Инструкция по делопроизводству государственной инспекции по контролю
Скачать 1.29 Mb.
|
2.1.25. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона и печатается шрифтом № 10. Написание слов ИСП. и ТЕЛ. не допускается. Например: А.А.Петров 276-45-67 2.1.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело". Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например: Отправлен факс 05.11.2016 В дело Личная подпись 05.11.2016 или: Издан приказ Комитета от 01.12.2016 № 12-п "О создании экспертной комиссии" В дело Личная подпись 01.12.2016 2.1.27. Отметка о поступлении документа в Госинспекцию по недвижимости Отметка о поступлении документа в Госинспекцию по недвижимости проставляется через систему ЕСЭДД в форме штрих-кода, как правило, в нижней правой части лицевой стороны первого листа документа. В отметку (штрих-код) о поступлении документа в Госинспекцию по недвижимости входят регистрационный номер и дата регистрации документа. 2.1.28. Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является колонтитул в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные. 2.2. Виды бланков документов, их изготовление и использование 2.2.1. Бланк документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используется состав реквизитов документов согласно приложению № 4 к Инструкции. 2.2.2. Для бланков Госинспекции по недвижимости применятся бумага формата А4 (210 x 297 мм). Бланки формата A3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 изготавливаются особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения). На бланках документов левое поле должно быть не менее 25 мм, правое - не менее 15 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм. 2.2.3. Бланки Госинспекции по недвижимости изготавливаются с применением углового расположения реквизитов согласно приложению № 5 к Инструкции. 2.2.4. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке Госинспекции по недвижимости, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. 2.3. Требования к изготовлению бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга 2.3.1. Образцы гербовых бланков документов исполнительных органов и структурных подразделений исполнительных органов разрабатываются Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и утверждаются Правительством Санкт-Петербурга. 3. Текст документа 3.1. Общие требования к составлению текста документа Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка. Документы, направляемые за рубеж, могут составляться на языке страны адресата. Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, содержащих ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок (при необходимости). Например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» В тексте документа инициалы располагаются после фамилии. Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения. В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.). В совместных распорядительных документах слова "решили", "постановили" и т.п. употребляются в форме множественного числа. Оформление рукописного текста документа должно соответствовать установленным требованиям. Текст должен быть четким и разборчивым. Не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления. 3.2. Порядок оформления правовых актов Госинспекции по недвижимости 3.2.1. Правовые акты Госинспекции по недвижимости - приказы и распоряжения (далее - правовые акты) оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование Госинспекции по недвижимости, название вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись. 3.2.2. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога О или об (о чем правовой акт). 3.2.3. Текст правового акта отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1-1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст правового акта может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Преамбула приказа заканчивается словом "П Р И К А З Ы В А Ю", которое печатается полужирным шрифтом, прописными буквами, в разрядку, без кавычек, без красной строки. Образец бланка приказа и распоряжения Госинспекции по недвижимости представлены в приложениях 6 и 7 к Инструкции. 3.2.4. Если правовым актом утверждается документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о...". В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагается гриф утверждения согласно пункту 2.1.14 Инструкции. 3.2.5. Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов "Признать утратившим (утратившими) силу...". Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности. 3.2.6. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта. 3.2.7. В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются конкретные лица, на которых возлагается контроль за его выполнением, например: 6. Контроль за выполнением распоряжения остается за заместителем начальника Госинспекции по недвижимости Фамилия. Инициалы. или: 6. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой. 3.2.8. Правовые акты Госинспекции по недвижимости подлежат согласованию (визированию). 4. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж 4.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны оформляются на гербовых бланках писем Госинспекции по недвижимости. Текст документа, как правило, печатается на русском языке. При оформлении письма должностному лицу зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города. Все составные части реквизита "Адресат", кроме названия города, печатаются прописными буквами. Реквизит "Адресат" печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма. В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки. 4.2. При оформлении писем, направляемых в зарубежные страны иными должностными лицами, предусматриваются следующие реквизиты: 4.2.1. Реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в Соединенные Штаты Америки, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "Адресат" выравниваются по левой его границе. Количество строк должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страну назначения. Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например:
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, потом почтовый адрес. Например:
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:
4.2.2. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом. 4.2.3. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа. 4.2.4. Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом. 4.2.5. Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения: "Уважаемые господа" - к организации в целом; "Уважаемый господин Блэк" - к мужчине; "Уважаемая госпожа Смит" - к женщине; "Уважаемый господин председатель (директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна. В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия. Смысловые части текста документа разделяются абзацами. В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "С наилучшими пожеланиями". Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей. 4.2.6. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма. 4.2.7. Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится. 4.2.8. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле. Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля. 4.3. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адреса получателя и адреса отправителя. При этом адрес получателя оформляется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса получателя на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. Написание адреса получателя на конверте производится в следующей последовательности: инициалы и фамилия адресата или название фирмы; название улицы (площади, шоссе и т.п.); номер дома; номер квартиры; название города; название штата; название страны; почтовый индекс; повторение названия страны на русском языке (за исключением отправлений, адресованных в США). Адрес получателя пишется в правой нижней части конверта, а адрес отправителя - в левой верхней части конверта. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, то адрес указывается один раз - в письме. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя можно было прочесть через окно конверта. Возможно рукописное написание адреса на конверте. Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие способ отправки: REGISTERED - ЗАКАЗНОЕ; AIR MAIL - АВИА; EXPRESS DELIVERY (MAIL) - CO СРОЧНОЙ ДОСТАВКОЙ; POSTE RESTANTE - ДО ВОСТРЕБОВАНИЯ. Если письмо посылается лично адресату, то на конверте после фамилии адресата необходимо поставить гриф "ЛИЧНО" ("PRIVATE", "PERSON AL", "CONFIDENTINAL"). Для того чтобы письмо не было воспринято как личное и в случае отсутствия адресата конверт мог бы вскрыть другой ответственный сотрудник, необходимо указывать должность адресата. |
StreetПохожие:
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... |
| Федеральной службы по труду и занятости от 14 января 2005 года №2 с целью информации и анализа работы Государственной инспекции труда... | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Российской Федерации в Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы по камеральному контролю | | Государственной инспекции по охране, контролю и регулированию использования объектов животного мира и среды их обитания пермского... |
| «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»... | | Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти кбр, утвержденных... |