
Поля обязательные для заполнения выделены цветом. Заявки классифицируются по видам средств: поле «Вид бюджета» со ссылкой на соответствующий словарь. Нажимаем кнопку  справа в поле, открывается словарь со списком видов бюджетных и внебюджетных средств. Выбираем необходимое значение, нажимаем «ОК».
При работе в Системе предполагается возможность организации закупочной деятельности как в рамках 44-ФЗ, так и в рамках 223-ФЗ. Для этих целей предусмотрен переключатель:
Выбираем 44 ФЗ.
Переходим к заполнению сведений о заказчике. В поле «Заказчик» из словаря указываем МГФОМС. В поле «Принадлежность» всегда указываем МГФОМС. Далее из словаря поля «Подразделение» выбираем необходимое подразделение, это поле так же является обязательным для заполнения.
Заполняем сведения о получателе. В поле «Получатель» указываем МГФОМС. В сведениях о получателе поле «Подразделение» можно не заполнять.
Поле «Ответственный» заполняем из словаря, каталог «Управление закупками», указываем исполнителя.
Ниже сведения о состоянии заявки и ее редакции, сведения в этих полях недоступны для редактирования, имеют автоматическое заполнение при смене состояния заявки.
Вкладка «Суммы»
На данной вкладке отражаются суммы по всем спецификациям заявки в разрезе значений «Заявлено», «Согласовано», «Оплачено», «Исполнено». Поля недоступны для редактирования, значения рассчитываются из спецификаций документа.
Вкладка «Дополнительно» имеет текстовое поле для примечаний.
Нажимаем кнопку «ОК». Появляется документ.
Переходим к заполнению спецификаций. В спецификации «Сведения об объектах закупки», аналогичным образом добавляем запись. Появляется форма, в которой заполняются сведения об объектах закупки в соответствующих вкладках.
Вкладка «Реквизиты»
В спецификации описываются желаемые параметры закупаемого товара (услуги).
Поле «Классификатор продукции» заполняется через словарь, это поле является обязательным для заполнения.
Классификатор продукции состоит из обобщенного перечня товаров, работ и услуг и содержит номенклатуру в разрезе кодов ОКПД или ОКПД2. Одновременное указание обоих кодов не допускается.
В случае, если объект закупки содержит один товар, услугу, работу, в словаре Классификатор продукции выбираем необходимое значение, и обязательно заполняем поле «Номенклатура», поставив галочку в строке необходимого значения и нажимаем «ОК». Заполнится поле «Классификатор продукции», «Номенклатура» и «Код по ОКПД».1
Если объект закупки состоит из нескольких наименований товаров, работ, услуг, в этом случае заполняем только поле «Классификатор продукции», выбирая необходимое наименование в словаре, поля «Номенклатура» и «код по ОКПД» оставляем незаполненными, т.к. номенклатура закупки будет указываться в Спецификации «Товары/услуги» по каждому коду ОКПД отдельно.
Поле «Код по ОКВЭД» заполняется из словаря.
Поле «Описание объекта закупки» имеет режим ручного ввода и является обязательным для заполнения. Сведения этого поля равно описанию объекта закупки Плана-графика.
Важной особенностью является задание Идентификационного кода закупки. Порядок его формирования определен Приказом Минэкономразвития России от 29.06.2015 N 422 "Об утверждении Порядка формирования идентификационного кода закупки". По данному полю при планировании закупок будет устанавливаться однозначная связь позиции Заявки, Плана и Плана-графика и Контракта. И таким образом, будет отслеживаться этапность исполнения Заявки.
В полях «Начало осуществления закупки» и «Начало исполнения контракта» указываются даты. Причем, дата начала исполнения контракта совпадает с начальной датой графика поставки.
При формировании заявки предусматривается три вида периодичности поставок:
Многократная - поставка осуществляется несколько (много) раз без определенной периодичности, то есть в четко указанные даты. При установлении данного вида периодичности, поля «Количество периодов», «Тип периода» и «Продолжительность в днях» становятся недоступны для редактирования. График поставки по объекту закупки на плановые периоды добавляется вручную отдельно на каждый год.
Порядок действий: правой кнопкой мыши, из контекстного меню Добавить. В появившемся окне заполняем поля дата поставки, количество и сумма. Нажимаем «ОК».
Единовременная – единоразовая поставка. График поставки с данным видом периодичности формируется аналогично многократной.
Периодическая - поставка осуществляется несколько (много) раз с четко определенной периодичностью. При периодической поставке необходимо указывать количество периодов и продолжительность одного периода в днях. График поставки разобьется на указанное количество периодов, с первой датой поставки равной дате начала исполнения контракта. Если последний период поставки выпадает на следующий год или такого дня в месяце последнего периода не существует или «дата исполнения контракта» является последним днем месяца, то последняя дата поставки равна последней дате месяца. График поставки по объекту закупки на плановые периоды добавляется вручную отдельно на каждый год.
Вкладка «Финансирование»
На данной вкладке задаем структуру расходов, в рамках которой планируется закупка, в полях «Структура расходов» и «код КОСГУ». Также указываем источник средств.
При указании Структуры расходов и Кода КОСГУ, поле «Источник финансирования» становится недоступным для редактирования.
Поля «Вид бюджета (внебюджетных средств)» и «Источник средств» заполняются через словарь.
В случае, если объект закупки имеет несколько источников финансирования, то поля «Структура расходов» и «Код КОСГУ» остаются незаполненными. Бюджетная классификация в разрезе КОСГУ по каждому объекту такой закупки будет заполняться в Спецификации «Финансирование» второго уровня.
Вкладка «Суммы»
На данной вкладке в поле Текущего года «Количество, заявлено» указываем необходимое количество товара, в поле «Закупки, заявлено» общую стоимость, автоматически рассчитается стоимость за единицу товара/услуги в поле «Заявленная, текущего года».
Либо в поле Цена «Заявленная, текущего года», указывается стоимость за единицу товара/услуги. В поле Текущий год «Количество, заявлено» указывается количество товаров/услуг, общая стоимость в поле «Закупки, заявлено» рассчитается автоматически.
Суммы и количества задаются на плановый финансовый год и горизонт планирования закупок – это 1-й, 2-й и последующие годы.
Вкладка «Сведения о закупке»
На данной вкладке закупки классифицируются по целям и задачам деятельности организации и указывается обоснование необходимости проведения закупки, а так же способ размещения заказа. Поля заполняются из словарей и являются обязательными для заполнения, нажимаем кнопку «ОК».
Функция «График поставки»
При формировании Заявки на закупки предполагается возможность задания желаемого графика поставки товаров (услуг). Пользователь может задать график как вручную путем использования функции «Добавить» или автоматически посредством функции «График поставки».
Функция График поставки доступна для действующей редакции заявок в состоянии «Не утверждена». Функция вызывается по всем записям спецификации заявки. При этом для функции предполагается два режима работы: формирование графика (если он не был сформирован) и переформирование уже сформированного графика.
В Спецификации «Сведения об объектах закупки» нажимаем правой кнопкой мыши «Формирование» - «График поставки».
Прямая заявка
На закупки, осуществляемые без проведения конкурентных процедур, формируются прямые заявки.
Прямые заявки формируются аналогично первичным. В заголовке заявки необходимо обязательно указать признак «Прямая закупка», поставив галочку.
В Спецификации заявки «Сведения об объектах закупки» на вкладке Сведения о закупке, выбираем способ размещения заказа «Единственный поставщик (исполнитель, подрядчик)».
Порядок согласования и утверждения заявок
После окончания сбора заявок от подразделений требуется их согласование и утверждение. Порядок согласования и утверждения заявок, ответственные сотрудники, подразделения и сроки должны быть определены внутренним регламентом заказчика.
Руководитель подразделения по окончании формирования заявки отправляет ее на согласование, путем смены состояния («Состояние» - «Отправить на согласование»).
В заявке со статусом «На согласовании» становятся доступными для редактирования только сведения о согласованном количестве и стоимости объекта закупки. Согласование заявленных сумм в заявке на соответствие смете расходов организации осуществляет ответственный сотрудник финансового подразделения. После сверки сумм заявка может быть переведена в состояние «Отказано в согласовании».
Утверждает заявки руководитель контрактной службы.
При утверждении заявки для каждой строки спецификации проверяется, чтобы:
для каждого года: «Количество» и «Суммы» по строкам «Графика поставки» и по строкам спецификации были равны. Если установлен признак «Невозможно определить количество», то проверка соответствия «Количеств» не проводится;
если есть записи в спецификации «Товары и услуги», то для каждого года проверяется, чтобы «Количество» и «Суммы» по строкам спецификации «Товары и услуги» и строки спецификации «Сведения об объектах закупки» были тождественны. Если установлен признак «Не контролировать суммы закупки в товарах и услугах», то проверка по «Суммам» не проводится;
при установленном признаке «Невозможно определить количество» записи в спецификацию «Товары и услуги» можно добавлять только в том случае, если у родительской записи в спецификации «Сведения об объектах закупки» не задана «Номенклатура»;
если есть записи в спецификации «Финансирование», то для каждого года проверяется, чтобы «суммы» по строкам спецификации «Финансирование» и строки спецификации «Сведения об объектах закупки» были тождественны.
Для каждой строки спецификации «Сведения об объектах закупки», у которой заполнены поля «Код по ОКПД», «Код по ОКВЭД», проверяется, чтобы выбранные «Код по ОКПД», «Код по ОКВЭД» являлись кодами нижнего уровня. Иначе (если поля не заполнены), аналогичная проверка проводится для «Кодов» в записях спецификаций «Товары и услуги», «Коды ОКВЭД», в которых эти поля заполнены.
Для каждой строки спецификации «Сведения об объектах закупки» проверяется выполнение следующий условий:
«Дата начала осуществления закупки» ≤ «Дата начала исполнения контракта»;
«Дата начала исполнения контракта» ≤ минимальная «Дата поставки» в спецификации «График поставки».
После выполнения действия состояние Заявки меняется на Утверждена, «Дата смены состояния» указывается вручную (по умолчанию – системная).
Функция «Включить в консолидированную заявку»
Консолидированные заявки формируются на основании первичных заявок подразделений с помощью функции «Включить в консолидированную заявку».
Функция выполняется по отмеченным заявкам, если не отмечено ни одной, – по текущей заявке.
Нажимаем правой кнопкой мыши, из контекстного меню «Формирование» - «Включить в консолидированную заявку». В появившемся окне выбираем каталог своего подразделения через словарь.
Далее устанавливаем признаки консолидации «Группировать по подразделениям заказчика» и «Группировать по получателям». Признаки не могут быть одновременно установленными, то есть, если установлен один из двух признаков, второй снят и заблокирован, но признаки могут быть одновременно снятыми.
Признак «Создавать новую редакцию» указываем всегда. Если консолидированной заявки нет, то создается новая, если есть, то Система проверяет состояние консолидированной заявки:
Утверждена – создается новая редакция консолидированной заявки;
Не утверждена – то Система сообщает: «Невозможно создать новую редакцию консолидированной заявки, т.к. предыдущая редакция находится в состоянии «Не утверждена»».
Заявки группируются по организации, текущему году, валюте, виду средств, заказчику, принадлежности, по признаку прямой закупки, по переключателю закупки в соответствии с Федеральным законом. Если установлен признак «Группировать по подразделениям заказчика», заявки дополнительно группируются по штатным подразделениям заказчика. Если установлен признак «Группировать по получателям», заявки дополнительно группируются по получателям.
Строки спецификации группы первичных заявок группируются по классификатору продукции, номенклатуре, идентификационному коду закупки, дате начала осуществления закупки, дате исполнения контракта, периодичности поставки, типу периода, количеству периодов.
Функция «Внести изменения»
После согласования и утверждения заявки Система позволяет, при возникновении необходимости, вносить в нее изменения. Для этого из контекстного меню заголовка необходимо вызвать действие «Внести изменения». В появившемся окне нужно заполнить текстовое поле «Обоснование внесение изменений» и «Дата».
После внесения изменений статус вновь созданной заявки становится «Не утверждена».
Все редакции заявки можно отследить в разделе контекстного меню «Редакции», в заголовке исходного документа устанавливается ссылка на созданный документ.
Функция «Отменить последнее изменение»
Чтобы отменить последнее изменение в заявке, необходимо из контекстного меню заголовка вызвать действие «Отменить последнее изменение».
Отменить последнее изменение можно в измененных заявках с действующей редакцией в состоянии «Не утверждена».
При выполнении действия:
у предыдущей редакции заявки удаляется ссылка на текущую заявку;
удаляется текущая заявка.
Функция «Редакции»
Все редакции заявки можно отследить в разделе контекстного меню «Редакции». Появляется окно «Редакции заявки на государственные закупки», в котором отображается весь перечень существующих редакций данного документа. Структура редакций аналогична структуре текущего раздела.
|
