Инструкция по делопроизводству государственной инспекции по контролю
Скачать 1.29 Mb.
|
2. Общие требования к оформлению документов Правовые акты, письма и другие документы, подготавливаемые в Госинспекции по недвижимости, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, а также в соответствии с Инструкцией. 2.1. Требования к оформлению реквизитов документов 2.1.1. Герб Санкт-Петербурга На бланках документов, подготавливаемых в Госинспекции по недвижимости, воспроизводится герб субъекта Российской Федерации города Федерального значения Санкт-Петербурга (далее – герб Санкт-Петербурга) в соответствии с требованиями законов Санкт-Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией. 2.1.2. Код организации Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (далее – ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (далее – ОКОГУ). Данный реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. 2.1.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.1.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.1.5. Код формы документа Код формы документа, входящего в состав унифицированной системы документации, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее – ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов. 2.1.6. Наименование организации Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть Губернатор Санкт-Петербурга, вице-губернатора Санкт-Петербурга, Государственная инспекция по недвижимости. Если документ подготавливается совместно с двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. В случае оформления совместных документов наименования организаций располагаются на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагается ниже наименования вышестоящей организации. 2.1.7. Справочные данные об организации Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению Государственной инспекции (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). 2.1.8. Наименование вида документа Наименование вида документа, составленного или изданного, должно быть определено Уставом Санкт-Петербурга и законами Санкт-Петербурга и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается. 2.1.9. Дата документа Датой документа является дата его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования (далее – исполнение). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Датой документа является дата его подписания или утверждения (для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события). Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2016 года следует оформлять 05.01.2016. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2016 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например 2016.01.05. Место предоставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. 2.1.10. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из кода номенклатуры дел и порядка номера документа. Регистрации подлежат все создающиеся в Госинспекции по недвижимости документы, а также документы, поступающие от других организаций и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, согласно приложению № 1 Инструкции). Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 2.1.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.) и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ. 2.1.12. Место составления или издания документа Место составления или издания документа (далее - место издания) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации". Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Вице-губернатор Санкт-Петербурга", но указывается, если документ был издан в другом месте. Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями. 2.1.13. Адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа. При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (далее - Правила), а также Реестром названий объектов городской среды, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.02.2006 № 117. В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об организации"): наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
При обращении к должностному лицу указываются только его фамилия и инициалы без указания "товарищ (т.)" или "господин (г-н)". 2.1.14. Гриф утверждения документа Утверждение - один из способов удостоверения документов, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. В утвержденные документы не допускается вносить какие-либо исправления, добавления без разрешения должностного лица (коллегиального органа), утвердившего документ. Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение документа правовым актом (приказ, распоряжение) и утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕН приказом Государственной инспекции по контролю за объектами недвижимости Санкт-Петербурга от 16.08.2016 N 12-п или:
Наименование органа (организации), включаемое в состав грифа утверждения документа, указывается полностью - если оно не входит в состав реквизитов бланка документа, указывается кратко - если входит. Дата утверждения (день месяца) проставляется должностным лицом, утвердившим документ, обозначения месяца и года допускается вносить машинописным способом. При наличии грифа утверждения документа реквизит "Дата документа" может отсутствовать. Гриф утверждения документа располагают в верхней части документа справа на уровне реквизита "Наименование организации" - автора документа после 40 печатных знаков от края левого поля документа. Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, дан в приложении № 2 к Инструкции. 2.1.15. Резолюция Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание об исполнении данного документа. В резолюции определяются: структурные подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, разработка предложений и др. Резолюция включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например:
При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Ответственный исполнитель готовит обобщающий ответ адресату, согласовывая его с другими исполнителями. Резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте либо на отдельном листе формата А6. 2.1.16. Заголовок к тексту Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет автор документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например: «О создании аттестационной комиссии»; чего? (кого?), например: «Должностная инструкция главного инженера». Допускается отсутствие заголовка к тексту документов, оформленных на бланках формата А5. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных. 2.1.17. Отметка о контроле Отметка о контроле содержит сведения о постановке документа на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Существуют два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом, индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом "Контроль" (допускается проставлять отметку о контроле от руки) . |
Похожие:
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... |
| Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Российской Федерации в Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы по камеральному контролю | | Государственной инспекции по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира и среды их обитания пермского... |
| «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | | Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти кбр, утвержденных... |