Образцы документов с комментариями 125
Скачать 5.52 Mb.
|
| Регистрационный номер (индекс) входящего документа, фиксируемый в журнале регистрации входящих документов, состоит из порядкового номера дела по данному журналу (в приведенном примере — 101) и номера дела (в приведенном примере- 5-18), в которое подшивают документ. Данные об исполнителе и сроке исполнения вносят исходя из указаний руководителя, содержащихся в резолюции. 61 Глава IV. Документы службы делопроизводства Форма журнала регистрации исходящих документов Вариант № 1 Журнал регистрации исходящих документов
Вариант № 2 Журнал регистрации исходящих документов
Регистрационный номер, фиксируемый в журнале регистрации исходящих документов, может состоять, как в варианте № I, из порядкового номера документа по данному журналу (в приведенном примере — 95) или, как в варианте № 2, из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера (в приведенном примере — 7-12/95). В графе «Примечание» может быть указан номер доку мента-ответа. Форма журнала регистрации внутренних документов Журнал регистрации внутренних документов
62 Формы регистрации и учета документов Внутренние документы делят на группы (по видам), и каждую группу регистрируют отдельно. Документам присваивают регистрационные номера в пределах каждой группы, для чего используют, как правило, простую порядковую нумерацию. Удобство регистрации документов на карточке состоит в том, что инициативные и ответные документы можно регистрировать на одной карточке. Календарная шкала карточки позволяет следить за сроками исполнения документов. Картотеки делятся на две части — по исполненным и неисполненным документам. Форма регистрационной карточки УЧЕТНО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА (00.00.2004) Вид документа ОТ КОГО: Город Организация Подписал Дата поступления Гриф Индекс Входящий № Исходящий № Содержание:   Резолюция:Срок исполнения: Дата исполнения Исполнители: Исполнено: Дата: Исходящий номер ответа: Основное отличие формы электронной регистрационной карточки от традиционной состоит в том, что в ней отсутствует графа «Подпись исполнителя», а графы «Номер», «Дата поступления» заполняются автоматически. Компьютерная база данных ведется в соответствии с программным обеспечением. Выбор технологии ведения информационно-поисковой системы находится в сфере компетенции руководства организации. Учет электронных документов осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Сведения о каждой единице учета электронных документов вводятся в учетную базу данных электронных документов или в учетную карточку электронного документа. 63 Глава IV. Документы службы делопроизводства Учетная карточка единицы учета электронных документов (ЭД)* Лицевая сторона Фонд № Опись № Ед. учета
Оборотная сторона
♦Форма карточки соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее - Основные правила работы архивов организаций). 64
году Итого в . ед. уч., ед. хр. объемом Мбайт, ПОСТУПИЛО (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) в том числе постоянного хранения ед. уч., ед. хр. объемом Мбайт, (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) ед. уч. ед. хр. объемом Мбайт; временного хранения (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) ВЫБЫЛО _ ^__ ед. уч., ед. хр. объемом Мбайт, (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) в том числе постоянного хранения ед. уч., ед. хр. объемом Мбайт, (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) временного хранения ед. уч., ед. хр. объемом Мбайт. (цифрами, прописью) Подпись Расшифровка подписи (цифрами, прописью) (цифрами, прописью) Наименование должности лица, составившего годовую запись Дата Подпись Расшифровка подписи Руководитель архива организации Дата ел * Форма журнала соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций. Глава IV. Документы службы делопроизводства Электронные документы учитывают в составе архивного фонда орга-низации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем электронных документов указывают в мегабайтах (Мбайт). За единицу учета электронных документов принимают единицу хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительную документацию. За единицу хранения электронного документа принимают физически обособленный носитель (дискету, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией. 2. Перечень документов, не подлежащих регистрации Перечень документов, не подлежащих регистрации, конкретизируется с учетом специфики предприятия, организации или учреждения. Существует практика составления единого перечня таких документов, который может включать в себя:
3. Контроль за сроками исполнения документов Документ считается исполненным, когда решен поставленный в нем вопрос и корреспонденту дан ответ. Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть: • типовым. Типовые сроки исполнения установлены для определенных, наиболее часто создаваемых документов указами Президента РФ, законами РФ, правительственными нормативными актами (например, для пере- 66 Контроль за сроками исполнения документов дачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные и др.), а также ведомственными подзаконными актами (например, для предоставления статистической и финансовой отчетности, для предъявления претензий по качеству продукции и др.); • индивидуальным. Индивидуальный срок исполнения указывается в тексте документа или устанавливается резолюцией руководителя учреждения (в случае, если этот срок отсутствует в составе типовых или отличается от установленного автором). При установлении срока исполнения учитываются практические возможности учреждения (наличие оргтехники, количество работников и др.), а также содержание документа. Форма справки о состоянии исполнения документов * Сведения об исполнении документов по состоянию на дата
Референт Подпись Расшифровка подписи Примечания:
* Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архи bob op га н и за ц и й. 67 Глава IV. Документы службы делопроизводства Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления его в учреждение, а создаваемого — с момента доведения его до исполнителя (если не оговорен другой срок). Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов подлежит контролю, который возлагается на профессионально организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп «К» или «Контроль». После исполнения документ снимается с контроля. Право сделать это имеет только то должностное лицо, которое поставило его на контроль. 4. Номенклатура дел Все документы, имеющиеся в организации, учреждении, на предприятии, должны быть систематизированы. Они группируются по сходству и подшиваются (формируются) в папки (дела), которые имеют свои названия (заголовки), например: «Приказы по личному составу», «Договоры поставки» и т. д. Таким образом, делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам. Перечень заголовков папок (дел) с указанием сроков их хранения называется номенклатурой дел. Заголовки дел группируются по разделам, в качестве которых используются наименования структурных подразделений предприятия, учреждения или организации. Каждому разделу присваивается индекс (1, 2, 3 и т. д.) по степени значимости подразделения. Заголовки дел внутри раздела должны быть расположены в зависимости от важности дел и с учетом их взаимосвязей. Последовательность расположения по степени важности такова:
Каждому делу присваивается индекс, состоящий из индекса раздела и порядкового номера дела. Например, в индексе 6-8 обозначением раздела является цифра 6, а номер, под которым дело внесено в этот раздел, — 8. Номенклатуры дел подразделяются на: • типовые. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом; 68 Номенклатура дел • примерные. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Примерные номенклатуры дел разрабатываются в тех структурах, где состав документов подразделений сильно различается; • индивидуальные. Индивидуальной называют номенклатуру дел конкретной организации, учреждения, предприятия. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру лел без изменений. Номенклатура дел организации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных с архивом и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел организации визируется руководителем архиьа или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации*. *Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов организации создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В архивных учреждениях существуют экспертно-проверочные комиссии (ЭПК). 69 Глава IV. Документы службы делопроизводства Форма номенклатуры дел организации* Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ № (место составления) На год УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата
Подпись Наименование должности руководителя службы ДОУ организации Дата Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от № Расшифровка подписи СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения от № *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы арх и во в ор га и и зац и и. 70 Номенклатура дел Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации* Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в организации
Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив. Наименован ие должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций. 71 Глава IV. Документы службы делопроизводства Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации* Наименование организации Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ № (место составления) На год
Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК структурного подразделения от № Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций. 72 Формирование и хранение дел предприятия 5. Формирование и хранение дел предприятия Общие положения Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если в деле больше листов, то его нужно делить на тома. Номер тома указывается в заголовке дела, например: «Входящая корреспонденция. Т. I». Расположение документов внутри дела производится в соответствии с порядком разрешения вопросов, хронологией, индексацией и т.д. Принципы расположения дел могут комбинироваться. Вопросный принцип систематизации предусматривает расположение документов в соответствии с последовательностью решения того или иного вопроса (документ-ответ подшивается вслед за инициативным документом, приложение, независимо от даты утверждения или составления, присоединяется к соответствующему документу). Хронологический принцип систематизации состоит в расположении документов в соответствии с их дашровкой. Различают две формы брошюровки — правую и левую. Если документы располагаются в порядке поступления, т. е. последний документ подшивается сверху, то это правая брошюровка; если наоборот— левая. Предпочтительной является левая форма брошюровки. Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используются папки-регистраторы, которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы. На обложке каждого дела указывают названия вышестоящей организации, данного учреждения и его структурного подразделения, а также номер дела по номенклатуре, его заголовок, дату, количество листов, срок хранения. Для сдачи дел в архив необходимо провести экспертизу научной и практической ценности документов, оформить дела с постоянными и долговременными сроками хранения, составить описи на них. В начале каждого дела помещается внутренняя опись документов, которая включает индексы документов, краткое содержание, даты, номера листов. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Оформление дел включает в себя комплекс работ: описание дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи. Дела хранят в шкафах в вертикальном или горизонтальном положении. На дверце шкафа с внутренней стороны прикрепляют копию номенклатуры дел. Если какое-либо дело выдается на руки для временного пользования, то на его место ставят карточку-заместитель. Если из дела выдается какой-нибудь документ, то на его место подшивают листок-заместитель. Дела, выданные сотрудникам во временное пользование, должны быть возвращены в течение дня. 73 Глава IV. Документы службы делопроизводства В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 1, 3, 5, 10, 15, 50, 75 лет и постоянно. Документы, поступающие из вышестоящих органов, хранятся, как правило, до истечения их актуальности или до замены их новыми. В процессе работы все документы можно подразделить на три группы:
Для определения сроков хранения и подготовки документов к архивному хранению приказом руководителя предприятия, учреждения, организации создается постоянно действующая экспертная комиссия. Как правило, в нее входят заместитель директора, ведущий специалист и секретарь-референт. Определение конкретных сроков хранения дел и документов производится на основе создаваемых министерствами и ведомствами перечней, которые проходят экспертизу в Архивной службе РФ (основу ведомственных перечней составляют перечни типовых документов и типовых номенклатур дел). Если ведомственный перечень отсутствует, следует руководствоваться, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению* Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Наименование должности АКТ руководителя организации № Подпись Расшифровка (место составления) подписи Дата о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, документы фонда № (название фонда) *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций. 74 Формирование и хранение дел предприятия
Итого ед. хр. за годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК (наименование архивного учреждения) (протокол от № ) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от № Документы в количестве ед. хр., (цифрами и прописью) весом кг сданы в (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от № Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Дата Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата 75 Глава IV. Документы службы делопроизводства Внутренняя опись В случае необходимости (т. е. если заголовок дела не раскрывает содержание документов или если в деле содержится специфичная документация — секретная, особо ценная и т. д.) для документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения лицо, ответственное за документы, составляет внутреннюю опись. Форма внутренней описи документов дела * ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов ед. хр. №
Итого документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи . (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Дата JIucm-заверипгель дела Дела, предназначенные для архивного хранения, необходимо оформлять дополнительно. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруют арабскими цифрами. На пронумерованную единицу хранения составляют лист-заверитель, или завери-тельный лист, который подшивают в конце дела (в картотеках завери-тельную запись делают на чистой карточке, которую помещают в конце). В заверительном листе указывают количество листов в деле, особенности нумерации, изменения в составе и состоянии дела. Его подписывает сотрудник, проводивший нумерацию листов в деле. *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций. 76 Формирование и хранение дел предприятия Форма листа-заверителя дела * ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № В деле подшито и пронумеровано листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов ; пропущенные номера листов + листов внутренней описи
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата Опись дел На все дела, подготовленные для архивного хранения, должны быть составлены описи. Опись составляют, как правило, на документы одного года. Дела располагают по степени важности и каждому из них присваивают порядковый номер. В случае, если в опись вносятся документы за несколько лет, дела разбивают по годам и, таким образом, опись состоит из годовых разделов. Опись подписывается составителем и председателем экспертной комиссии (ЭК) предприятия, а затем она согласовывается и утверждается ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) архивного фонда. *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций. 77 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Сборник поможет оформить кадровые документы правильно и избежать штрафов за отсутствие «кадрового» документооборота. В сборник включены... | | Заявление о внесении исправлений (изменений) в записи актов гражданского состояния |
| Исковое заявление об установлении отцовства, взыскания алиментов на содержание ребенка |  | Как только Вам одобрили стажировку необходимо подготовить следующий пакет документов (образцы документов можно взять в Управлении... |
| Экзаменационные (тематические) задачи категории «A», «B», «C», «D» с комментариями | | В зависимости от специфики закупаемой продукции и установленных требований в Приложении №3 к Информационной карте (Раздел 6 документации... |
| Харп (Ирландия) /Harp (Irish) 125 250 Вайнштефан (Германия) / Weihenstephan (Germany) 125 250 | | Сборник нормативных правовых актов с комментариями и образцами оформления документов |
| Сборник нормативных правовых актов с комментариями и образцами оформления документов | | А поставить прочерк в столбце 3 и 4 описи документов напротив не относящихся к участнику наименований документов |