Инструкция по делопроизводству государственной инспекции по контролю
Скачать 1.29 Mb.
|
5. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств 5.1. Печатание документов должно соответствовать правилам изготовления документов с помощью печатающих устройств. Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего: - единый стиль оформления документа; - четкий, ясный и однообразный оттиск знаков; - правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами; - соблюдение установленных размеров полей; - правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений; - одинаковые абзацные отступы; - правильное построение таблиц. 5.2. Документы изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники. Документы Госинспекции по недвижимости печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размером № 12-14, через 1-2 межстрочных интервала. 5.3. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и А6 - через 1 межстрочный интервал. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы не делаются. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 25 мм, правое - 15 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм. 5.4. Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не оказывались в разных строках. 5.5. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:
5.6. Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. 5.7. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, СОСТАВ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения – 2-3 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Если в приложении помещается списочный состав совета, комиссии, организационного комитета, рабочей группы и т.п., то текст приложения оформляется следующим образом: СОСТАВ Координационного совета
5.8. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал. Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала. 5.9. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например: 5.10. Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля. 5.11. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. 5.12. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ, от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков): 0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКА3ЫВАЮ", "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ"; 5 - для начала абзаца в тексте; 32 - для реквизита "Адресат"; 40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу"; 16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов; 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись". Прописными буквами, полужирным шрифтом и в разрядку печатаются слова: "П Р И К А З Ы В А Ю", "П О С Т А Н О В Л Я Е Т". Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля. При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля. 5.13. При печатании документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания. 5.14. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 1,25 см. В строке между словами не допускается наличие больших пробелов. 5.15. Перечисления в тексте документа выделяются абзацами без проставления дефиса или других знаков. 5.16. При печатании документов следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным. Числа, в написании которых используется больше четырех цифр, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы, должны разделяться пробелом на классы по три цифры в каждом. Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу: цифры одного числа; инициалы и фамилию; число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 рублей), знаки №, §, % при цифрах, к которым они относятся; одно-, двух-, трех- буквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова; слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург). Не рекомендуется делать более четырех переносов подряд в конце расположенных одна под другой строк. Не рекомендуется оставлять часть слова "не" в начале строки и отрицание "не" в конце строки, например: ... гражда-... многие не не хотят...; хотят.... 5.17. Количественные числительные не имеют падежных наращений. В порядковых числительных падежные наращения обязательны. Если более двух порядковых числительных употребляются вместе, то падежное наращение ставится, лишь при последней цифре. Например: в двух экземплярах; 1-я очередь; 2-й этаж; на 1, 2 и 3-й линиях. 5.18. Если город является столицей государства или в его название входит слово, соответствующее слову "город" в русском языке, то слово "город" или обозначение "г." перед его названием не употребляется, например: Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Новгород, Кейптаун, Магдебург. 5.19. Служебные письма оформляются на бланках установленного образца. Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля через 3-5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочного интервала, например:
Председателю Комитета по здравоохранению Инициалы.Фамилия Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать фамилию и инициалы частного лица, почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал. Фамилия отделяется от адреса 1,5 межстрочного интервала, например: Иванову И.П. ул. Ленина, д. 6, кв. 22, г. Псков, 301264 Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый Иван Петрович! Слово "Приложение" печатается с красной строки (отделяется от текста 1 межстрочным интервалом). После слова "Приложение" ставится двоеточие. Название приложения печатается через один межстрочный интервал. 6. Особенности оформления документов, передаваемых по коммуникационным каналам связи 6.1. Телеграмма Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы отправляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; полный или условный телеграфный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; регистрационный номер, дата регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя (помещаются под чертой). Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи. Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом. Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указывается должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер HP", "Ваш" или "На Ваш". Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания, например: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, тире - ТИРЕ, кавычки - КВЧ, скобки - СКБ, восклицательный знак - ВСКЛ, вопросительный знак - ВПРС. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки №, -, + и другие следует писать словами: номер или HP, минус, плюс и т.д. Телеграммы составляются с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований. Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации. Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя. Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия и полное наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму. В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации. Полный почтовый адрес и наименование отправителя указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы. Исходящий номер телеграммы проставляется также, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы. Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Отправитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме. Телеграммы, поступающие в Госинспекцию по недвижимости и содержащие служебную информацию, подлежат регистрации в Общем отделе в соответствии с действующим порядком. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... |
| Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Российской Федерации в Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы по камеральному контролю | | Государственной инспекции по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира и среды их обитания пермского... |
| «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | | Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти кбр, утвержденных... |