Инструкция по делопроизводству государственной инспекции по контролю
Скачать 1.29 Mb.
|
9.8.1. Опись дел постоянного хранения На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел Госинспекции по недвижимости. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре Госинспекции по недвижимости за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются). Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке. Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел. Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК, после чего, в случае согласования, в конце раздела ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение экспертной проверочно-методической комиссии Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (далее – ЭПМК ЦГА СПб). После утверждения годового раздела ЭПМК ЦГА СПб опись утверждается начальником Госинспекции по недвижимости, затем первый экземпляр описи передается в государственный архив Санкт-Петербурга, а остальные экземпляры остаются в Госинспекции по недвижимости. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с ЦГА СПб. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которая включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись. Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела Госинспекции по недвижимости. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. 9.8.2. Опись дел временного (свыше десяти лет) хранения В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях Госинспекции по недвижимости. Порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения печатается в двух экземплярах. 9.8.3. Опись дел по личному составу Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме. Порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); акты о несчастных случаях. Вышеперечисленные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. На личные дела государственных служащих составляется отдельная опись. Независимо от того, что они хранятся в течение десяти лет на месте в отделе по вопросам государственной службы и кадров Госинспекции по недвижимости, опись личных дел представляется на согласование ЭПМК ЦГА СПб через два года после увольнения государственных служащих. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается начальником отдела по вопросам государственной службы и кадров и представляется на рассмотрение ЭК. После одобрения ЭК он подлежит согласованию с ЭПМК ЦГА СПб, а затем утверждается начальником Госинспекции по недвижимости. 9.8.4. Акт об утрате документов При обнаружении утраты дел в делопроизводстве структурным подразделением Госинспекции по недвижимости организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов составляется акт об утрате документов. Указанный акт утверждается начальником Госинспекции по недвижимости и составляется в четырех экземплярах. После составления годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу производится отбор документов временного хранения для уничтожения. 9.8.5. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Документы временного хранения, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях Госинспекции по недвижимости до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с ЭК, утверждается начальником Госинспекции по недвижимости. Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2013 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2017 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2019 года. Акты о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК» представляются на согласование с ЭПМК ЦГА СПб. 10. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации Госинспекции по недвижимости 10.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов Госинспекции по недвижимости при ее ликвидации или реорганизации регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Законом Санкт-Петербурга от 24.02.2009 № 23-16 «Об архивном деле в Санкт-Петербурге». 10.2. При ликвидации Госинспекции по недвижимости документы постоянного срока хранения, относящиеся к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга, а также документы с неистекшими сроками временного хранения должны быть переданы в ЦГА СПб по акту приема-передачи дел; документы по личному составу работников Госинспекции по недвижимости должны быть переданы на государственное хранение в Санкт–Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (ЦГАЛС СПб). 10.3. Передача документов осуществляется ликвидационной комиссией. В состав комиссии должен входить представитель ЦГА СПб. Документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации Госинспекции по недвижимости, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке. 10.4. При реорганизации Госинспекции по недвижимости документы передаются вновь созданному исполнительному органу государственной власти в соответствии с его компетенцией. 10.5. Перед передачей документов Госинспекции по недвижимости в случае ликвидации или реорганизации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов. Если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или созданный исполнительный орган организуют устранение выявленных нарушений.
Примерный перечень видов документов, не подлежащих регистрации
Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... |
| Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Российской Федерации в Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы по камеральному контролю | | Государственной инспекции по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира и среды их обитания пермского... |
| «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | | Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти кбр, утвержденных... |