Инструкция по делопроизводству государственной инспекции по контролю
Скачать 1.29 Mb.
|
9.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу в течение трех лет остаются в структурных подразделениях Госинспекции по недвижимости для справочной работы, а затем сдаются в Общий отдел, который осуществляет дальнейшее хранение этих документов. Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях Госинспекции по недвижимости несут руководители этих подразделений. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Госинспекции по недвижимости. Прием дел осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения Госинспекции по недвижимости. 9.5. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на архивное хранение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия Госинспекции по недвижимости(далее - ЭК). Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется членами экспертной комиссии и работниками структурных подразделений Госинспекции по недвижимости для установления научной, исторической и практической значимости документов. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия: отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в отдел делопроизводства и контроля, осуществляющий хранение архивных документов; отбор документов временного срока хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Госинспекции по недвижимости; выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой "До минования надобности"). В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе "Примечание") делается соответствующая отметка. Дела постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов. 9.6. Оформление дела Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу при передаче из структурных подразделений Госинспекции по недвижимости на архивное хранение подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий: подшивку или переплет дела; составление внутренней описи документов (при необходимости); нумерацию листов дела; составление листа - заверителя дела; оформление обложки дела. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается. При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: 1а, 1б. В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне, на верхнем поле листа. Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, трудовых книжек) эти документы вкладываются в конверт. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись. Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренние описи составляются также к приказам по основной деятельности, к распоряжениям по основной деятельности и к приказам по личному составу. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе "Количество документов". К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе - заверителе дела указываются через знак "+". Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Дела временного (до десяти лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел. Дела постоянного хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах. 9.7. Оформление обложки дела Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название Госинспекции по недвижимости; название структурного подразделения, где оформлялось дело; индекс дела; номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела. Название Госинспекции по недвижимости приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается сокращенное название. Название структурного подразделения указывается по тем же правилам. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже. При изменении наименования структурного подразделения Госинспекции по недвижимостив течение периода, охватываемого документами дела, при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела указывается новое наименование этого подразделения, а прежнее наименование заключается в скобки. При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например: "Распоряжения Государственной инспекции по контролю за использованием объектов недвижимости Санкт-Петербурга, № 1-100, т.1.". В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается наличие копий. На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Например: 15 мая 2016 года. При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты. Например: 09.04.2013 Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено. Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком. Например: [не ранее 2001 г.], [не ранее апреля - не позднее мая 1998 г.]; [не ранее 25] июня 2003 г., 15 [января] 2002 г.; 16 августа [1999 г.]; [22 сентября 2003 г.]. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно"). Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, темными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается. Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела. 9.8. Составление и оформление описей и актов Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов и дел. Оформление и описание дел производится в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания. Описи составляются отдельно на следующие виды дел: дела постоянного срока хранения; дела временного (свыше десяти лет) срока хранения; дела по личному составу. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с документами в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись. При составлении описи необходимо учитывать следующие требования: 1) систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел; 2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации валовой). Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером; 3) заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок каждого дела; 4) заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ... год, дело №...", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу; 5) в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера); 6) графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д. |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... |
| Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Российской Федерации в Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы по камеральному контролю | | Государственной инспекции по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира и среды их обитания пермского... |
| «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | | Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти кбр, утвержденных... |