2.2.Процесс Учет затрат 2.2.1.Схема процесса
Схема FI27.01.02.00
2.2.2.Характеристика ролей
В данном процессе задействованы следующие роли:
Бухгалтер отдела отчетности – выполняет контроль и анализ затрат; в случае выявления ошибок при отражении затрат сообщает бухгалтеру, отвечающему за данный участок учета, о выявленной ошибке. Бухгалтер по участку учета выполняет функцию «Корректировка документа» по затратам; (описание действий см. п.2.2.3.2.)
Экономист, отвечающий за отчетность – выполняет контроль и анализ затрат.
2.2.3.Описание шагов процесса
В ходе процесса «Учет затрат» происходит контроль и анализ отнесенных затрат (кроме прочих доходов и расходов) в бухгалтерском учете, корректировка документа в случае ошибки.
Учет затрат в SAP ERP ведется в разрезе объектов учета. Один из объектов учета обязательно должен быть основным (для проводок по Главной книге), Этот объект участвует в перерасчетах и распределении затрат. Также может быть несколько дополнительных объектов (для статистических проводок). Например, МВЗ, как дополнительная аналитика, Хозпроцесс и т.д.
Учет затрат ведется в разрезе 30-х счетов Главной книги – это учет по элементам затрат. Элемент затрат – это каждый отдельный счет ГК на 30-х. Каждый элемент затрат должен быть отнесен на один из объектов учета затрат:
Для отнесения производственных затрат используются МВЗ производственного вида (являются аналогом счета 20 РСБУ).
Для отнесения управленческих затрат используются МВЗ управленческого вида (являются аналогом счета 26 РСБУ).
Для отнесения коммерческих затрат используются МВЗ коммерческого вида (являются аналогом счета 44 РСБУ).
Для отнесения инвестиционных затрат используются СО-заказы вида «инвестиционные проекты», включая накопление затрат для будущих ОС и РБП.
Для отнесения затрат на рекламные акции кроме основной контировки – МВЗ, используются статистические СО-заказы вида «прочие мероприятия».
Каждому Парксервису соответствует одно МВП и 3 МВЗ – «сервис», «доставка», «административные расходы» - для деления затрат по категориям (производственные, коммерческие, административные).
Подробнее про объекты отнесения затрат, см. в п.3.2.
Общие принципы отнесения затрат следующие:
Затраты, учитываемые на МВЗ производственного вида, относятся к производственным затратам. Это верно для БУ, УУ, МСФО. Затраты Офиса учитываются на МВЗ управленческого вида и коммерческого вида в зависимости от Департамента. Это верно для БУ, УУ, МСФО. В НУ для определения прямых затрат используются настройки, согласно КП FI25 «Учет налога на прибыль».
Инвестиционные затраты на открытие магазинов в части услуг, капитализируемых в МСФО и не капитализируемых в РСБУ относятся на объекты – СО-заказы, соответствующие инвестиционным проектам. По таким затратам при вводе в систему документа помимо СО-заказа проставляется вторая статистическая аналитика – МВЗ. В системе будет настроена проверка на обязательность заполнения СО-заказа и МВЗ для данных услуг.
Остальные инвестиционные затраты на открытие магазинов (ТМЦ, услуги, капитализируемые во всех видах учета) учитываются на карточках FI-AA.
Инвестиционные затраты, относящиеся к внедрению ПО (РБП), отражаются на СО-заказах. Данные затраты капитализируются в РСБУ и МСФО, статистическая контировка на МВЗ для таких затрат не применяется.
Затраты на прочие мероприятия относятся на 2 объекта учета – МВЗ (для реальных проводок) и статистические СО-заказы, - соответствующие прочим мероприятиям. Не капитализируются. Относятся к затратам периода. Если при проводке документа в смежных модулях системы СО-заказ не был указан его можно добавить с помощью средств Контроллинга без сторнирования цепочки логистических и бухгалтерских документов.
В системе будет настройка проверки правильности указания МВЗ для определенных видов затрат. В случае указания некорректного МВЗ (например, МВЗ для учета управленческих затрат вместо МВЗ для учета коммерческих затрат) система будет выдавать сообщение об ошибке и не позволит провести документ с некорректным значением контировки. Перечень видов затрат, для которых необходима такая проверка, и перечень допустимых для них МВЗ будет разработан на этапе «Реализация» (п. 4 Перечня открытых вопросов).
Категоризация затрат для целей НУ описана в КП FI25 «Учет налога на прибыль».
Указание объектов учета затрат происходит в рамках других бизнес-процессов по следующему принципу:
FI26 – объекты учета затрат в части амортизации, страхования, РБП (МВЗ, Хозпроцесс) МВЗ – из временных данных карточки ОС/РБП. Хозпроцесс – автоматически по сочетанию вида затрат и объекта учета.
LO11 – объекты учета затрат по процессам сервиса (материалы, используемые Службой Ф1) (МВЗ, Хозпроцесс). МВЗ – автоматически по данным логистики на основании данных, указанных в сервисном заказе на основании завода, Хозпроцесс – автоматически по сочетанию вида затрат и объекта учета (принципы подстановки аналитики Хозпроцесс – см. п.3.2.5. настоящего документа)
LO02 – объекты учета затрат по услугам и материалам (МВЗ, СО-заказ, Хозпроцесс).
а) при списании материалов МВЗ определяется автоматически по следующим правилам:
по торговым точкам (магазинам и пунктам выдачи) МВЗ однозначно соответствует заводу, поэтому оно может быть автоматически определено на основании завода в заказе на перемещение/списание;
материалы, использованные в Парксервисе, не отнесенные на сервисные заказы, должны списываться на МВЗ «Парксервис – РСД, коммерческие расходы» на основании завода, указанного в заказе на перемещение/списание. На МВЗ «Парксервис – Административно-управленческие расходы» материалы списываться не должны;
материалы, использованные на складах, автоматически будут контироваться на МВЗ-склад (вид МВЗ – коммерческое) с помощью деривации на основании логистического завода. В случае необходимости списания на МВЗ-склад брака автоматически определенная контировка должна быть вручную заменена на другую;
материалы, использованные в Департаментах офиса, должны списываться на МВЗ, соответствующее ответственному подразделению (канцтовары – на АХО, мыши, клавиатуры – на ДИТ и так далее) – деривация на основании группы закупок.
б) при закупке услуг МВЗ определяется вручную или автоматически по следующим правилам:
по торговым точкам (магазинам и пунктам выдачи) МВЗ однозначно соответствует заводу, поэтому оно может быть автоматически определено с помощью деривации на основании завода в заказе на закупку услуг;
услуги, относящиеся к складам, автоматически будут контироваться на МВЗ-склад с помощью деривации на основании логистического завода. В случае необходимости списания на МВЗ-склад брака автоматически определенное МВЗ должно быть вручную заменено на другое;
услуги, потребляемые Департаментами офиса:
для некоторых видов затрат, относящихся к закупке услуг, будет настроена автоматическая контировка на 1 МВЗ, являющееся ЦФО по данной статье затрат. Пример настройки автоматической контировки приведен в Приложении 1 данного КП. При необходимости автоматически определенное МВЗ можно заменить на другое;
для остальных видов затрат, относящихся к закупке услуг, МВЗ указывается куратором вручную в заказе на закупку услуг.
в) СО-заказы на открытие магазинов, СО-заказы на внедрение ПО (РБП) и СО-заказы на прочие мероприятия при списании ТМЦ и закупке услуг: по СО-заказам на открытие магазинов и СО-заказам на РБП СО-заказ будет определяться с помощью деривации на основании ПФМ, по заказам на прочие мероприятия СО-заказ необходимо проставить в документе вручную.
г) Хозпроцесс – автоматически по сочетанию вида затрат и объекта учета, либо вручную.
FI15 – объекты учета затрат по начислениям по персоналу (МВЗ, СО-заказ (для прочих мероприятий), Хозпроцесс). МВЗ, СО-заказ – в шаблоне загрузки начислений, Хозпроцесс – автоматически по сочетанию вида затрат и объекта учета.
FI13 – объекты учета затрат по затратам, связанным с кредиторами (МВЗ, Хозпроцесс) - в расходах, отражаемых ручными проводками в модуле «Финансы» - МВЗ указывается вручную, по автоматическим операциям закрытия месяца (например, по курсовым разницам) МВЗ будет указано в транзакции автоматической контировки для соответствующих затратных счетов , Хозпроцесс – автоматически по сочетанию вида затрат и объекта учета, либо вручную.
FI21 – объекты учета затрат для операций МСФО, релевантных для УУ (G* счета, ОУР, МВЗ, Хозпроцесс). ОУР – автоматически, МВЗ– вручную в прямых проводках в модуле «Финансы» (например, при начислении резервов по G* счетам), Хозпроцесс – автоматически по сочетанию вида затрат и объекта учета, либо вручную.
Для некоторых расходов будет настроена автоматическая контировка – МВЗ. Это будет одно из узловых МВЗ, либо специальное техническое МВЗ, затраты которого будут для целей УУ распределяться, а для целей БУ будут соответствовать категории этого МВЗ (20,26,44). Пример таких затрат:
Сопровождение ПО
Исследования рынка
Пример настройки автоматической контировки приведен в Приложении 1 данного КП.
Детально методика контировок будет разработана на фазе «Реализация», после формирования окончательного перечня 30-х счетов (перечня элементов затрат) и справочника МВЗ.
2.2.3.1.Шаг «Контроль и анализ затрат»
В ходе шага «Контроль и анализ затрат» текущего процесса происходит контроль корректности проведенных сумм по инвестиционным или прочим проектам, а также расходам периода (эксплуатационным расходам категорий «коммерческие», «производственные», «управленческие»). Контроль и анализ сумм и отдельных бухгалтерских документов производится в системе посредством отчетов по итоговым и отдельным позициям в разрезе объектов контроллинга, участвующих в процессе.
Бухгалтер по участку учета при отражении в системе хозяйственных операций по затратным счетам проверяет следующие параметры:
Суммы в соответствии с первичным документом
Статья затрат (30-й счет)
Проект (СО-заказ)
МВЗ
Процесс.
Бухгалтер отдела отчетности проверяет суммы (производит анализ существенных отклонений в суммах по сравнению с аналогичными МВЗ и/или по сравнению с аналогичными затратами предыдущего периода), статьи затрат, наличие МВЗ в случае затрат инвестиционных проектов, которые в БУ не должны капитализироваться, наличие СО-заказа в случае затрат на рекламные мероприятия
Экономист проверяет статьи затрат, а также объекты учета затрат – Проект (СО-заказ), МВЗ, Процесс.
В результате выполнения данного шага в установленной (либо произвольной) форме создается отчет об ошибках, выявленных в ходе контроля затрат по СО-заказам и/или МВЗ. Реестр ошибок создается вне системы по данным, взятым из отчетов системы. Перечень отчетов см. в разделе 3.6.
Типичными ошибками могут быть:
Отнесение непринимаемых в НУ затрат на статью затрат для принимаемых в НУ сумм.
Ошибка в выборе МВЗ.
Отсутствие аналитики МВЗ в затратах инвестиционного проекта, которые не капитализируются с точки зрения БУ.
Отсутствие аналитики СО-заказа в затратах на рекламные мероприятия.
Ошибочное указание инвестиционного проекта или прочего мероприятия, а также СО-заказа на внедрение ПО (РБП).
В системе будет настройка проверки правильности указания СО-заказа для определенных видов затрат. В случае указания СО-заказа для ненадлежащего вида затрат система будет выдавать сообщение об ошибке и не позволит провести документ с некорректным значением контировки. Перечень видов затрат, для которых необходима такая проверка, и перечень допустимых для них МВЗ и заказов будет разработан на этапе «Реализация» (п. 4 Перечня открытых вопросов).
2.2.3.2.Шаг «Корректировка документа»
При обнаружении ошибок на шаге «Контроль и анализ затрат» осуществляется корректировка данных в документе первичного учета или корректировка средствами модуля «Контроллинг».
Основным способом корректировки предполагается корректировка сторнированием первичного документа и проведением корректной цепочки операций. Данную операцию выполняет бухгалтер по участку учета, который отразил в системе некорректный документ.
Корректировка средствами модуля «Контроллинг» предназначена для форс-мажорных ситуаций. В модуле «Контроллинг» может быть исправлен только объект учета, причем исправление может осуществляться только на МВЗ (или СО-заказ) такого же вида. Данное исправление будет отражено только в модуле «Контроллинг» и не будет отражено в документах смежных модулей системы. В результате отчетность, формируемая на данных смежных модулей, в части объекта учета будет сформирована некорректно. В случае ошибки в виде затрат корректировка в Контроллинге осуществляться не может.
Основанием для изменения может служить заявка на корректировку документа системы в установленной (или произвольной) форме. Под заявкой понимается поручение в письменной или устной форме, поданное специалистом одного подразделения другому.
Существуют случаи, когда отраженные в системе затраты должны быть реклассифицированы для целей налогового учета по налогу на прибыль и учета разниц в соответствии с ПБУ 18/2. Например, после формирования документа в системе выявлено некорректное оформление первичных документов. В данном случае расходы должны пройти в учете как непринимаемые для целей налогообложения по налогу на прибыль, необходимо осуществить корректировку FI-документа для переноса суммы на 30-й счет, непринимаемый в НУ. Бухгалтер формирует в системе в данном случае следующие записи на счетах главной книги:
Документ с красным сторно, где должна быть указаны всё те же реквизиты, которые проходят в корректирующем документе (номер и дата счета-фактуры):
Дт 30*0 (30*2)/ МВЗ, хозпроцесс, МВП
Дт 19/ код НДС
Кт 6001*/ кредитор, договор
Корректный документ:
Дт 30*1 (30*3)/ МВЗ, хозпроцесс, МВП
Дт 19/ код НДС
Кт 6001*/ кредитор, договор
Подробно процесс реклассификации описан в концептуальных проектах FI13 «Учет расчетов с кредиторами и учет затрат» и FI04 «Учет НДС». Изначальная классификация расходов на принимаемые и непринимаемые отражена в концептуальном проекте LO02 «Закупка материалов, услуг, ОС. Учет материалов».
В случае, если затраты капитализируются только по МСФО, а по РСБУ являются операционными затратами, и при проведении документа в смежном модуле системы был указан только СО-заказ и не было указано МВЗ его можно добавить при помощи транзакции KB61 «перенос отдельных позиций документа». При этом связь с первичным FI-документом остается. При сторнировании первичной проводки система выдаст ошибку и потребует сторнировать сначала документ переноса отдельных позиций.
В результате выполнения данного шага в системе проводится скорректированный документ.
2.2.4.Интеграция с другими процессами
В рамках данного процесса интеграция с другими процессами отсутствует.
|
