Инструкция по делопроизводству в министерстве финансов

Скачать 1.44 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в министерстве финансов
страница	1/9
Тип	Инструкция

filling-form.ru > Бланки > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Утверждена

приказом Минфина КБР

от 14 июня 2012 г. № 86

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В МИНИСТЕРСТВЕ ФИНАНСОВ

КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

(в ред приказа от 17.06.2013 №61,15.08.2013 №89)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов КБР разработана с учетом специфики оформления организационно-распорядительной документации в Министерстве финансов Кабардино-Балкарской Республики (далее - Министерство), Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти КБР, утвержденных Приказом Архивной службы КБР от 11 марта 2011 года № 12 и в соответствии законодательными и нормативными актами в сфере информации, документации и архивного дела:

Федеральным законом от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики».
Республиканским законом от 3 августа 2002 года № 52-РЗ «О правовых актах в Кабардино-Балкарской Республике».
Республиканским законом от 12 января 2009 года № 3-РЗ «Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике».
Республиканским законом от 15 апреля 2010 года № 23-РЗ «О дополнительных гарантиях права граждан на обращения в Кабардино-Балкарской Республике».
Республиканским законом от 25 ноября 2010 года № 96-РЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Кабардино-Балкарской Республики».
Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти».
Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 года № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов».
Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 6 июля 2005 № 237-ПП-дсп «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики».
Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 27 июля 2006 года № 193-ПП «О Регламенте Правительства Кабардино-Балкарской Республики».
Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 11 августа 2010 года № 163-ПП «О порядке проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики».
Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Постановлением Государственного Комитета РФ по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».
Распоряжением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 10.04.2006 г. № 129-рп о правилах оформления проектов постановлений (распоряжений) Правительства Кабардино-Балкарской Республики.

Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерстве, устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, копирования, контроля исполнения документов.
Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в министерстве, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем министерства. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.

Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.4. Организацию и ведение делопроизводства в Министерстве, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Отдел государственной службы, кадров и делопроизводства Министерства (далее - Отдел ГСКД);

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным приказом министра и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

1.5. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти.

1.6. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей инструкцией, являются обязательными для каждого сотрудника Министерства.

Работники структурных подразделений Министерства несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за сохранность находящихся у них документов, несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях Министерства возлагается на руководителей этих подразделений, а также исполнителей, в той части, которая относится к их должностным обязанностям.

1.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
1.8. Об утрате служебных документов незамедлительно докладывается руководителю структурного подразделения и в Отдел ГСКД для проведения служебной проверки. Результаты докладываются заместителю министра, на которого возложен контроль за исполнением настоящего приказа.

1.9. Основные понятия, используемые в Инструкции:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
архив органа исполнительной власти - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования, передающее их по истечении сроков ведомственного хранения в Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики на постоянное хранение;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти.
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, составной части Архивного фонда Российской Федерации;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; документ на электронном носителе.

II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В МИНИСТЕРСТВЕ
2.1. Бланки документов
Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки Министерства разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10-15 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

б) наименование органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ, вид не указывается в письмах);

е) место составления (издания) документа ( указывается в бланках документов Министерства, за исключением бланков писем);

ж) справочные данные об органе исполнительной власти ( почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, номера лицевого и расчетного счетов);

з) адресат;

и) дата документа (дата подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол);

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.Согласование документа в Министерстве оформляется визой уполномоченного должностного лица Министерства.

Согласование документа, созданного в Министерстве, с другими органами исполнительной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков Министерства утверждаются приказом руководителя.

В Министерстве применяются следующие бланки документов:

бланк приказа;

бланк протокола;

бланк письма Министерства, должностного лица Министерства (руководителя, заместителя руководителя);

направления на проверку.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Состав реквизитов для каждого вида бланков:

- для бланка приказа (распоряжения, протокола):

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

наименование Министерства;

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа(протокола).
- для бланка письма:

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;

справочные данные об органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
В делопроизводстве Министерства, применяются документы, образцы оформления которых приведены в приложениях к Инструкции.

Бланки документов Министерства подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

На бланках Министерства помещается изображение герба Кабардино-Балкарской Республики. Допускается изображение герба Кабардино-Балкарской Республики в цвете и в одноцветном варианте. Изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики помещается на бланках документов органа исполнительной власти в соответствии с Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики».

На бланках документов органа исполнительной власти изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование органа исполнительной власти».

Наименование органа исполнительной власти (полное и сокращенное) помещается на бланках документов на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики и должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти.

Сокращенное наименование органа исполнительной власти помещается в скобках под полным наименованием.

Над наименованием структурного подразделения органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики указывается полное наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве: сначала проставляется номер структурного подразделения подготовившего документ, затем после косой черты порядковый номер документа по журналу регистрации входящих или исходящих документов.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
2.2. Оформление реквизитов документа
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, постоянным корреспондентам.

Адресатом документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресации частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Если документ адресован руководителю организации, ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Министру финансов

Кабардино-Балкарской Республики
А.А.Бишенову

Если документ адресован организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство финансов

Кабардино-Балкарской Республики
Отдел предварительного контроля

Если документ адресован конкретному должностному лицу: организация указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:

Министерство финансов

Кабардино-Балкарской Республики

Заместителю министра
Б.Х.Таову

Если документ адресован конкретному физическому лицу: указываются инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес, например:

А.Х.Шогенову
ул.Садовая,д.3, кв.1

г. Баксан, Баксанский р-н

КБР, 360099

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Кабардино-Балкарской Республики

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется рассылка.

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных гражданских служащих органа исполнительной власти;

Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи;

Правила (чего?) внутреннего служебного распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

В органах исполнительной власти официальное делопроизводство ведется на русском языке. Наряду с русским языком делопроизводство может вестись также на других языках Кабардино-Балкарской Республики (Закон Кабардино-Балкарской Республики от 16 января 1995 года № 1-РЗ «О языках народов Кабардино-Балкарской Республики»). Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: «приказываю... подготовить и представить на рассмотрение»; «прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...»;

3-го лица единственного числа: «...Правительство Кабардино-Балкарской Республики постановляет...»; «...коллегия постановила...»; «Министерство финансов КБР не считает возможным...»;

1-го лица множественного числа: «просим представить данные о...»; «представляем на рассмотрение и утверждение...»; в протоколах: «слушали...»; «выступили...»; «решили (постановили)».

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: «приказываем...», «решили...» .

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя ведомства или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 27 июля 2006 года № 193-ПП «О Регламенте Правительства Кабардино-Балкарской Республики»;

«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2...».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для

служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение № 2

к приказу министерства культуры КБР

от 15.03.2010 № 35
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО

приказом министерства финансов КБР

от 12.11.2010 № 125

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления

Министерства юстиции РФ по КБР

Подпись И.О. Фамилия

Дата
или:
СОГЛАСОВАНО

Письмо Минкультуры России

от 26.09.2009 № 01-18/115
Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами исполнительной власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями;
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Начальник административного управления

Подпись И.О. Фамилия

Дата
На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа.

На проектах актов Президента Кабардино-Балкарской Республики, актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа. В обязательном порядке проекты актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики визируют: Заместитель Председателя Правительства КБР, курирующий орган исполнительной власти, подготовивший проект, начальник Управления министерства юстиции РФ по КБР, начальник государственно-правового управления Администрации Президента КБР, министр финансов КБР и руководитель органа исполнительной власти, подготовивший проект.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Министерства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии (2-м экземпляре) документа, помещаемой в дело органа исполнительной власти, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Консультант отдела правового обеспечения

Подпись И.О. Фамилия

Дата
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
Подпись должностного лица содержит: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:
Заместитель Руководителя Подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. Руководителя Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности

Руководителя Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Министр финансов

Кабардино-Балкарской Республики

Личная подпись А.А.Бишенов

Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО),
гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например: 1.Утвердить распределение обязанностей работников отдела…
УТВЕРЖДЕНО
Приказом министерства финансов КБР

от 15.04.2010 № 65
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ

обязанностей работников отдела
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле (наименование органа исполнительной власти) № _______ за ____ г.

Верно

Ведущий специалист-эксперт Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.Н. Темботов

(866-2) 42-00-00

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания документа.
Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Пшибиеву А.М., Карчаевой З.Х.
Прошу подготовить проект договора

к 05.04.2011

Подпись Дата
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Отметка о поступлении документа в Министерство содержит очередной порядковый номер, дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в органе исполнительной власти.
2.3. Подготовка и оформление проектов

законодательных актов Кабардино-Балкарской Республики
Проекты республиканских законов разрабатываются во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Кабардино-Балкарской Республики и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.

Законопроекты печатаются шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата A4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Президентом Кабардино-Балкарской Республики» или «Вносится Правительством Кабардино-Балкарской Республики». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта – ЗАКОН КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более № 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Градостроительный кодекс Кабардино-Балкарской Республики). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:
О внесении изменений в законодательные акты

Кабардино-Балкарской Республики в связи с принятием

Градостроительного кодекса Кабардино-Балкарской Республики
или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 55 Земельного кодекса

Кабардино-Балкарской Республики в части платежей в бюджет

и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

1 2 3 4 5 6 7 8 9

	Инструкция по делопроизводству в министерстве финансов красноярского края Красноярского края (далее – Министерство) документов, совершенствования делопроизводства в Министерстве, повышения эффективности...		Инструкция по делопроизводству в министверстве финансов красноярского края Красноярского края (далее – Министерство) документов, совершенствования делопроизводства в Министерстве, повышения эффективности...
	Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации I. Общие положения «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»...		Инструкция по делопроизводству Общие положения Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством
	Инструкция о порядке раскрытия информации на рынке ценных бумаг О рынке ценных бумаг" и пункта 10 Положения о Министерстве финансов Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров...		Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами...
	Инструкция по делопроизводству пермь 2005 Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией...		Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (в ред.... Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного...
	Инструкция по кадровому делопроизводству г. Москва >18. 10. 2011 Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового...		Информация по аккредитации хозяйствующих субъектов при Министерстве финансов Московской области Список хозяйствующих субъектов, аккредитованных при Министерстве финансов Московской области (приложение №1)

Инструкция по делопроизводству в министерстве финансов

Похожие: