Инструкция по делопроизводству государственной инспекции по контролю
Скачать 1.29 Mb.
|
9. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию 9.1. Номенклатура дел Номенклатура дел Госинспекции по недвижимости представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами в структурных подразделениях Госинспекции по недвижимости, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу и основным учетным документом в делопроизводстве. Номенклатура дел разрабатывается отделом делопроизводства и контроля и содержит полный перечень всех дел, заводимых в структурных подразделениях. Сводная номенклатура дел визируется начальником Общего отдела, Юридического отдела, а затем согласовывается с Архивным комитетом Санкт-Петербурга не реже чем один раз в 5 лет, а в случае коренного изменения функций и структуры подразделений согласовывается заново независимо от срока согласования, а затем утверждается начальником Госинспекции по недвижимости. При отсутствии таких изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется, при необходимости корректируется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года. Вновь созданное структурное подразделение в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения для ее последующего включения в сводную номенклатуру дел. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Госинспекции по недвижимости являются наименования структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке. В первой графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в соответствующем структурном подразделении Госинспекции по недвижимости цифрового обозначения (кода) подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел этого подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 07-15, где 07 - цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, 15 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Во вторую графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Используется следующая последовательность наименований дел: организационно-распорядительная документация; плановая документация; отчетная документация; документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности; документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности; документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами; номенклатура дел структурного подразделения; резервные номера. Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел следует систематизировать по следующим уровням: документация вышестоящих организаций, документация своего руководства. Так, сначала в номенклатуре указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами Госинспекции по недвижимости. Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.п., а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" ("ДСП"), журналы учета документов. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности: название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы); автор документа (название организации, структурного подразделения); корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы); вопрос или краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на то, что документ представлен копией. Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например: "Журнал учета выдачи удостоверений", "Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга". При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке, например: "Протоколы и стенограммы заседаний Правительства Санкт-Петербурга". Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин "Документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например: "Документы, представляемые в судебные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.)". Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций, например: "Переписка с гражданами о выдаче архивных справок". Для внутренних документов используется краткое название Госинспекции по недвижимостиили приводится общее видовое название. При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления: "Переписка с Росархивом о..."; "Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве". Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название: "Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров". Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название. В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа: "Распоряжения Госинспекции по недвижимости по вопросам основной деятельности за 2016 год". В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал: "Бизнес-планы на январь-декабрь 2017 года"; "Сводный баланс доходов и расходов за II квартал 2016 года". Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр): "Личные карточки (форма Т-2)". В заголовках дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией: "Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга. Копии". Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Третья графа "Количество единиц хранения" заполняется в конце календарного года. В четвертой графе "Сроки хранения и статьи по перечню" указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558. На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии. Пятая графа "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.п. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Составляется итоговая запись о категориях и количестве дел. 9.2. Формирование дел Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела в структурных подразделениях Госинспекции по недвижимости формируются децентрализованно. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела; 2) в дело включается один экземпляр каждого документа; 3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; 4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел; 5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий и др.); 6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.; 7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам); 8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка; 9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.; 10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело; 11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем "ПВА"; 12) не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица. 9.3. Группировка отдельных категорий документов При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов: 1) нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями; 2) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела; 3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам, начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно; 4) распоряжения и приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания; 5) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседания комиссий, протоколы собраний и т.д.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела; 6) переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату; 7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2012 год, составленный в 2013 году, подшивается в дело 2012 года, а не 2013 года; план на 2014 год, составленный в 2013 году, - в дело 2014 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке; 8) при формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы исполнительных органов и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке; 9) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, организаций; 10) законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга (далее - гражданский служащий) отдельно, документы (при их наличии) группируются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета; дополнение к анкете; автобиография; копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации (переподготовку), наличие ученой степени и ученого звания, если таковые имеются; копии документов о награждении государственными и иными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий; справка из органов государственной налоговой службы о доходах и имуществе, принадлежащем гражданину, поступающему на государственную службу Санкт-Петербурга, на праве собственности, являющихся объектами налогообложения; медицинское заключение о состоянии здоровья; решение конкурсной комиссии Госинспекции по недвижимости (если гражданин принят на государственную службу Санкт-Петербурга по результатам конкурса); личное заявление гражданина о поступлении на государственную службу Санкт-Петербурга; трудовой договор (контракт); копия или выписка приказа (постановления, распоряжения) о назначении (приеме на работу) на должность государственной службы Санкт-Петербурга, копия приказа (постановления, распоряжения) о вступлении в должность лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга; справка из органов государственной налоговой службы о доходах и имуществе государственного служащего Санкт-Петербурга, принадлежащем ему на праве собственности, являющихся объектами налогообложения; типовой договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне; аттестационные листы государственного служащего Санкт-Петербурга, прошедшего аттестацию и отзывы (характеристики) на него; копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий Санкт-Петербурга; копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении квалификационных разрядов; копии документов о поощрении; копии решений конкурсной комиссии о результатах конкурса на замещение вакантной должности государственной службы; заявление гражданина об увольнении с государственной службы Санкт-Петербурга; выписка или копия приказа о переводе на другую должность и прекращении государственной службы Санкт-Петербурга; копии приказов о включении в резерв кадров (или исключении из него) для замещения должностей государственной службы Санкт-Петербурга; копия запроса о передаче личного дела государственного служащего Санкт-Петербурга в случае его увольнения или перевода на новое место государственной службы; лист проверки личного дела; лист ознакомления с личным делом; лист - заверитель дела; сведения об изменении фамилии, семейного положения (заносятся в дополнение к анкете и заверяются печатью Госинспекции по недвижимости и подписью должностного лица при закрытии дела в делопроизводстве). Внутри перечисленных групп документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления; 11) личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела; 12) лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета; 13) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом порядке. |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... |
| Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Российской Федерации в Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы по камеральному контролю | | Государственной инспекции по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира и среды их обитания пермского... |
| «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | | Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти кбр, утвержденных... |