6.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации (текстов, таблиц, графиков, рисунков, чертежей, фотографий и т.д.) с бумажного носителя
и прием этой информации в виде копии (факсимиле).
Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых
с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа (письмо, договор, протокол и т.д.).
Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного
по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Передаваемые по факсу документы должны оформляться в соответствии
с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печататься четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными чернилами.
Факсограммы, поступающие в Госинспекцию по недвижимости
и содержащие служебную информацию, подлежат регистрации в Общем отделе в соответствии с действующим порядком.
6.3. Телефонограмма
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи
и записывается (печатается) получателем.
Обязательные реквизиты телефонограммы - исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Телефонограммы составляются в двух экземплярах и подписываются начальником Госинспекции по недвижимости, первыми заместителями
или заместителями председателя Госинспекции по недвижимости.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом
не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Факсограммы, поступающие в Госинспекцию по недвижимости
и содержащие служебную информацию, подлежат регистрации в Общем отделе в соответствии с действующим порядком.
6.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой
Электронное сообщение - это документ, переданный электронной почтой по системе связи между персональными электронно-вычислительными машинами (ПЭВМ), получаемый в виде видеограммы
на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной
на принтере.
Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии
на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).
Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.
Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер
или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком @, например:
gubernator@gov.spb.ru
Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.
Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объективный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.
Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.
Документы, поступающие в Госинспекцию по недвижимости
по электронной почте и содержащие служебную информацию, подлежат регистрации в Общем отделе в соответствии с действующим порядком..
7. Организация учета и рассмотрения обращений граждан
7.1. Делопроизводство по письменным обращениям граждан
(далее - обращения) ведется отдельно от других видов делопроизводства
и регламентируется внутренним распорядительным документом Госинспекции по недвижимости.
7.2. Все поступившие в Госинспекцию по недвижимости обращения подлежат регистрации в течение трех дней с момента их поступления.
7.3. При регистрации на обращениях ставится штамп. В штамп вписывается дата регистрации и входящий номер обращения.
Обращения граждан, полученные по информационным системам общего пользования, с указанием фамилии, имени, отчества, почтового адреса отправителя, даты и подписи распечатываются получателем и учитываются
в соответствии с Инструкцией.
Входящий номер обращения, как правило, состоит из индекса тематического классификатора вопросов, содержащихся в обращениях,
и порядкового номера обращения, например: № 10.5-25 от 21.11.2016, где:
10.5 - индекс классификатора;
25 - порядковый номер обращения;
21.11.2016 - дата регистрации.
7.4. Анонимные обращения, полученные, в том числе в форме электронного документа, без указания фамилии гражданина, направившего обращение, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ,
как правило, не рассматриваются, а списываются в дело. Если в указанных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом
или совершенном противоправном деянии, а также о лице,
его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращения подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
7.5. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданам, направившим обращения, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
7.6. Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, не рассматриваются по существу поставленных
в них вопросов, при этом исполнитель сообщает направившим обращения
о недопустимости злоупотребления правом.
7.7. В случае если текст обращения не поддается прочтению, ответ
на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение
по принадлежности вопроса, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
7.8. Регистрация обращений производится в ЕСЭДД.
7.9. Все зарегистрированные обращения проверяются на повторность поступления. При поступлении повторных обращений исполнителю
в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом
на его обращение.
Повторные обращения, а также обращения одного и того же гражданина (групп граждан) учитываются под регистрационным номером первого обращения.
7.10. В случае если в обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направленные обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному
и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
7.11. Поступившие в исполнительный орган обращения, рассмотрение которых относится к компетенции иных исполнительных органов, после регистрации направляются в соответствующие исполнительные органы
по принадлежности для разрешения вопросов и ответа авторам.
Обращения, поступившие в Госинспекцию по недвижимости из отдела приема обращений Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - отдел приема обращений Управления), должны рассматриваться в порядке и в сроки, установленные Инструкцией.
Срок рассмотрения обращений исчисляется с даты регистрации обращений в отделе приема обращений Управления.
7.12. Службы делопроизводства Госинспекции по недвижимости несут
в соответствии с законодательством ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее работникам исполнительных органов и заявителям по их запросам.
7.13. Обращения, рассмотрение которых не относится к компетенции исполнительных органов, не позднее чем в семидневный срок направляются
по принадлежности вопроса с одновременным извещением об этом авторов обращений.
7.14. В случае если на обращении поставлен штамп "ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ", обращение при ответе подлежит возврату.
7.15. Запрещается направлять обращение на рассмотрение
в государственный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
Если обращение направлено в исполнительный орган, орган местного самоуправления в Санкт-Петербурге или должностному лицу, решение
или действие (бездействие) которых обжалуется, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.
7.16. Рассмотрение поступивших в Госинспекцию по недвижимости обращений и принятие по ним решений (например, о направлении конкретным исполнителям) осуществляется начальником Госинспекции по недвижимости, как правило, ежедневно по рабочим дням и не должно превышать трех рабочих дней со дня регистрации обращений в Общем отделе.
Результаты рассмотрения обращений начальником Госинспекции
по недвижимости отражаются в резолюциях, которые оформляются
в соответствии с Инструкцией.
7.17. Все рассмотренные начальником Госинспекции по недвижимости обращения возвращаются для фиксации информации, содержащейся
в резолюциях, соответственно в Общий отдел, откуда они передаются согласно резолюции исполнителям.
7.18. Если исполнение поручения по обращению было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа на обращение является лицо, указанное
в резолюции первым.
В этом случае Общий отдел снимает с подлинника обращения
и резолюции к нему необходимое количество копий и направляет
их соисполнителям, а сам подлинник обращения и резолюцию к нему направляет ответственному исполнителю.
7.19. Если в резолюции к обращению указано несколько исполнителей,
то соисполнители не позднее чем за пять дней до наступления срока ответа
на обращение представляют ответственному исполнителю информацию,
в которой отражают результаты рассмотрения вопросов, относящихся
к их компетенции.
7.20. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных
в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения исполнителем обращения и исполнения поручения по нему может быть продлен начальником Госинспекции по недвижимости, но не более
чем на месяц, о чем исполнитель уведомляет автора обращения.
Сообщения о продлении срока рассмотрения обращения гражданину, подавшему заявление или жалобу, направляются только через Общий отдел.
7.21. Ответы на обращения даются, как правило, в письменном виде.
В отдельных случаях с согласия гражданина ответ может быть
дан в устной форме. В таком случае исполнитель составляет справку, в которой должны быть отражены сведения, перечисленные в пункте 8.22 Инструкции.
Если обращение (исполнение поручения по нему) было взято
на контроль, то снять это обращение с контроля может должностное лицо, давшее поручение по обращению.
7.22. Ответ на обращение должен содержать:
информацию, откуда поступило обращение или по чьему поручению
оно рассмотрено, например:
«Ваше письмо, поступившее из Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и т.д.»;
«Ваше письмо рассмотрено по поручению Губернатора
Санкт-Петербурга»;
информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если
в обращении содержится несколько вопросов;
информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов, с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты, в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;
аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство
в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в обращении вопросов.
7.23. Исполнители несут персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии
с законодательством.
7.24. Рассмотренные обращения и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются в службу делопроизводства,
где вся информация вводится в базу данных ЕСЭДД.
Работники Общего отдела проверяют подготовленные проекты ответов
на соответствие требованиям пункта 7.22 Инструкции. В случае несоответствия требованиям пункта 7.22 Инструкции подготовленные ответы возвращаются исполнителю на доработку (без продления срока исполнения).
7.25. На бланках ответов на обращение ставятся дата отправки
и регистрационный номер обращения. Исходящим номером ответа
на обращение является входящий регистрационный номер обращения.
Подлинники ответов направляются в подразделение, осуществляющее отправку ответов гражданам.
Копии ответов подшиваются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
7.26. Ответ на обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, направляется заявителям по почтовым адресам, указанным в обращениях.
7.27. Госинспекция по недвижимости представляет ежеквартально
в Управление по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, отчет о работе с обращениями по установленной форме, а также предложения по совершенствованию этой работы.
Информационно-аналитические справки о работе Госинспекции
по недвижимости с обращениями граждан ежеквартально готовятся
и доводятся до сведения начальника Госинспекции по недвижимости.
8. Организация приема граждан и рассмотрения устных обращений
8.1. Организация приема граждан начальником Госинспекции
по недвижимости обеспечивается подразделением исполнительного органа, осуществляющего организацию приема граждан и регламентируется внутренним распорядительным документом Госинспекции по недвижимости.
8.2. Организация приема граждан включает в себя:
прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи
по вопросам, затронутым в обращениях;
составление графика приема граждан начальником Госинспекции
по недвижимости и обеспечение его соблюдения;
предварительная запись граждан на прием к соответствующим должностным лицам;
документационное обеспечение приема граждан;
ведение делопроизводства по обращениям принятых граждан;
осуществление контроля за выполнением поручений, данных должностными лицами на приемах граждан.
8.3. Прием граждан осуществляется на двух уровнях:
консультативно-правовая работа (предварительная беседа
со специалистами);
личный прием граждан начальником Госинспекции
по недвижимости.
8.4. К рассмотрению принимаются письменные заявления граждан
о записи на прием к руководителям исполнительных органов, содержащие подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться к соответствующему должностному лицу, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции Госинспекции
по недвижимости. Рассмотрение предъявляемых документов производит сотрудник подразделения Госинспекции по недвижимости, осуществляющего организацию приема граждан, и по результатам рассмотрения осуществляет запись на прием к начальнику Госинспекции по недвижимости.
Запись заявителя на прием не производится в случае, если:
решение поставленного им вопроса не входит в компетенцию Госинспекции по недвижимости (с разъяснением заявителю, в какой государственный орган или орган местного самоуправления и каком порядке ему следует обратиться);
по поставленному заявителем вопросу ему ранее давались мотивированные ответы, и в ходе записи на прием он не приводит новых доводов;
у заявителя отсутствуют документы, удостоверяющие его личность;
заявитель имеет явные признаки наркотического, токсического
или алкогольного опьянения или находится в состоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии (до устранения указанной причины).
8.5. Учет устных обращений граждан осуществляется в ЕСЭДД.
8.6. При записи гражданина на прием к должностному лицу:
готовится карточка личного приема гражданина начальником Госинспекции по недвижимости;
формируется дело, в которое включают правовые акты и иные документы по данному вопросу, справки организаций, рассматривавших обращения,
и иные материалы.
8.7. Решение, принятое начальником Госинспекции по недвижимости
на приеме гражданина, оформляется в виде резолюции, содержащей поручения исполнителям, подписывается начальником Госинспекции по недвижимости, производившим прием, и после регистрации в Общем отделе направляется исполнителю.
8.8. Поручения начальника Госинспекции по недвижимости записываются в карточки личного приема граждан и ставятся на контроль.
8.9. Поручение, данное начальником Госинспекции по недвижимости
по обращению гражданина, должно исполняться безотлагательно, если иное
не установлено в поручении. В случае если для исполнения поручения необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения либо затребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в срок,
не превышающий 30 календарных дней со дня регистрации обращения.
8.10. Сроки выполнения поручений могут быть продлены только начальником Госинспекции по недвижимости, установившим срок исполнения, либо по его поручению начальником Общего отдела.
Информация о продлении сроков исполнения фиксируется в ЕСЭДД.
8.11. Проекты ответов, подготовленные в соответствии с поручениями начальника Госинспекции по недвижимости, направляются для подписания начальнику Госинспекции по недвижимости.
8.12. Поручение снимается с контроля в случаях, если:
вопрос, поставленный в обращении, решен;
исполнителем дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и начальник Госинспекции по недвижимости, давший поручение рассмотреть обращение, согласен с доводами исполнителя.
Одновременно со снятием поручения с контроля в ЕСЭДД делается отметка об исполнении. |
