4.7. Отправка документов
Отправку исходящих документов производит отдел информатизации и документооборота.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса (документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются с указанием номера телефона-факса адресата), электронного адреса или с указанием на рассылку.
Отдел информатизации и документооборота проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.). Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение.
Отправляемые документы передаются почтовой, фельдъегерской, электрической и курьерской связью. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.
Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель. Досылка бумажных оригиналов документов, преданных по каналам электронной связи, осуществляется в установленном порядке.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день; срочная корреспонденция отправляется в первую очередь
Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на его копии, остающейся в деле, а в РКФ делается отметка об отправке документа нарочным.
Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию, документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается к работнику, ответственному за делопроизводство, с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отдел информатизации и документооборота в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.
4.8. Особенности работы с электронными документами
В Исполкоме создаются и используются:
- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Документы, создаваемые в Исполкоме и поступающие в Исполком на бумажном носителе, включаются в ЕМСЭД после сканирования и верификации электронного образа документа (подтверждения соответствия электронного образа документа подлиннику (заверенной копии) сканируемого документа).
Документы в электронном виде, поступающие в Исполком, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием, регистрация, предварительное рассмотрение и отправка электронных документов осуществляется отдел информатизации и документооборота.
При приеме электронных документов, заверенных электронной подписью, осуществляется проверка подлинности электронной подписи.
Электронные документы, поступающие и подготовленные для отправки по системе межведомственного электронного документооборота, регистрируются в порядке, установленном настоящей Инструкцией по делопроизводству.
Перед регистрацией документа должна быть проведена проверка правильности адресации входящих документов, правильности доставки и комплектности документов. При обнаружении отсутствия документов или приложений осуществляется возврат в ЕМСЭД и направляется отправителю документа.
Электронные документы, подлежащие регистрации, распечатываются на бумажный носитель, регистрируются в установленном порядке. Остальные сообщения в электронном виде передаются в структурные подразделения по электронным адресам (на ином электронном носителе).
Документы после рассмотрения руководством Исполкома, подписания и утверждения указаний по исполнению, наложения при необходимости контрольного задания посредством ЕМСЭД передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения Исполкома по принадлежности для рассмотрения и исполнения.
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству Исполкома, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
При передаче электронных документов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и организации документы заверяются электронной подписью Руководителя Исполкома или его заместителя в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в ЕМСЭД во внутреннем документообороте Исполкома могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.
После отправки электронного документа по ЕМСЭД досылка адресату копии документа на бумажном носителе не требуется.
Все пользователи ЕМСЭД должны соблюдать требования Регламента Кабинета Министров Республики Татарстан и настоящей Инструкции по делопроизводству Исполкома, ежедневно, а именно: первый раз – в начале рабочего дня (не позднее 0,5 ч. после начала), в течение рабочего дня с интервалом не более 2 ч., последний – в конце рабочего дня (менее чем за 0,5 ч. перед концом рабочего дня) осуществлять просмотр поступивших на исполнение новых, особенно срочных документов.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ЕМСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируются как один документ.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Исполкома программно-технических средств, а также в соответствии с нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Руководителем Исполкома, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Поступившие из структурных подразделений в архив Исполкома электронные документы, составляющие Архивный фонд Республики Татарстан передаются на хранение в соответствующий муниципальный архив по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов.
4.9. Учет и анализ документооборота
Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания поступающих и создаваемых документов ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются отделом информатизации и документооборота и представляются Руководителю Исполкома в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Исполком и документов, созданных непосредственно в Исполкоме за определенный период времени (месяц, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитываются отдельно. Электронные документы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации.
Учет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, финансовые, договорные, переписка, письма граждан и др.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Исполкома. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. При учете отправляемых документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по журналам учета тиражирования документов для определения загрузки технических средств (бумагой, краской и т.п.), расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала.
5. Работа с обращениями граждан в Исполкоме
5.1. Письменное обращение, в том числе в форме электронного документа, гражданина должно содержать наименование организации, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ, уведомление о переадресации обращения должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ, уведомление о переадресации должен быть направлен в письменной форме, суть предложения, заявления или жалобы, личную подпись и дату.
5.2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в специально установленных РКФ.
5.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Исполкома, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, когда текст письменного обращения не поддается прочтению.
В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
Исполком при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. Жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
5.4. Обращение, поступившее в Исполком, подлежит обязательному, объективному, всестороннему и своевременному рассмотрению. Письменный ответ дается по существу поставленных в обращении вопросов.
Письменное обращение, поступившее в Исполком в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
В исключительных случаях Руководитель Исполкома либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Исполком по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
Ответ на обращение подписывается Руководителем Исполкома либо уполномоченным на то лицом.
Ответ на обращение, поступившее в Исполком в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.5. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
Исполком при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Руководитель Исполком либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Исполком. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5.6. Все поступившие обращения граждан ставятся на контроль. Контроль их рассмотрения осуществляется отдел информатизации и документооборота.
Письменные обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается после разрешения поставленных в них вопросов и сообщения гражданину о принятых решениях.
5.7. Делопроизводство по письменным обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.
5.8. Данные по обращениям граждан регулярно обобщаются и докладываются Руководителю Исполкома.
5.9. Личный прием граждан осуществляется в установленные дни и часы Руководителем Исполкома и уполномоченными на то лицами.
Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений.
6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Организация контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов и поручений - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в Исполкоме, поступивших из вышестоящих организаций, от иных организаций и граждан.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контроль исполнения документов включает в себя: постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
В Исполкоме устанавливается перечень документов, подлежащих контролю. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень.
Контроль исполнения документов может осуществляться в отношении документов:
- поступивших от Президента Республики Татарстан, из Государственного Совета Республики Татарстан, Аппарата Президента Республики Татарстан, Кабинета Министров Республики Татарстан;
- поступивших из федеральных и республиканских органов исполнительной власти, судебных органов, органов прокуратуры, средств массовой информации и других;
- решений Совета Тетюшского муниципального района;
- постановлений, распоряжений, поручений Главы Тетюшского муниципального района и Исполнительного комитета Тетюшского муниципального района;
- запросов депутатов;
- а также обращений граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения).
Подлежат постановке на контроль документы, по которым указанием Руководителя Исполкома или его заместителя установлен конкретный срок исполнения.
На документах, поставленных на контроль, указывается отметка о постановке на контроль
Контроль исполнения документов, поступающих в Исполком, ведется в РКФ. На все документы, подлежащие контролю, заполняется контрольная карточка. Полученные данные о ходе исполнения документов вносятся в графу «Контрольные отметки» карточки. Карточки на контролируемые документы (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов (год, квартал, месяц), а затем - по исполнителям, группам документов (приказы, решения коллегии и др.).
Контроль за своевременным исполнением документов, поставленных на контроль, в структурных подразделениях осуществляют руководители структурных подразделений, а в Исполкоме в целом – отделом информатизации и документооборота. Общий контроль за своевременностью исполнения документов обеспечивает Управляющий делами Исполкома.
Проверка хода исполнения до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) осуществляется па всех этапах исполнения в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
В случае невозможности исполнить документ в срок исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивированной письменной просьбой о продлении срока к руководству. Решение о продлении срока исполнения документа принимает руководитель, вынесший резолюцию.
Исполнитель обязан проинформировать отдел информатизации и документооборота об изменении срока исполнения документа. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в соответствующие РКФ, в том числе контрольную карточку.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
Приостановить исполнение документа, а также отменить его может только организация - автор документа, по внутренним документам – Руководитель Исполкома.
Снятие документа с контроля осуществляет Руководитель Исполкома. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело
Отдел информатизации и документооборота, учитывает и обобщает не менее одного раза в неделю данные о ходе исполнения документов и поручении, сообщает итоги Руководителю Исполкома.
6.2. Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших - с даты их поступления, внутренних - с даты подписания (утверждения).
Сроки исполнения документов определяются руководителем организации исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения, содержащейся в тексте документа - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок;
- имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок;
- остальные - в срок не более месяца;
- по обращениям граждан, поступившим в организацию и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения документа указывается в указании Руководителя Исполкома по исполнению документа (резолюции).
|
