4.4. Организация обработки и регистрации отправляемых документов
4.4.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.
Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Исполкома (внутреннее согласование) возлагается на исполнителя документа.
До передачи документа на подпись руководства Исполкома исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием электронной подписи.
4.4.2. Документы, подписанные руководством Исполкома, передаются исполнителем на регистрацию главному специалисту отдела информатизации и документооборота.
При регистрации проверяются правильность оформления реквизита «Адресат», наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки.
Регистрационный номер и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на втором (визовом) экземпляре документа, остающимся в деле.
Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Исходящие документы регистрируются в РКФ ЕМСЭД, а также в журнале.
Вторые (визовые) экземпляры документов с приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшиваются в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом). Соответствующая информация о списании документа вносится в РКФ. Подлинники документов, отправленных по ЕМСЭД, а также входящие документы (поручения, письма) подшиваются в соответствующее дело.
4.4.3. Отправку исходящих документов производит отдел информатизации и документооборота Исполкома
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса (документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются с указанием номера телефона-факса адресата), электронного адреса или с указанием на рассылку.
Отдел информатизации и документооборота Исполкома проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.). Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение.
Отправляемые документы передаются почтовой, фельдъегерской, электрической и курьерской связью. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.
Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель. Досылка бумажных оригиналов документов, преданных по каналам электронной связи, осуществляется в установленном порядке.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день; срочная корреспонденция отправляется в первую очередь
Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на его копии, остающейся в деле, а в РКФ делается отметка об отправке документа нарочным.
Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию, документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается к работнику, ответственному за делопроизводство, с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отдел информатизации и документооборота Исполкома в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.
|
