Инструкция по делопроизводству государственной инспекции по контролю
Скачать 1.29 Mb.
|
2.1.18. Текст документа Правила оформления реквизита «Текст документа» изложены в разделе 3 Инструкции 2.1.19. Отметка о наличии приложения Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака №): Приложение: 1. Копия обращения Петрова В.В. на 2 л. в 1 экз. 2. Копия акта обследования с материалами фотофиксации на 15 л. в 1 экз. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Договор от 31.11.2014 № 17 и приложения к нему, всего на 25 л. Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет: Приложение: в 3 экз. или Приложение: Техническое задание в 2 экз. Если документ направляется по нескольким адресам, а приложение - только по одному адресу, отметка о приложении имеет следующий вид: Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес. Или: Приложение (только в 1-й адрес): 1. Копия обращения Петрова В.В. на 2 л. в 1 экз. 2. Копия акта обследования на 15 л. в 1 экз. В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагаются слова «Приложение №» и указываются наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер.
2.1.20. Подпись В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается под текстом документа под отметкой о наличии приложения, например:
При использовании бланка документа тот же реквизит оформляется следующим образом:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и, как правило, секретарем. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности. Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде, например:
2.1.21. Гриф согласования документа Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
Если согласование осуществляется письмом, решением или другим документом, реквизит "Гриф согласования документа" оформляется по следующей форме:
Реквизит "Гриф согласования документа" может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается". 2.1.22. Визы согласования документа Согласование документа оформляется визой согласования документа (далее - виза). Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Документ визируется исполнителем и, при необходимости, заинтересованными в издании документа должностными лицами. Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. При оформлении виз на отдельном листе, указывается к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа). Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Допускается полистное визирование документа и его приложений. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 2.1.23. Оттиск печати Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Санкт-Петербурга ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством. Проставление оттисков гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на других документах, указанных в приложении № 3 к Инструкции. Оттиск негербовой печати проставляется на копиях документов, направляемых за пределы исполнительных органов, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях архивных документов, за исключением архивных документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается символом "М.П.") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. 2.1.24. Отметка о заверении копии Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия, созданная взамен утраченного или поврежденного документа, имеет юридическую силу подлинника и называется дубликатом. Дубликат, как правило, выдается по просьбе заинтересованных организаций, граждан. На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам ставится печать. При заверении соответствия копии документа подлиннику следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:
На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в исполнительном органе власти Санкт-Петербурга, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии", например:
Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5X6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью, например:
Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеются текст или визы лиц, ответственных за его подготовку. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... |
| Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Российской Федерации в Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы по камеральному контролю | | Государственной инспекции по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира и среды их обитания пермского... |
| «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | | Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти кбр, утвержденных... |